Redovisningsbyrå
Redovisningsbyrå - vad ni köper och vad det faktiskt kostar
Sidan är skriven för er som ska välja leverantör, inte för er som ska läsa på om ämnet. Här står vad en byrå tar hand om, vad som ligger utanför en månadsavgift och hur ett byte går till i praktiken.
Utgångsläge
Fyra uppdrag som säljs som ett
Det som köps av en redovisningsbyrå är i regel fyra ganska olika åtaganden. De prissätts olika, de har olika deadlines och de kan ligga hos olika leverantörer. Blandas de ihop blir offerter omöjliga att jämföra.
Den vanligaste missuppfattningen är att en månadsavgift täcker allt ekonomiarbete under ett år. Den täcker normalt det som återkommer varje månad. Årsarbetet och lönehanteringen ligger i de flesta upplägg utanför, och systemlicensen är en tredje kostnad som betalas oavsett vem som utför arbetet.
- Löpande arbete
- Registrering, avstämning av bank och balanskonton samt momsdeklaration. Återkommer varje månad eller kvartal.
- Årsarbete
- Bokslut, årsredovisning till Bolagsverket och bolagets inkomstdeklaration. Sker en gång per räkenskapsår.
- Lön
- Lönekörning, arbetsgivardeklaration och avtalsrapportering. Prissätts nästan alltid per anställd och period.
- Rådgivning
- Tolkning av utfall, skattefrågor och beslutsunderlag. Ingår antingen i en nivå eller faktureras per timme.
Kostnadsstruktur
Vad som ingår, vad som tillkommer och vad som avgör nivån
Den här uppdelningen är hela skillnaden mellan en jämförbar och en ojämförbar offert. Be om den skriftligt från varje byrå ni pratar med - oss inräknade.
Ingår normalt i månadsavgiften
- Löpande registrering av verifikat under perioden
- Avstämning av bank, kund- och leverantörsreskontra
- Momsdeklaration för vald redovisningsperiod
- Periodisk sammanställning vid EU-handel
- Löpande frågor via mejl om enskilda affärshändelser
- Bevakning av de återkommande inlämningsdatumen
Faktureras normalt separat
- Bokslut och årsredovisning
- Bolagets inkomstdeklaration och skatteberäkning
- Lönekörning och arbetsgivardeklaration, per anställd
- Licensen för bokförings- och lönesystemet
- Rådgivning utöver löpande frågor, ofta per timme
- Upprättande av ingående balanser vid övertagande
Detta avgör nivån
- Verifikatvolym
- Löneomfattning
- Momssituation
- Antal system som ska stämmas av
- Underlagens skick och timing
- Ägar- och koncernstruktur
Kamerals årliga tjänster har publicerad prislista efter omsättningsintervall - 7 995, 11 995 respektive 14 995 kronor exklusive moms - och intervallen står på bokslut och årsredovisning. Det löpande arbetet offererar vi efter en genomgång av volym, anställda och flöden, eftersom ingen av de posterna går att gissa från utsidan.
Omfattning
Varför två bolag med samma omsättning får olika avgift
Omsättningen syns utifrån. Arbetet gör det inte. Nedan står de skillnader som avgör hur många timmar ett uppdrag faktiskt tar, beskrivna som två bolag som på pappret ser likadana ut.
- 01
Verifikatvolym
Ett konsultbolag skickar en handfull kundfakturor i månaden och har lika många kostnader. En restaurang med samma omsättning har dagskassor att stämma av varje dag, leverantörsfakturor i strid ström och kvitton som ska matchas. Underlagen är olika många, och det är underlagen som tar tid.
- 02
Lön
Ett bolag utan anställda har ingen lönekörning alls. Ett bolag med timanställda har scheman som ändras, OB och rörliga tillägg, in- och utträden mitt i perioden och semesterskuld som ska följas löpande. Lön är den post som oftast underskattas när en offert sätts.
- 03
Moms
Ren inrikesförsäljning till svenska kunder är i huvudsak registrering. Blandad verksamhet med EU-handel, import och försäljning via OSS kräver att varje flöde bedöms innan det bokförs, och att bedömningen görs om när flödena ändras. Det är utredning, inte bokföring.
- 04
System
Ett bolag har ett bokföringssystem och en bank. Ett annat har kassasystem, e-handelsplattform, betalväxel, lönesystem och faktureringssystem som alla ska stämma mot varandra. Antalet integrationer avgör hur stor del av avstämningen som blir manuell.
- 05
Underlagens skick och timing
Underlag som kommer in löpande går att arbeta med rationellt: fel upptäcks samma månad och rättas medan någon minns vad affären gällde. Samma underlag samlat i en påse efter årsskiftet ger ett annat arbete - rekonstruktion i efterhand, med frågor som ingen längre har svar på.
- 06
Ägar- och koncernstruktur
Ett bolag med en ägare har en deklarationsbilaga. Flera delägare innebär en K10 var, med varsin historik av sparat utrymme. Ett bolag i koncern har dessutom interna transaktioner och mellanhavanden som ska stämmas av och elimineras innan siffrorna går att läsa.
- 07
Rapporteringsnivå
Ett bolag behöver bokföringen gjord och momsen inlämnad i tid. Ett annat behöver månadsrapport på ett bestämt datum, en genomgång av utfallet och underlag som håller för styrelse eller investerare. Det andra åtagandet innehåller allt det första gör, och en del till.
- 08
Vad det betyder när ni begär offert
Beskriv volym, anställda, system och momssituation - inte bara omsättningen. Får ni ett pris baserat på omsättning ensam är det antingen en gissning eller ett pris som kommer att justeras när arbetet visar sig. Det är bättre att veta det innan avtalet skrivs än sex månader in.
Vägval
När en byrå lönar sig - och när den inte gör det
Vi tackar hellre nej till ett uppdrag än säljer in ett upplägg som inte bär sin kostnad. Så här ser gränserna ut som vi själva använder.
- 01
Enmansbolag med några verifikat i månaden
Med ett tiotal transaktioner, ingen anställd och inget lager är ett molnsystem och en timme i månaden oftast rätt. Det ni köper av en byrå i det läget är främst att slippa uppgiften, inte ett bättre resultat.
- 02
Ordning i det löpande, osäkerhet vid årsskiftet
Sköter ni registreringen själva men fastnar på periodiseringar, avskrivningar och deklarationsbilagor räcker det ofta att köpa årsarbetet. Det är ett avgränsat uppdrag med en känd kostnad.
- 03
Första anställningen
Lön är den punkt där självbokföring oftast slutar fungera. Arbetsgivardeklaration på individnivå, förmåner, semesterskuld och avtalsrapportering har egna deadlines och egna felkällor.
- 04
Volymen har vuxit förbi tiden
När verifikaten går från tiotal till hundratal i månaden blir egen bokföring dyrare än den ser ut, eftersom kostnaden är er egen tid plus de fel som upptäcks först vid bokslutet.
- 05
Någon utomstående ska läsa siffrorna
Bank, investerare, styrelse eller en tänkbar köpare ställer krav på att månadssiffrorna är avstämda och kommer i tid. Då är det inte bokföringen som köps, utan tillförlitligheten i den.
- 06
Vilande bolag utan verksamhet
Ett bolag utan transaktioner behöver fortfarande årsredovisning och deklaration, men inget löpande arbete. En månadsavgift på ett sådant bolag är en kostnad utan motsvarande innehåll.
Auktorisation
Vad märkningen svarar för - och vad den inte gör
Att sälja redovisningstjänster kräver ingen legitimation i Sverige. Auktorisationen finns för att marknaden ska ha någon form av prövning trots det, och Kameral är FAR-auktoriserad. Arbetet utförs enligt Reko, den svenska standarden för redovisningstjänster, som styr hur ett uppdrag ska dokumenteras, avgränsas och kvalitetssäkras.
Det märkningen svarar för är förutsättningarna: att den som utför arbetet har utbildning och yrkeserfarenhet, fortbildar sig, har ansvarsförsäkring och får sitt arbete granskat utifrån med jämna mellanrum. Det är mer än en oprövad leverantör kan visa upp.
Det märkningen inte gör är att garantera utfallet i ert enskilda uppdrag. Den säger ingenting om vem som får er som kund, hur ofta ni hörs, hur snabbt frågor besvaras eller om personen förstår er affärsmodell. De sakerna avgörs av avtalet och av bemanningen - och de ska ni fråga om separat.
Ståndpunkt
En månadsavgift säger ingenting förrän ni vet vad som ligger utanför den
Månadspriser är lätta att visa och lätta att jämföra, vilket är precis därför de visas. Problemet är att det billigaste månadspriset regelmässigt är det som täcker minst. Så länge bokslut, deklaration, systemlicens och lön per anställd hanteras utanför avgiften går två offerter inte att ställa mot varandra alls. Räkna om varje offert till en årskostnad innan ni bestämmer er - det tar tio minuter och det är den enda siffra som faktiskt är jämförbar.
- Vad ingår i månadsavgiften, formulerat som en lista och inte som en mening
- Vad faktureras utöver den, och till vilket pris eller vilken timtaxa
- Vem betalar systemlicensen, och vem står som avtalspart för den
- Hur prissätts bokslut och inkomstdeklaration, och när faktureras de
- Vad kostar lön per anställd och period, inklusive tillägg och avslut
- Vad händer med avgiften om volymen ändras under avtalstiden
Överflytt
Det praktiska i att lämna en byrå
Ett byte kapsejsar sällan på relationen. Det kapsejsar på uppsägningstid, filformat och åtkomst.
Kontrollera innan ni säger upp
- Uppsägningstiden och om avtalet löper på tillsvidare eller i perioder
- Om något årsarbete redan är påbörjat och ska slutföras eller avbrytas
- Vem som står som avtalspart för bokförings- och lönesystemet
- Vilka fullmakter och myndighetsombud som är registrerade hos Skatteverket
- Om det finns obetalda fakturor som kan bromsa ett utlämnande
Detta ska följa med er
- Bokföringen exporterad i SIE-format, per räkenskapsår
- Verifikat och underlag för hela arkiveringstiden
- Senaste fastställda årsredovisning och inkomstdeklaration
- Aktuella balansrapporter och specifikationer till balanskontona
- Löneunderlag, anställningsavtal och semesterskuld per anställd
- Kund- och leverantörsregister med öppna poster
Lägg helst brytpunkten vid ett räkenskapsårsskifte eller direkt efter ett avslutat bokslut. Då finns en fastställd utgångspunkt att ta över från, och ingen behöver betala för att samma period gås igenom två gånger. Hela processen med tidplan och checklista ligger på byta redovisningsbyrå.
Vanliga frågor
Frågor inför valet av byrå
Vad gör en redovisningsbyrå?
Hur väljer man redovisningsbyrå?
Vad kostar en redovisningsbyrå?
Vad är skillnaden mellan en redovisningsbyrå och en bokföringsbyrå?
Behöver vi en revisor också?
Vad krävs för att byta redovisningsbyrå?
Vad är skillnaden mellan en auktoriserad och en icke-auktoriserad byrå?
Kan man ha kvar sitt bokföringssystem när man anlitar en byrå?
Hur mycket arbete blir kvar hos oss?
Behöver vi en byrå på samma ort som vi själva?
Fördjupning
Nästa steg i valet
Sidorna nedan tar vid där den här slutar - en fråga i taget.
- FAR-auktoriserad redovisningsbyråKraven bakom auktorisationen, kvalitetskontrollen och vad ni riskerar med en oprövad leverantör.
- Byta redovisningsbyråTidplan, uppsägning och överlämning steg för steg när beslutet redan är fattat.
- Bokslut och årsredovisningÅrsarbetet med publicerad prislista per omsättningsintervall.
- RedovisningTjänsten i sig: omfattning, rapportering och avgiftsmodell för det löpande arbetet.
- BokföringVad lagen kräver av er oavsett om ni gör arbetet själva eller lämnar över det.
- SmartRedovisningVårt paketerade upplägg för bolag som vill ha allt i ett flöde.
Be oss räkna på årskostnaden
Skicka underlagen ni redan har - volym, antal anställda och nuvarande upplägg - så får ni tillbaka en offert där det står vad som ingår och vad som ligger utanför. Även om ni väljer någon annan har ni då en siffra att jämföra mot.
FAR-auktoriserad · Arbete enligt Reko · Ingen bindningstid
Henrik Lannge
Grundare & rådgivare
Personlig kontakt
Prata med Henrik direkt
Boka ett kostnadsfritt samtal så pratar vi igenom redovisning för just ert bolag. Inga försäljningstrick - bara raka svar och konkreta råd.
- Kostnadsfritt 30-min samtal
- Ingen säljpitch - bara konkreta råd
- Svar inom 24 timmar
Boka en genomgång inför valet
Trettio minuter där vi går igenom ert nuvarande upplägg, vad det kostar per år och vad ni bör fråga varje byrå ni jämför.