Hoppa till huvudinnehåll

Stadsdel i Stockholm · Kungsholmen

När kunden är offentlig ställs andra krav på fakturan

Kungsholmen präglas av offentlig förvaltning, vårdverksamhet och juridiska verksamheter. Regelverket är nationellt, men bolagen i stadsdelen möter tre krav som de flesta andra företag aldrig behöver hantera.

Boka ett samtalFå ett prisförslag

KungsholmenStockholmStockholmskontoret

Tre krav som styr redovisningen
Faktura till offentlig köpare
E-faktura
Ska följa den europeiska standarden för elektronisk fakturering. Pdf i mejl godtas inte.
Källa: Lag (2018:1277) om elektroniska fakturor
Sjukvård och social omsorg
Momsfritt
Undantaget medför att avdragsrätten för gemensamma kostnader måste fördelas efter skälig grund.
Källa: Mervärdesskattelagen
Medel för annans räkning
Utan dröjsmål
Avskiljs medlen behåller uppdragsgivaren separationsrätt vid obestånd.
Källa: Lag (1944:181) om redovisningsmedel

Utgångspunkt

Kundstrukturen avgör hur mycket administration som ligger före betalningen

Ett bolag som fakturerar privata kunder får normalt betalt när arbetet är gjort. Ett bolag som fakturerar offentlig sektor får betalt när formalian stämmer, och den ligger fast i avtal och lag.

Kring Fridhemsplan och Stadshagen är kundbasen därför ovanligt formstyrd. Fakturan ska vara elektronisk och följa en fastställd standard, den ska bära rätt beställarreferens och den ska ligga inom det avtal upphandlingen resulterade i. Samtidigt är verksamheterna själva ofta blandade: en mottagning som utför både undantagen vård och momspliktiga tjänster, eller en juridisk byrå som hanterar pengar som inte är byråns egna. I båda fallen är det inte bokföringen som är svår, utan avgränsningen. Görs den fel syns det inte i resultatet - det syns när en kontroll eller en konkurs prövar den.

Referenser per kund
Beställarreferens och avtalsnummer läggs in i kundregistret i stället för att efterfrågas per faktura.
Dokumenterad fördelningsgrund
Avdragsrätten för gemensamma kostnader beräknas efter en grund som går att visa upp.
Avstämda klientmedel
Konto och skuld per uppdragsgivare stäms av varje månad, inte vid bokslutet.

Vanliga lägen

Fyra situationer i bolag med offentliga eller reglerade kunder

Gemensamt är att problemet uppstår i gränssnittet mot kunden, inte i bolagets egen bokföring.

  1. 01

    Första ramavtalet är vunnet

    Bolaget har levererat till privata köpare och står nu inför krav på elektronisk fakturering, avtalspriser och uppföljning per avrop. Vi kopplar systemet till fakturaväxling, lägger in avtalsstrukturen och ser till att prislistan i faktureringen speglar den som lämnades i anbudet.

    Redovisning för offentlig sektor och ideella

  2. 02

    Mottagningen har börjat sälja intyg och utbildning

    Verksamheten som varit helt undantagen får momspliktiga intäkter vid sidan av. Vi delar upp intäktsslagen i kontoplanen, sätter en fördelningsgrund för lokal och gemensamma system och räknar om avdragsrätten när mixen förändras.

    Skatterådgivning och momsfrågor

  3. 03

    Betalningen dröjer utan att någon vet varför

    Fakturan har avvisats i köparens system och beskedet har fastnat hos en beställare. Vi bevakar fakturastatus i stället för bara förfallodagen och tar tag i avvisningen samma vecka, eftersom en avvisad faktura aldrig blir förfallen och därför inte syns i en vanlig kravrutin.

    Ekonomisk rådgivning och likviditet

  4. 04

    Byrån hanterar pengar för klients räkning

    Depositioner, ersättningar eller köpeskillingar passerar verksamheten utan att vara dess egna medel. Vi sätter upp separat konto, redovisar tillgång och skuld per uppdragsgivare och stämmer av posterna mot varandra varje månad.

    Redovisning för professionella tjänster

Regelverket i praktiken

Vad som faktiskt måste sitta rätt

Tre områden återkommer. Två av dem prövas löpande, det tredje prövas bara vid obestånd - och då fullt ut.

Offentliga kunder

  • Fakturor vid inköp efter offentlig upphandling ska skickas elektroniskt enligt den europeiska standarden.
  • Bolaget behöver en registrerad elektronisk adress som köparen kan hitta.
  • Beställarreferens, avtalsnummer och objektskod styrs av avtalet och stoppar fakturan om de saknas.
  • Priser och villkor följer det som lämnades i anbudet under hela avtalstiden.
  • Avrop och volymer bör följas upp per avtal, inte bara per kund.

Blandad verksamhet

  • Sjukvård, tandvård och social omsorg är undantagna från moms.
  • Intyg, utbildning och uthyrning av personal är normalt momspliktiga tjänster.
  • Ingående moms på inköp till den momsfria delen får inte dras av.
  • Gemensamma kostnader fördelas efter skälig grund som ska kunna motiveras.
  • Fördelningen räknas om när verksamhetens sammansättning ändras.

Klientmedel

  • Medel som mottagits för annans räkning ska avskiljas utan dröjsmål.
  • Avskiljandet är det som ger uppdragsgivaren separationsrätt vid obestånd.
  • Medlen redovisas som tillgång med motsvarande skuld per uppdragsgivare.
  • Kontot stäms av mot skuldsidan varje månad och avvikelser utreds direkt.
  • Räntan hanteras enligt uppdragsavtalet och tillfaller inte automatiskt byrån.

Vi ansvarar för redovisning och avstämning. Tolkning av upphandlingsvillkor och tillståndsfrågor hanteras med ombud.

Vår ståndpunkt

En avvisad faktura är inte en betalningsfråga, det är en systemfråga

Många bolag med offentliga kunder bygger sin uppföljning på förfallodagar. Det fungerar inte, eftersom en faktura som avvisats i köparens system aldrig förfaller och därför aldrig hamnar i kravlistan. Vi följer fakturans status hela vägen och rättar orsaken i kundregistret så att felet inte upprepas nästa månad.

Boka ett samtalLäs om löpande bokföring
  • Vi bevakar status, inte bara förfallodag.
  • Vi lämnar aldrig en fördelningsgrund odokumenterad.

Frågor och svar

E-faktura, moms och klientmedel

Måste vi kunna skicka e-faktura för att sälja till en kommun?
Ja. Fakturor för inköp till följd av offentlig upphandling ska skickas elektroniskt i ett format som följer den europeiska standarden för elektronisk fakturering. En pdf i ett mejl räknas inte som e-faktura. Den vanligaste lösningen är att ansluta bokföringssystemet till ett nätverk för fakturaväxling och registrera bolaget så att köparen hittar er elektroniska adress.
Varför avvisas våra fakturor av den offentliga köparen?
Nästan alltid för att en referens saknas eller är felaktig. Offentliga köpare kräver ofta beställarreferens, avtalsnummer eller objektskod, och fakturan stoppas automatiskt om fältet är tomt. Vi lägger in referenskraven per kund i faktureringen så att de fylls i vid registreringen i stället för att upptäckas när betalningen uteblivit i sex veckor.
Hur fungerar avdragsrätten när vi bedriver både momsfri och momspliktig verksamhet?
Ingående moms får dras av på inköp som hör till den momspliktiga delen. Inköp som hör enbart till den momsfria delen ger ingen avdragsrätt alls. För gemensamma kostnader som lokal, system och administration ska avdraget fördelas efter skälig grund, vanligen omsättningen, och fördelningen ska kunna motiveras. Vi dokumenterar grunden och räknar om den när verksamhetsmixen förändras.
Vilken vård är momsfri och vilken är momspliktig?
Sjukvård, tandvård och social omsorg som utförs av legitimerad personal eller vid en godkänd vårdinrättning är undantagen från moms. Intyg, utbildning, uthyrning av vårdpersonal till en annan aktör och rena skönhetsbehandlingar är däremot normalt momspliktiga. Många mottagningar har därför blandad verksamhet utan att ha satt upp redovisningen för det.
Vad krävs för att klientmedel ska vara skyddade?
Medel som tagits emot för någons räkning ska hållas avskilda utan dröjsmål. Görs det behåller uppdragsgivaren separationsrätt om verksamheten går i konkurs. Blandas medlen med bolagets egna pengar går skyddet förlorat och beloppet ingår i konkursboet. Vi håller klientmedelskontot avstämt mot skulden per klient varje månad så att avvikelser upptäcks direkt.
Ska klientmedel synas i balansräkningen?
Ja. Avskilda medel redovisas som en tillgång med en motsvarande skuld till uppdragsgivaren, och de två posterna ska stämma överens vid varje avstämning. Ränta som uppkommer ska hanteras enligt uppdragsavtalet. Ett klientmedelskonto som inte stämmer mot skuldsidan är i praktiken alltid ett tecken på att något redovisats i fel bolag.

Gå igenom faktureringen innan nästa avtalsperiod börjar

Beskriv kundstrukturen och vilka system ni fakturerar i, så återkommer vi med vad som behöver ställas om och vilken fast avgift det landar på.

Boka ett samtalRedovisningsbyrå i Stockholm

Kameral · FAR-auktoriserad · Stockholmskontoret