När behöver ett bolag månadsrapportering?
Månadsrapportering handlar inte om att rapportera oftare, utan om att hinna göra något åt det som rapporten visar. Införs den för tidigt blir den brus, och införs den för sent är den en obduktion.
Frågan ställs oftast som en fråga om frekvens. Den är i själva verket en fråga om vad som ska hinna göras med informationen, och om siffrorna är i ett skick där de går att lita på månad för månad.
Utgångspunkt
Årsbokslutet är en dom, inte en varning
- 01
Vad bokslutet faktiskt är
Ett årsbokslut säger vad som hände under ett år som redan är slut. Det är riktigt, granskat och ofta väl gjort, men det kommer efter att alla beslut som avgjorde utfallet redan är fattade. För ett bolag som ser ungefär likadant ut år efter år räcker det. Vet man ändå vad som kommer, är bokslutet en bekräftelse och inget mer. För ett bolag som ändrar sig under året räcker det inte. Priser, personalstyrka, produktmix och kundsammansättning hinner förändras flera gånger innan bokslutet berättar vad det gjorde med resultatet, och då är pengarna redan spenderade.
- 02
Vad rapporten faktiskt ska svara på
En månadsrapport som bara visar vad som hände är en kortare version av bokslutet, och den läses ett par gånger innan den slutar öppnas. Den som används svarar på något annat: vad som håller på att ändra sig. Rör sig marginalen åt något håll, följer kassan med resultatet, och byggs det upp något i balansräkningen som inte borde växa. Det är tre frågor och de har inget med rapportens längd att göra. En rapport som besvarar dem på en sida är mer värd än en som redovisar allt på tio.
Förutsättningar
Tre saker måste vara på plats, annars är det gissningar
Det som gör månadsrapportering svårt är inte att sammanställa siffrorna. Det är att siffrorna ska betyda något.
Periodisering. Kostnader och intäkter måste hamna i den månad de hör till. En försäkring som betalas en gång om året och bokförs i sin helhet i mars gör mars usel och resten av året för bra. Utan periodisering mäter rapporten när fakturor råkade komma.
Avstämda balanskonton. Ligger det gamla poster i balansräkningen som ingen tittat på sedan förra bokslutet är resultatet fel med exakt det beloppet, och ingen vet vilket det är förrän någon stämmer av.
En kontoplan som används likadant varje månad. Hamnar samma sorts kostnad på olika konton beroende på vem som konterade blir jämförelsen mellan månader meningslös, och det är jämförelsen som var hela poängen.
Saknas något av de tre är en månadsrapport sämre än ingen rapport alls, eftersom den ser trovärdig ut. Ett fel man inte känner till är farligare än ett man vet finns.
Tajming
Varför den nästan alltid införs för sent
Månadsrapportering införs sällan i förväg. Den införs efter en överraskning: en förlust ingen såg komma, en likviditet som tog slut mitt i en bra period, eller en extern part som bad om siffror bolaget inte hade.
Problemet är att uppsättningen tar tid just då den behövs som mest. Periodiseringar ska läggas upp, balanskonton ska rensas och kontoplanen ska stramas åt, och det arbetet går inte att göra snabbt i efterhand.
Signalerna kommer alltid tidigare än överraskningen. Det är därför frågan är värd att ställa medan allt känns lugnt.
Indikationer
Signalerna att det är dags
- 01
Någon utanför bolaget har börjat efterfråga siffror: en bank, en investerare, en styrelse eller en tilltänkt köpare
- 02
Beslut fattas som inte kan vänta på bokslutet, som prishöjningar, rekryteringar eller att lägga ned något
- 03
Bolaget växer så snabbt att bilden hinner ändras inom ett kvartal
- 04
Det finns flera intäktsströmmar och ingen vet säkert vilken som bär de andra
- 05
Lager, projekt eller abonnemang sträcker sig över flera månader, så att en enskild månad inte betyder något utan periodisering
En enda av punkterna räcker sällan. Två eller fler brukar betyda att årsbokslutet slutat vara tillräckligt utan att någon hunnit säga det högt.
Ett ärligt svar
När det inte behövs
Ett stabilt bolag med en intäktsström, förutsägbara kostnader och en ägare som ändå ser allt som händer klarar sig utmärkt utan månadsrapport. Att införa en då är att lägga tid på att bekräfta något man redan visste.
Detsamma gäller ett bolag där ingen kommer att läsa den. En rapport som produceras för att den ska produceras är en kostnad utan motpart, och det syns snabbt på att ingen frågar efter den när den är sen.
Frågan är alltså inte om rapportering är bra. Den är om det finns ett beslut som skulle fattas annorlunda med rapporten i handen. Finns det inget sådant beslut ännu, vänta.
Ansvar
Det krävs något av bolaget också
Månadsrapportering är inte en tjänst som levereras till ett passivt bolag. Den förutsätter att underlagen kommer in i tid, att kvitton finns och att ett stängningsdatum faktiskt hålls.
Där det oftast bryter ihop är inte hos den som gör rapporten, utan i att materialet kommer när det kommer. En rapport som är klar först i slutet av nästa månad har förlorat det mesta av sitt värde, oavsett hur väl den är gjord.
Frågor
Vanliga frågor om månadsrapportering
När behöver ett bolag månadsrapportering?
Vad måste vara på plats innan en månadsrapport betyder något?
När behövs ingen månadsrapportering?
Räcker det inte med årsbokslutet?
Vad krävs av bolaget självt?
Vill ni veta vad som skulle behöva vara på plats?
Vi tittar gärna på hur periodisering, balanskonton och kontoplan ser ut i dag och vad som skulle krävas för att en månadsrapport ska gå att lita på, även om slutsatsen blir att vänta. Berätta hur ert upplägg ser ut, så återkommer vi inom 24 timmar på vardagar.