Vi bokför löpande och stänger varje månad först när banken och reskontrorna stämmer.
Löpande bokföring i Stockholm betyder hos oss att varje affärshändelse bokförs rätt under månadens gång. Perioden avslutas med avstämda saldon, och moms och arbetsgivardeklaration lämnas på färdiga siffror.
Bolaget behöver inte bemanna någon ekonomifunktion för att få den rytmen. Underlagen kommer in digitalt, en huvudansvarig konsult ansvarar för kontot, och ni ställer frågan i kundportalen när något behöver redas ut. Reglerna bakom arbetet, som bokföringsskyldighet, tidsfrister och arkivering, går vi igenom samlat under bokföring.
Bolagen som hör av sig har sällan ett akut problem. Oftast har arbetet vuxit ur den nuvarande lösningen.
Det fungerar tills volymen växer. Momsen blir en helg i månaden, periodiseringar hoppas över och resultatet i systemet slutar likna verkligheten. Överlämningen handlar då lika mycket om att reda ut det senaste året som om att ta över framåt.
Det blir fler kortköp, leverantörer och valutor. Ett flöde som var överskådligt vid trettio verifikationer i månaden kräver rutiner vid trehundra. Annars flyttas felen bara framåt till bokslutet.
En resultatrapport som landar sex veckor efter periodens slut går inte att fatta beslut på. Att avsluta perioden tidigare kräver oftast bättre ordning i underlagsflödet. Ett dyrare system behövs sällan.
Revisorn, banken eller en köpare begär avstämningsunderlag. Då blir frågan om reskontrorna stämmer mot huvudboken månad för månad, eller om avstämningen bara har gjorts vid årsskiftet.
Vi följer samma ordning varje period. Då syns avvikelser tidigt, långt före mars året därpå.
Löpande
Fakturor och kvitton kommer in digitalt allt eftersom och konteras mot rätt period.
Veckovis
Bankhändelser matchas mot bokförda poster så att oidentifierade transaktioner fångas medan de går att förklara.
Periodslut
Bank, reskontror, skattekonto och momskonton stäms av. Differenser reds ut innan perioden avslutas.
Efter avslut
Perioden rapporteras med kommentar, och moms respektive arbetsgivardeklaration lämnas på samma avstämda siffror.
Branschen mäter sig gärna i leveranstid. Vi tycker att det är fel mått. Lämnas en period snabbt med en obalanserad bankavstämning flyttas arbetet till bokslutet. Där kostar det mer och görs av någon som inte var med när händelsen inträffade. Vi avslutar hellre en period två dagar senare med förklarade differenser än i tid med en post som ingen kan redogöra för.
Med tydliga gränser vet ni i förväg vad avgiften blir. Inget tillkommer utan att ni har sagt ja först.
Rekonstruktion av gamla år prissätter vi alltid efter en genomgång av materialet och aldrig utifrån en uppskattning.
Underlagen bokförs löpande under månaden. Leverantörsfakturor och kvitton fångas in när de kommer in och bankhändelser matchas varje vecka. Månaden stäms av och avslutas när bank, kund- och leverantörsreskontra samt moms är kontrollerade. Med den rytmen går det att lita på månadssiffran.
Leverantörsfakturor, kvitton på utlägg, kundfakturor om ni fakturerar i eget system, bankkontoutdrag via bankkoppling samt underlag för löner om lönen ligger hos oss. Allt tas emot digitalt. Saknas ett underlag frågar vi efter det. Vi gissar inte.
Ja, båda ingår i den löpande hanteringen. Momsen redovisas enligt bolagets momsperiod, alltså månad, kvartal eller helår, och arbetsgivardeklarationen lämnas per redovisningsperiod när det finns utbetald lön. Perioden är alltid avstämd och avslutad innan deklarationen lämnas, så att den siffra som lämnas in är samma som den som bokförts.
Oftast ja. Vi arbetar främst i Fortnox men hanterar även Visma och Hogia. Ligger bolaget redan i ett system som fungerar finns sällan skäl att byta samtidigt som byrån byts, eftersom två förändringar på en gång gör det svårare att se var ett eventuellt fel uppstod.
Vi begär SIE-fil och verifikationsserier från nuvarande hanterare, stämmer av ingående balanser mot senaste fastställda bokslut och går igenom öppna poster i reskontrorna innan första perioden bokförs. Avvikelser dokumenteras, så att inget förs in utan kommentar i en ny ingående balans.
Avgiften är fast per månad och sätts utifrån antalet verifikationer, antalet bankkonton och reskontror som ska stämmas av, momsperiod samt om lön ingår. Ett bolag med tjugo verifikationer i månaden och en bank hamnar långt under ett bolag med tusen transaktioner och tre valutakonton. Ni får avgiften skriftligt innan något påbörjas.
Nej, det är separata leveranser som beställs för sig. Den löpande bokföringen levererar avstämda perioder under året och gör bokslutsarbetet snabbare, men bokslut, årsredovisning och inkomstdeklaration prissätts som egna moment.
Felet rättas i öppen period med hänvisning till den ursprungliga verifikationen, och rör det moms som redan redovisats lämnas en rättelse till Skatteverket. Vi ändrar aldrig i en avslutad period utan spår, eftersom en avslutad period inte ska ändras i efterhand.
Vår byrå i Stockholm och reglerna bakom bokföringen
Berätta hur många verifikationer bolaget har i månaden och hur underlagen kommer in i dag, så återkommer vi med en fast avgift och ett datum för när första perioden kan avslutas hos oss.
Karlbergsvägen 8, Stockholm · 08-122 55 670
Ert teamMinst två personer följer ert bolag, och en av dem är er huvudansvariga konsult. All kontakt samlas i vår kundportal, så att inget missas.
Så arbetar viDigitalt i ert bokföringssystem. Möten hålls via video eller på kontoret på Karlbergsvägen 8 i Stockholm, vardagar 9–17 efter bokning. FAR-auktoriserad redovisningsbyrå.
