Bokföring för Shopify: nettoutbetalningen är inte er försäljning

En Shopify-utbetalning är summan av flera ordrar, minus transaktionsavgifter, minus återbetalningar, ibland minus reserverade belopp. Beloppet som landar på bankkontot motsvarar därför ingen enskild affärshändelse och kan inte utgöra underlag för en intäktsbokning.

Bokförs utbetalningen rakt av som försäljning uppstår tre fel samtidigt. Omsättningen blir för låg med exakt avgiftsbeloppet. Kostnaderna blir för låga med samma belopp. Och momsen räknas på ett underlag som är mindre än den faktiska försäljningen.

Felet syns sällan i resultatet, eftersom både intäkt och kostnad minskar lika mycket. Det syns i momsdeklarationen, i nyckeltalen och i den dag någon jämför Shopifys rapporter med bokföringen.

Rätt uppsättning har ett steg mellan försäljning och bank. Försäljningen bokförs brutto när ordern sker, mot ett avräkningskonto för Shopify Payments. Avgifterna bokförs som kostnad mot samma konto. När utbetalningen kommer bokförs den mot avräkningskontot, som därmed nollas.

Kontots saldo har då en innebörd: det är pengar som är intjänade men ännu inte utbetalda. Vid ett månadsskifte ska saldot motsvara de ordrar som väntar på utbetalning. Stämmer det inte finns ett fel att leta efter, och man vet var.

En utbetalning den tredje januari innehåller ordrar från december. Utan avräkningskonto hamnar december månads försäljning i januari, och det gäller även vid bokslut.

Med avräkningskonto löser det sig av sig självt, eftersom försäljningen bokförts på orderdatum och saldot vid årsskiftet är en fordran. Det är den enskilt vanligaste orsaken till att ett e-handelsbokslut inte går ihop med butikens egna rapporter.

Shopify fakturerar från Irland, alltså från ett annat EU-land. För ett svenskt momsregistrerat bolag gäller då omvänd betalningsskyldighet: säljaren fakturerar utan moms, och köparen räknar själv fram den svenska momsen och redovisar den.

I momsdeklarationen fylls beskattningsunderlaget i fält 21, den utgående momsen redovisas i något av fälten 30 till 32 beroende på skattesats, och den ingående momsen dras i fält 48 när inköpet avser momspliktig verksamhet. Nettoeffekten blir normalt noll, men transaktionen ska ändå redovisas. Vilken period som gäller för er butik framgår av när momsdeklarationen ska lämnas.

Det vanliga felet är att avgifterna bokförs som ett svenskt inköp med 25 procents ingående moms. Då dras moms som aldrig fakturerats, och den utgående momsen redovisas inte alls.

Ett sålt presentkort är en skuld till kunden, inte en intäkt. Intäkten uppstår när kortet löses in. Bokförs försäljningen direkt blir både omsättning och moms redovisade för tidigt.

Reserverade belopp och återkrav minskar en utbetalning utan att ha med den periodens försäljning att göra. De hör hemma på avräkningskontot och ska inte påverka intäkten.

Vi sätter upp kontoplanen med avräkningskonto per betalsätt, ser till att kopplingen bokför brutto, och stämmer av saldot mot väntande utbetalningar varje månad i stället för en gång om året. Momsen på Shopifys avgifter hanteras som omvänd betalningsskyldighet från början. Hur vi arbetar med branschen i stort beskrivs på vår sida för e-handel, och de bredare redovisningsfrågorna för nätbutiker finns samlade i guiden till redovisning och moms för e-handel.

Kameral är FAR-auktoriserad redovisningsbyrå och Fortnox-certifierade. Det säger inget om just er butik, men det säger att uppsättningen görs av någon som arbetar i systemet dagligen och som svarar för att den håller vid en granskning.