Vad kostar en anställd? Lönen är golvet, inte summan

Kostnaden för en anställd består av två skikt. Det första följer av lag och gäller alla: arbetsgivaravgifter och semesterlön. Det går inte att välja bort och det behöver aldrig förhandlas.

Det andra skiktet följer av kollektivavtal eller av egna åtaganden: tjänstepension, försäkringar och eventuella förmåner. Där finns inga givna nivåer, eftersom de bestäms av vilket avtal som gäller eller vad bolaget själv lovat.

Att hålla isär skikten är hela poängen med kalkylen. Lagdelen går att räkna ut exakt i förväg. Avtalsdelen kräver att någon läser avtalet, och den vanligaste missen är att bolag utan kollektivavtal tror att de därmed slipper skiktet helt, trots att de ofta lovat pension i anställningsavtalet.

Satsen 31,42 procent gäller födda 1959 eller senare. För födda 1938 till 1958 är den 10,21 procent, och för födda 2003 till 2007 gäller 20,81 procent på ersättning upp till 25 000 kronor i månaden, från 1 april 2026 till 30 september 2027.

Det gör att två anställda med samma lön kan kosta olika mycket, och att en kalkyl som räknar med en enda sats för hela personalstyrkan blir fel åt något håll.

Tjänstepension är ingen lagstadgad kostnad, men den är i praktiken standard: kollektivavtal kräver den, och bolag utan avtal utfäster den ofta själva för att kunna rekrytera. Nivån bestäms av avtalet, inte av någon myndighet, och därför står ingen siffra här.

Det som däremot är lag är skatten ovanpå: den som utfäst en tjänstepension betalar särskild löneskatt med 24,26 procent på pensionskostnaderna. En pensionspremie kostar alltså alltid mer än sitt eget belopp.

Försäkringar som följer med kollektivavtal ligger i samma skikt. Vad de kostar framgår av avtalet och av försäkringsgivarens villkor, och den som vill ha en exakt kalkyl behöver hämta siffrorna där i stället för ur en schablon.

Sjuklönen är den tydligaste. Under sjuklöneperioden betalar arbetsgivaren 80 procent av lönen, och den kostnaden finns inte i någon kalkyl förrän den inträffar.

Utrustning, licenser, arbetsplats och utbildning är verkliga kostnader men omöjliga att schablonisera, eftersom de skiljer sig helt mellan en utvecklare och en servitör. Det enda generella som går att säga är att de finns och att de glöms bort.

Störst av de osynliga posterna är tiden innan personen är produktiv. Den kostar fullt pris från dag ett och betalar sig först senare, vilket är ett skäl att räkna på helår i stället för på månad när beslutet fattas.

Det cirkulerar tumregler om vad en anställd kostar i förhållande till lönen. Problemet med dem är inte att de alltid är fel, utan att de slår ihop lagdelen, som är exakt, med avtalsdelen, som varierar, till ett tal som inte stämmer för någon.

Den användbara kalkylen är i stället: lön, plus arbetsgivaravgift enligt födelseår, plus semester, plus det ert avtal faktiskt säger om pension och försäkringar, plus löneskatten på pensionen. Fyra av fem poster går att slå fast på minuten. Den femte kräver att någon läser avtalet en gång.

Vi räknar fram totalkostnaden per anställd utifrån födelseår, faktisk lön och det avtal som gäller, i stället för en schablon. Inför en rekrytering gör vi samma kalkyl framåt, så att beslutet fattas på årskostnaden och inte på månadslönen.

Kameral är FAR-auktoriserad redovisningsbyrå och Fortnox-certifierade. Kalkylen görs av någon som arbetar med lönerna dagligen och som svarar för att den håller vid en granskning.