OSS: registrering, kvartalsdeklaration och avstämning

One Stop Shop innebär att ni redovisar och betalar moms i ett och samma land även om köparna finns i olika EU-länder. Momsen tas ut med den skattesats som gäller i konsumtionslandet, alltså där köparen finns.

Det finns tre särskilda ordningar: unionsordningen, tredjelandsordningen och importordningen. För ett svenskt bolag som säljer till konsumenter i andra EU-länder är det unionsordningen som gäller. Importordningen rör försäljning av varor som importeras från länder utanför EU.

OSS blir aktuellt först när tröskeln har passerats. Artikeln om tröskeln på 99 680 kronor och när köparlandets moms börjar gälla beskriver när det sker.

Ansökan görs hos Skatteverket. Huvudregeln är att OSS gäller från den första dagen i kalenderkvartalet efter att ansökan kom in.

Har ni redan börjat sälja gäller ordningen från första försäljningsdagen, om ansökan kommer in senast den tionde dagen i månaden efter den första försäljningen. Kommer ansökan in senare går försäljningen fram till nästa kvartal inte in i OSS, och den måste hanteras på annat sätt.

Ansök därför i god tid. Närmar sig försäljningen tröskeln kostar det lite att ansöka redan nu, eftersom en period utan försäljning bara kräver en nolldeklaration.

För unionsordningen är redovisningsperioden ett kalenderkvartal. Deklarationen ska lämnas senast den sista dagen i månaden efter redovisningsperiodens utgång. För importordningen är perioden en månad, med samma slags månadsfrist.

Även om bolaget inte har haft någon försäljning under en period ska en deklaration lämnas för den perioden. Nolldeklarationen är alltså obligatorisk, och en missad nolldeklaration är det vanligaste skälet till att en påminnelse kommer.

Kommer deklarationen in för sent skickar Skatteverket en elektronisk påminnelse tio dagar efter att sista deklarationsdagen passerat. Påminnelsen förlänger inte fristen. Den visar att rutinen behöver ses över.

Momsen i OSS betalas till ett särskilt konto som Skatteverket anger, skilt från skattekontot. Betalningen ska vara på plats senast samma dag som deklarationen.

Använd rätt referensnummer. Betalas beloppet in utan rätt referens kan det inte kopplas till deklarationen, och då står bolaget som obetalt trots att pengarna har lämnat kontot.

I bokföringen behöver OSS-momsen därför en egen skuldpost, skild från skattekontot. Ligger den blandad med den svenska momsskulden går ingen av dem att stämma av. Uppgifterna om vilket konto och vilken referens som gäller finns hos Skatteverket.

OSS-försäljningen redovisas i OSS-deklarationen och ska inte med i den vanliga momsdeklarationen. Bokföringen måste därför kunna hålla isär de två, och det är där felen oftast uppstår. Vad som hör hemma i den vanliga momsdeklarationen går vi igenom i genomgången av omvänd betalningsskyldighet och var momsen redovisas.

Tre avstämningar behöver göras varje kvartal. Den första är att summan av svensk försäljning och OSS-försäljning ska motsvara periodens totala omsättning. Fattas något har en order hamnat i fel spår.

Den andra är att momsen per land i OSS-deklarationen ska motsvara saldot på motsvarande skuldkonto i bokföringen. Utan ett konto per land finns ingenting att jämföra med, och då går deklarationen inte att kontrollera.

Den tredje är att betalningen ska nolla skuldposten. Gör den inte det är antingen beloppet eller referensen fel. Det är bättre att hitta felet i bokföringen än att få veta det genom en påminnelse.

En retur ska minska försäljningen och momsen i det land där ordern en gång beskattades. Krediteras den mot svensk moms blir det fel i två länder samtidigt. Det ena får tillbaka moms det inte skulle ha, och det andra behåller moms som skulle ha återgått.

Sker returen i en senare period än ordern hör den till den period då returen skedde, i det landets redovisning. För att bokföra returen rätt behöver någon veta vilken order den hör till.

Vi hanterar ansökan och lägger upp försäljnings- och skuldkonton per land. De tre avstämningarna gör vi varje kvartal. Nolldeklarationerna ligger i samma rutin, så att en period utan försäljning inte leder till en påminnelse.

Kameral är FAR-auktoriserad redovisningsbyrå och Fortnox-certifierad. Den som gör uppsättningen arbetar i systemet dagligen och svarar för att den håller vid en granskning.