När behöver ett bolag månadsrapportering?
Månadsrapportering handlar om att hinna göra något åt det som rapporten visar. Införs den för tidigt blir den brus som ingen läser. Införs den för sent visar den bara vad som redan har gått fel.
Frågan brukar gälla hur ofta ni ska rapportera. Ställ hellre två andra frågor: vad ska ni hinna göra med informationen, och går siffrorna att lita på månad för månad?
Bokslut och månadsrapport
Årsbokslutet kommer efter besluten
- 01
Vad bokslutet visar
Ett årsbokslut visar vad som hände under ett år som redan är slut. Det är riktigt och granskat, och ofta väl gjort. Men det kommer efter att alla beslut som påverkade utfallet redan är fattade. För ett bolag som ser ungefär likadant ut år efter år räcker det. Vet ni redan vad som kommer, bekräftar bokslutet bara det ni visste. För ett bolag som ändrar sig under året räcker det inte. Priser, personalstyrka, produktmix och kundsammansättning hinner ändras flera gånger innan bokslutet visar vad det gjorde med resultatet. Då är pengarna redan spenderade.
- 02
Vad månadsrapporten ska svara på
En månadsrapport som bara visar vad som hände blir en kortare version av bokslutet. Den brukar läsas ett par gånger och sedan inte öppnas mer. En rapport som används visar vad som håller på att ändras: om marginalen rör sig åt något håll, om kassan följer med resultatet och om det byggs upp något i balansräkningen som inte borde växa. Rapportens längd spelar ingen roll för de tre frågorna. En rapport som besvarar dem på en sida är mer värd än en som redovisar allt på tio.
Förutsättningar
Tre saker måste vara på plats för att siffrorna ska gå att lita på
Att sammanställa siffrorna är den lätta delen. Det svåra är att få dem att betyda något, och det kräver tre saker.
Periodisering. Kostnader och intäkter måste hamna i den månad de hör till. En försäkring som betalas en gång om året och bokförs i sin helhet i mars gör mars för dålig och resten av året för bra. Utan periodisering visar rapporten bara när fakturorna råkade komma.
Avstämda balanskonton. Ligger det gamla poster i balansräkningen som ingen har tittat på sedan förra bokslutet, är resultatet fel med just det beloppet. Ingen vet hur stort beloppet är förrän någon stämmer av.
En kontoplan som används likadant varje månad. Hamnar samma sorts kostnad på olika konton beroende på vem som konterade, går månaderna inte att jämföra. Och det är för jämförelsen ni har rapporten.
Saknas något av de tre är en månadsrapport sämre än ingen rapport alls, eftersom den ser trovärdig ut. Ni riskerar att fatta beslut på siffror med fel som ni inte känner till.
När den införs
Varför den nästan alltid införs för sent
Månadsrapportering införs sällan i förväg. Den brukar komma efter en överraskning. Det kan vara en förlust ingen såg komma, en likviditet som tog slut mitt i en bra period eller en extern part som bad om siffror bolaget inte hade.
Då tar uppsättningen tid just när rapporten behövs som mest. Periodiseringar ska läggas upp, balanskonton rensas och kontoplanen stramas åt. Det arbetet går inte att göra snabbt i efterhand.
Signalerna kommer alltid före överraskningen. Ställ därför frågan medan allt känns lugnt.
Signaler
Tecken på att det är dags
- 01
Någon utanför bolaget har börjat efterfråga siffror: en bank, en investerare, en styrelse eller en tilltänkt köpare
- 02
Beslut fattas som inte kan vänta på bokslutet, som prishöjningar, rekryteringar eller att lägga ned något
- 03
Bolaget växer så snabbt att bilden hinner ändras inom ett kvartal
- 04
Det finns flera intäktsströmmar och ingen vet säkert vilken som betalar för de andra
- 05
Lager, projekt eller abonnemang sträcker sig över flera månader, så att en enskild månad inte betyder något utan periodisering
En av punkterna räcker sällan. Stämmer två eller fler brukar årsbokslutet inte längre vara tillräckligt, även om ingen har sagt det högt än.
När ni kan vänta
När månadsrapportering inte behövs
Ett stabilt bolag med en intäktsström, förutsägbara kostnader och en ägare som ändå ser allt som händer klarar sig utmärkt utan månadsrapport. Inför ni en ändå lägger ni tid på att bekräfta det ni redan vet.
Detsamma gäller ett bolag där ingen kommer att läsa rapporten. Då kostar den pengar utan att någon har nytta av den. Det märks snabbt, eftersom ingen frågar efter den när den är sen.
Fråga er om det finns ett beslut som ni skulle fatta annorlunda med rapporten i handen. Finns det inget sådant beslut ännu, vänta.
Er del
Det krävs något av bolaget också
Månadsrapportering kräver att bolaget är med i arbetet. Underlagen ska komma in i tid, kvittona ska finnas och stängningsdatumet ska hållas.
Det som oftast fallerar är att underlagen kommer in för sent. En rapport som blir klar först i slutet av nästa månad har förlorat det mesta av sitt värde, hur väl den än är gjord.
Frågor
Vanliga frågor om månadsrapportering
När behöver ett bolag månadsrapportering?
Vad måste vara på plats innan en månadsrapport betyder något?
När behövs ingen månadsrapportering?
Räcker det inte med årsbokslutet?
Vad krävs av bolaget självt?
Vill ni veta vad som skulle behöva vara på plats?
Vi tittar gärna på hur periodisering, balanskonton och kontoplan ser ut i dag och vad som skulle krävas för att en månadsrapport ska gå att lita på. Det gäller även om slutsatsen blir att ni bör vänta. Berätta hur ert upplägg ser ut, så återkommer vi inom 24 timmar på vardagar.