Bokföring
Bokföring – så fungerar det och vad som ska bokföras
Bokföringslagen anger vem som ska bokföra, vad som ska bokföras, när det ska vara gjort och hur länge det ska sparas. Vi förklarar vad lagen kräver av er. Vill ni i stället lämna över den löpande bokföringen sköter vi den till fast månadsavgift.
Grunderna
Vad bokföring är och vem som omfattas
Bokföring är den lagstadgade dokumentationen av allt ekonomiskt som händer i företaget: försäljning, inköp, löner, moms och skatter. Skyldigheten börjar när verksamheten startar, inte när den första fakturan skickas.
Uppdelningen i grundbokföring och huvudbokföring är inte formalia. Grundbokföringen gör att flödet går att följa dag för dag, huvudbokföringen att resultat och balans går att läsa av per konto. Saknas den ena går den andra inte att lita på, och det är där de flesta efterarbeten börjar.
- Bokföringslagen (1999:1078)
- Anger vem som är bokföringsskyldig, vad som ska bokföras, hur det ska dokumenteras och hur länge det ska sparas.
- Bokföringsnämndens allmänna råd
- Preciserar den löpande bokföringen och styr vilket K-regelverk bokslutet ska följa.
- Bokföringsskyldiga
- Aktiebolag, handelsbolag, kommanditbolag, ekonomiska föreningar, ideella föreningar med näringsverksamhet, stiftelser samt enskilda näringsidkare.
Omfattning
Vad som ska bokföras och när
Allt som förändrar företagets ekonomiska ställning är en affärshändelse: försäljning och kontantförsäljning, leverantörsfakturor och kvitton, löner, arbetsgivaravgifter, avdragen skatt, moms och preliminärskatt, in- och utbetalningar på bank, kortköp, överföringar mellan egna konton samt egna insättningar och uttag.
Varje affärshändelse ska ha ett verifikat som visar vad som hänt, när och med vilket belopp, till exempel en faktura, ett kvitto, ett avtal, en lönespecifikation eller ett kontoutdrag. Ett bankuttag utan underlag går inte att verifiera i efterhand, och det är den posten som blir dyrast att reda ut vid bokslutet.
Inköp från EU och tredjeland kräver särskild uppmärksamhet, eftersom omvänd skattskyldighet påverkar både momsdeklarationen och den periodiska sammanställningen.
Regler som ofta tillämpas fel
Sex regler som avgör om bokföringen håller
Reglerna gäller oavsett vem som bokför. Hur de slår igenom när ett färdigbokfört år ska granskas inför bokslutet beskriver vi under bokslut efter egen bokföring.
- 01
Varje affärshändelse ska ha ett verifikat
Bokföringslagen kräver en handling som visar affärshändelsen. En banktransaktion utan kvitto eller faktura uppfyller inte kravet, oavsett hur självklar posten ser ut. Underlaget ska samlas in i anslutning till händelsen, inte rekonstrueras i efterhand.
- 02
Företagets och ägarens ekonomi ska hållas isär
Ett privat inköp är inte en kostnad i verksamheten och ger ingen avdragsrätt för moms. Posten hör hemma som eget uttag i enskild firma och som fordran på ägaren eller ett utlägg med underlag i aktiebolag.
- 03
Avdragsrätten för moms är begränsad i vissa fall
Representation, personbilar och blandad verksamhet omfattas av särskilda begränsningsregler. Avdragsrätten ska prövas mot regeln innan momsen dras av, inte utifrån vad leverantören har fakturerat.
- 04
Bokföringen ska stämma mot verkligheten
Ett bokfört banksaldo som avviker från kontoutdraget betyder att något saknas eller är dubbelbokat. Avstämning är det moment som gör bokföringen tillförlitlig, och den hör hemma i månadsrutinen.
- 05
Gränsöverskridande inköp har egna momsregler
Vid inköp från en säljare i ett annat EU-land är köparen normalt betalningsskyldig för momsen, och köpet ska med i periodisk sammanställning. Vid import från tredje land redovisas i stället importmoms mot Tullverkets underlag.
- 06
Intäkter och kostnader hör till rätt period
Förutbetalda och upplupna poster ska periodiseras så att resultatet avser den period det redovisar. Utan periodisering flyttas resultat mellan perioder och räkenskapsår.
Rutiner
Vad som ska göras vid start, varje månad och varje år
Samma tre listor som vi själva går igenom med en ny kund.
Vid nystart
- Registrera företaget hos Bolagsverket och Skatteverket
- Ansök om F-skatt (eller FA-skatt vid parallell anställning)
- Momsregistrera om omsättning väntas överstiga 120 000 kr/år
- Öppna företagskonto och koppla mot bokföringssystem
- Välj bokföringssystem (Fortnox, Bokio, Visma eller Dooer)
- Sätt upp kontoplan (BAS 2026 är standard i Sverige)
- Bestäm räkenskapsår och momsperiod
- Skapa en rutin för att samla in verifikat, helst digitalt
Varje månad
- Samla in alla kvitton och fakturor löpande under månaden
- Bokför försäljning, inköp och bankhändelser inom 30 dagar
- Stäm av bankkontot mot bokföringen varje månadsslut
- Kontrollera moms och periodisera vid behov
- Kör lönekörning senast den 25:e
- Rapportera arbetsgivardeklaration (AGI) senast den 12:e
- Betala preliminärskatt och sociala avgifter
- Reservera pengar för moms och företagsskatt separat
Varje år
- Kontrollera att alla verifikat är bokförda före räkenskapsårets slut
- Genomför lager- och kundfordringsinventering
- Periodisera intäkter och kostnader korrekt
- Bokför avskrivningar på inventarier och immateriella tillgångar
- Upprätta årsbokslut (K1/K2/K3) eller årsredovisning
- Lämna in årsredovisning till Bolagsverket inom 7 månader (AB)
- Lämna in inkomstdeklaration (INK2 för AB, INK1+NE för enskild firma)
- Arkivera all räkenskapsinformation digitalt i minst 7 år
Regelverk
K1, K2 eller K3
K-regelverken bestämmer hur årsbokslutet eller årsredovisningen ska upprättas. Valet styrs av bolagsform och storlek, men mindre företag får frivilligt gå upp till det mer omfattande regelverket.
Det är sällan en teknisk fråga i sig. Ett bolag som planerar förvärv, extern finansiering eller koncernredovisning har ofta anledning att välja K3 tidigt, eftersom bytet mitt i en process kostar mer än det gör i lugn och ro.
Vägval
Bokföra själv eller ta in en byrå
Båda är tillåtna. Skillnaden ligger i hur mycket tid ni lägger själva och var moms, bokslut och deklaration hamnar i praktiken.
Bokföra själv i molntjänst
- Lägst löpande kostnad, i regel betalar ni bara för bokföringssystemet
- Full insyn och kontroll i realtid
- Fungerar bäst vid få verifikat och enkla flöden
- Tar tid varje månad för insamling, bokföring och avstämning
- Ni ansvarar själva för moms, bokslut och deklaration
- Fortnox, Bokio, Visma och Dooer är de vanligaste systemen
Lämna över till en redovisningsbyrå
- En auktoriserad byrå arbetar enligt Reko och kvalitetssäkrar bokföringen
- Bokföring, moms, bokslut och deklaration hänger ihop i ett flöde
- Deadlines bevakas åt er
- Kostar mer per månad än att bokföra själv
- Kräver att ni levererar underlag löpande
- Passar när transaktionsvolymen ökar eller ni börjar anställa
Ett vanligt mellanläge är att göra grundbokföringen själv och låta någon annan granska och avsluta året. Det uppdraget beskriver vi under bokslut och deklaration efter egen bokföring. Vill ni lämna över hela den löpande redovisningen gör vi det inom redovisning och SmartRedovisning, och ska ni anställa tar löneadministration hand om löner, arbetsgivardeklarationer och bokföring av lön. Sitter bolaget i Stockholm beskriver vi den lokala tjänsten under bokföring i Stockholm.
Ansvar
Ansvaret för att bokföringen sker går inte att lägga ut
Ni kan lämna över arbetet. Ni kan inte lämna över ansvaret. Bokföringsskyldigheten ligger kvar hos företagets ledning oavsett vem som håller i verifikaten. Det är styrelsen och den verkställande ledningen som svarar för att bokföringen finns, är fullständig och lämnas in i tid. En byrå som säger något annat säljer en trygghet den inte kan leverera.
- Bokföringsskyldigheten följer bolaget, inte uppdragsavtalet
- Förseningsavgift från Bolagsverket träffar bolaget, inte konsulten
- Ett aktiebolag som inte lämnar in årsredovisningen i tid riskerar tvångslikvidation
- Det ni kan köpa är kvalitetssäkring enligt Reko och bevakade deadlines
Vanliga frågor
Frågor om bokföring
Vem är skyldig att bokföra?
När måste en affärshändelse vara bokförd?
Hur länge måste bokföringen sparas?
Vilka är de vanligaste bokföringsfelen?
Vad är K1, K2 och K3?
Vad är skillnaden mellan kontantmetoden och fakturametoden?
Behöver vi momsregistrera oss?
Vad händer om vi missar en bokföringsdeadline?
Vad är skillnaden mellan bokföring och redovisning?
Fördjupning
Läs vidare
Vi går djupare i regelverk, bolagsform och kostnad i de här genomgångarna.
- K2 eller K3Gränsvärden, skillnader och vad valet får för praktiska följder.
- Bokslut och årsredovisningDet årliga arbetet från sista verifikatet till inlämning.
- Bokföring för aktiebolagLöpande redovisning, moms och rapportering till fast månadsavgift.
- Bokföring för enskild firmaFörenklat årsbokslut, NE-bilaga, INK1 och egenavgifter.
- Bokföring för holdingbolagKoncernstruktur, näringsbetingade andelar och utdelningsflöden.
- Moms för svenska företagMomsperioder, avdragsrätt, EU-handel och omvänd skattskyldighet.
- Checklista för årsbokslutSteg för steg fram till inlämnad årsredovisning.
- Vad kostar en redovisningsbyråVad som driver priset och vad som ingår i en fast avgift.
Ta ett samtal om er bokföring
Vi går igenom hur ni bokför idag, var underlagen fastnar och vad som behöver ändras innan nästa bokslut, oavsett om ni fortsätter själva eller lämnar över.
FAR-auktoriserad redovisningsbyrå · Arbete enligt Reko · Ingen bindningstid
Fortsätt resan – från bokföring till tillväxt
Välj rätt hubb för er bolagsform, fördjupa er i en guide eller gå direkt till offert.
Grunderna, checklistor och K-regelverk.
Löpande redovisning och bokslut för AB.
Fast pris, deadlines och K1/K2.
10 000 kr/år – allt inkluderat.
Tjänster
Lokala byråer
Fördjupning
Vilket bokföringsprogram passar ditt företag?
Vad lagen kräver, vad automatiken faktiskt löser och hur du väljer verktyg utifrån volym, flöden och arbetssätt.
Var går gränsen för automatisk kontering
Automatiken känner igen mönster, den bedömer inte. Var gränsen går, vad ett fel kostar och varför det blir dyrare ju längre det ligger.
Underlag vid kortköp
Ett kortköp är inget underlag. Vad kvittot måste innehålla, vad som händer med utländska köp och varför perioden styrs av köpet.
Moms på annonsköp
Saknas momsregistreringsnumret i annonskontot lägger leverantören på moms, och den kan inte dras i den svenska momsdeklarationen.
Så bokförs en utländsk SaaS-faktura
Ett programvaruabonnemang från utlandet är en tjänst under huvudregeln. Tre frågor avgör utfallet, och köpet i sig kan göra bolaget registreringsskyldigt.
Omvänd betalningsskyldighet
Säljaren fakturerar utan moms och köparen redovisar den. Vilket fält som gäller, de svenska fallen och felen som återkommer.
När momsdeklarationen ska lämnas för er period
Redovisningsperioden styr när deklarationen ska in. Gränserna för helår, kvartal och månad, och sista dag för varje period.
Moms i bokföringen - satser, perioder och avdrag
Momssatserna, skillnaden mellan ingående och utgående moms, hur deklarationen går till och felen som kostar pengar.
Periodiseringsfond: vad skattekrediten faktiskt kostar
Avsättningsnivåer, sexårsregeln och schablonintäkten - vad krediten kostar per år och när den är värd att göra.
Henrik Lannge
Grundare & rådgivare
Personlig kontakt
Prata med Henrik direkt
Boka ett kostnadsfritt samtal så pratar vi igenom redovisning för just ert bolag. Inga försäljningstrick, bara raka svar och konkreta råd.
- Kostnadsfritt 30-min samtal
- Ingen säljpitch, bara konkreta råd
- Svar inom 24 timmar
Boka ett möte om er bokföring
Välj en tid i kalendern, så går vi igenom hur ni arbetar i dag, vad som saknas och vad ni behöver ändra.