Vad kostar en anställd? Det här tillkommer ovanpå lönen

Kostnaden för en anställd består av två skikt. Det första följer av lag och gäller alla: arbetsgivaravgifter och semesterlön. Det går inte att välja bort och förhandlas inte.

Det andra skiktet följer av kollektivavtal eller av egna åtaganden: tjänstepension, försäkringar och eventuella förmåner. Där finns inga givna nivåer, eftersom de bestäms av vilket avtal som gäller eller vad bolaget själv lovat.

Håll isär de två skikten när ni räknar. Lagdelen går att räkna ut exakt i förväg. Avtalsdelen kräver att någon läser avtalet. Den vanligaste missen är att bolag utan kollektivavtal tror att de slipper det skiktet helt, trots att de ofta lovat pension i anställningsavtalet.

Satsen 31,42 procent gäller födda 1959 eller senare. För födda 1938 till 1958 är den 10,21 procent. För anställda som vid årets ingång fyllt 18 men inte 23 år gäller 20,81 procent på ersättning upp till 25 000 kronor i månaden, från 1 april 2026 till 30 september 2027. Under 2026 gäller det födda 2003–2007 och under 2027 födda 2004–2008.

Två anställda med samma lön kan alltså kosta olika mycket. En kalkyl som räknar med en och samma sats för hela personalstyrkan blir fel åt något håll.

Tjänstepension är ingen lagstadgad kostnad, men den är ändå standard. Kollektivavtal kräver den, och bolag utan avtal utfäster den ofta själva för att kunna rekrytera. Ingen myndighet sätter nivån. Den bestäms av avtalet, och därför går det inte att ange en generell siffra.

Skatten ovanpå är däremot lag. Den som utfäst en tjänstepension betalar särskild löneskatt med 24,26 procent på pensionskostnaderna. En pensionspremie kostar alltså bolaget mer än själva premien.

Försäkringar som följer med kollektivavtal ligger i samma skikt. Vad de kostar framgår av avtalet och av försäkringsgivarens villkor. Vill ni ha en exakt kalkyl behöver ni hämta siffrorna därifrån. En schablon räcker inte.

Sjuklönen är den tydligaste. Under sjuklöneperioden betalar arbetsgivaren 80 procent av lönen, och den kostnaden finns inte i någon kalkyl förrän den inträffar.

Utrustning, licenser, arbetsplats och utbildning är verkliga kostnader. De går inte att schablonisera, eftersom de skiljer sig helt mellan en utvecklare och en servitör. Generellt går det bara att säga att de finns och att de glöms bort.

Störst av de osynliga posterna är tiden innan personen är produktiv. Den kostar fullt pris från första dagen och betalar sig först senare. Det är ett skäl att räkna på helår när beslutet fattas.

Det finns tumregler om vad en anställd kostar i förhållande till lönen. De slår ihop lagdelen, som är exakt, med avtalsdelen, som varierar. Resultatet blir ett genomsnitt som sällan stämmer för det enskilda bolaget.

Räkna i stället så här: lön, plus arbetsgivaravgift enligt födelseår, plus semester, plus det ert avtal säger om pension och försäkringar, plus löneskatten på pensionen. Fyra av fem poster går att räkna ut direkt. Den femte kräver att någon läser avtalet en gång.

Vi räknar fram totalkostnaden per anställd utifrån födelseår, lön och det avtal som gäller. Vi använder ingen schablon. Inför en rekrytering gör vi samma kalkyl framåt, så att ni kan fatta beslutet utifrån årskostnaden.

Kameral är FAR-auktoriserad redovisningsbyrå och Fortnox-certifierad. Kalkylen görs av någon som arbetar med lönerna dagligen och som svarar för att den håller vid en granskning.