Hoppa till huvudinnehåll

Stadsdel i Stockholm · Kungsholmen

När kunden är offentlig ställs andra krav på fakturan

Kungsholmen präglas av offentlig förvaltning, vårdverksamhet och juridiska verksamheter. Regelverket är detsamma i hela landet. Bolagen i stadsdelen möter ändå tre krav som de flesta andra företag inte behöver hantera.

Boka ett möteFå en offert

Från 2 450 kr/månEget team, huvudansvarig konsultKontor vid Odenplan

Tre krav som styr redovisningen
Faktura till offentlig köpare
E-faktura
Ska följa den europeiska standarden för elektronisk fakturering. Pdf i mejl godtas inte.
Källa: Lag (2018:1277) om elektroniska fakturor
Sjukvård och social omsorg
Momsfritt
Undantaget medför att avdragsrätten för gemensamma kostnader måste fördelas efter skälig grund.
Källa: Mervärdesskattelagen
Medel för annans räkning
Utan dröjsmål
Avskiljs medlen behåller uppdragsgivaren separationsrätt vid obestånd.
Källa: Lag (1944:181) om redovisningsmedel

Kunderna styr hur mycket administration som krävs innan ni får betalt

Ett bolag som fakturerar privata kunder får normalt betalt när arbetet är gjort. Ett bolag som fakturerar offentlig sektor får betalt när formalian stämmer. Formalian står i avtal och lag.

Kring Fridhemsplan och Stadshagen är kundbasen därför ovanligt formstyrd. Fakturan ska vara elektronisk och följa en fastställd standard. Den ska ha rätt beställarreferens och ligga inom det avtal som upphandlingen resulterade i. Samtidigt är verksamheterna själva ofta blandade. Det kan vara en mottagning som utför både undantagen vård och momspliktiga tjänster, eller en juridisk byrå som hanterar pengar som inte är byråns egna. I båda fallen är det avgränsningen som är svår. Ett fel i avgränsningen syns inte i resultatet. Det märks först när en kontroll eller en konkurs prövar den.

Referenser per kund
Beställarreferens och avtalsnummer läggs in i kundregistret, så att ingen behöver fråga efter dem för varje faktura.
Dokumenterad fördelningsgrund
Avdragsrätten för gemensamma kostnader beräknas efter en grund som går att visa upp.
Avstämda klientmedel
Konto och skuld per uppdragsgivare stäms av varje månad.

Fyra situationer i bolag med offentliga eller reglerade kunder

I alla fyra uppstår problemet i kontakten med kunden, utanför bolagets egen bokföring.

  1. 01

    Första ramavtalet är vunnet

    Bolaget har levererat till privata köpare och står nu inför krav på elektronisk fakturering, avtalspriser och uppföljning per avrop. Vi kopplar systemet till fakturaväxling, lägger in avtalsstrukturen och ser till att prislistan i faktureringen speglar den som lämnades i anbudet.

    Redovisning för offentlig sektor och ideella

  2. 02

    Mottagningen har börjat sälja intyg och utbildning

    Verksamheten som varit helt undantagen får momspliktiga intäkter vid sidan av. Vi delar upp intäktsslagen i kontoplanen, sätter en fördelningsgrund för lokal och gemensamma system och räknar om avdragsrätten när mixen förändras.

    Skatterådgivning och momsfrågor

  3. 03

    Betalningen dröjer utan att någon vet varför

    Fakturan har avvisats i köparens system och beskedet har fastnat hos en beställare. Vi bevakar fakturans status utöver förfallodagen och tar tag i avvisningen samma vecka. En avvisad faktura blir aldrig förfallen och syns därför inte i en vanlig kravrutin.

    Ekonomisk rådgivning och likviditet

  4. 04

    Byrån hanterar pengar för klients räkning

    Depositioner, ersättningar eller köpeskillingar passerar verksamheten utan att vara dess egna medel. Vi sätter upp separat konto, redovisar tillgång och skuld per uppdragsgivare och stämmer av posterna mot varandra varje månad.

    Redovisning för professionella tjänster

Det här måste sitta rätt

Tre områden återkommer. Två av dem prövas löpande. Det tredje prövas bara vid obestånd, men då fullt ut.

Offentliga kunder

  • Fakturor vid inköp efter offentlig upphandling ska skickas elektroniskt enligt den europeiska standarden.
  • Bolaget behöver en registrerad elektronisk adress som köparen kan hitta.
  • Beställarreferens, avtalsnummer och objektskod styrs av avtalet och stoppar fakturan om de saknas.
  • Priser och villkor följer det som lämnades i anbudet under hela avtalstiden.
  • Avrop och volymer bör följas upp både per kund och per avtal.

Blandad verksamhet

  • Sjukvård, tandvård och social omsorg är undantagna från moms.
  • Intyg, utbildning och uthyrning av personal är normalt momspliktiga tjänster.
  • Ingående moms på inköp till den momsfria delen får inte dras av.
  • Gemensamma kostnader fördelas efter skälig grund som ska kunna motiveras.
  • Fördelningen räknas om när verksamhetens sammansättning ändras.

Klientmedel

  • Medel som mottagits för annans räkning ska avskiljas utan dröjsmål.
  • Avskiljandet är det som ger uppdragsgivaren separationsrätt vid obestånd.
  • Medlen redovisas som tillgång med motsvarande skuld per uppdragsgivare.
  • Kontot stäms av mot skuldsidan varje månad och avvikelser utreds direkt.
  • Räntan hanteras enligt uppdragsavtalet och tillfaller inte automatiskt byrån.

Vi ansvarar för redovisning och avstämning. Tolkning av upphandlingsvillkor och tillståndsfrågor hanteras med ombud.

En avvisad faktura behöver rättas i systemet

Många bolag med offentliga kunder bygger sin uppföljning på förfallodagar. Det fungerar inte. En faktura som avvisats i köparens system förfaller aldrig och hamnar därför aldrig i kravlistan. Vi följer fakturans status hela vägen och rättar orsaken i kundregistret så att felet inte upprepas nästa månad.

Boka ett möteLäs om löpande bokföring
  • Vi bevakar både fakturans status och förfallodagen.
  • Vi dokumenterar varje fördelningsgrund.
Henrik Lannge, Grundare & rådgivare på Kameral

Henrik Lannge

Grundare & rådgivare

Prata med Henrik direkt

Boka ett kostnadsfritt samtal så går vi igenom redovisning för ert bolag. Ni får raka svar och konkreta råd.

  • Kostnadsfritt samtal på 30 minuter
  • Konkreta råd utan säljpitch
  • Svar inom 24 timmar på vardagar
Boka 30 min med HenrikFå offert
08-122 55 670hej@kameral.se

E-faktura, moms och klientmedel

Måste vi kunna skicka e-faktura för att sälja till en kommun?
Ja. Fakturor för inköp till följd av offentlig upphandling ska skickas elektroniskt i ett format som följer den europeiska standarden för elektronisk fakturering. En pdf i ett mejl räknas inte som e-faktura. Den vanligaste lösningen är att ansluta bokföringssystemet till ett nätverk för fakturaväxling och registrera bolaget så att köparen hittar er elektroniska adress.
Varför avvisas våra fakturor av den offentliga köparen?
Nästan alltid för att en referens saknas eller är felaktig. Offentliga köpare kräver ofta beställarreferens, avtalsnummer eller objektskod, och fakturan stoppas automatiskt om fältet är tomt. Vi lägger in referenskraven per kund i faktureringen, så att de fylls i redan vid registreringen. Annars upptäcks felet först när betalningen har uteblivit i sex veckor.
Hur fungerar avdragsrätten när vi bedriver både momsfri och momspliktig verksamhet?
Ingående moms får dras av på inköp som hör till den momspliktiga delen. Inköp som hör enbart till den momsfria delen ger ingen avdragsrätt alls. För gemensamma kostnader som lokal, system och administration ska avdraget fördelas efter skälig grund, vanligen omsättningen, och fördelningen ska kunna motiveras. Vi dokumenterar grunden och räknar om den när verksamhetsmixen förändras.
Vilken vård är momsfri och vilken är momspliktig?
Sjukvård, tandvård och social omsorg som utförs av legitimerad personal eller vid en godkänd vårdinrättning är undantagen från moms. Intyg, utbildning, uthyrning av vårdpersonal till en annan aktör och rena skönhetsbehandlingar är däremot normalt momspliktiga. Många mottagningar har därför blandad verksamhet utan att ha satt upp redovisningen för det.
Vad krävs för att klientmedel ska vara skyddade?
Medel som tagits emot för någons räkning ska hållas avskilda utan dröjsmål. Görs det behåller uppdragsgivaren separationsrätt om verksamheten går i konkurs. Blandas medlen med bolagets egna pengar går skyddet förlorat och beloppet ingår i konkursboet. Vi håller klientmedelskontot avstämt mot skulden per klient varje månad så att avvikelser upptäcks direkt.
Ska klientmedel synas i balansräkningen?
Ja. Avskilda medel redovisas som en tillgång med en motsvarande skuld till uppdragsgivaren, och de två posterna ska stämma överens vid varje avstämning. Ränta som uppkommer ska hanteras enligt uppdragsavtalet. Ett klientmedelskonto som inte stämmer mot skuldsidan är nästan alltid ett tecken på att något har redovisats i fel bolag.

Gå igenom faktureringen innan nästa avtalsperiod börjar

Beskriv kundstrukturen och vilka system ni fakturerar i, så återkommer vi med vad som behöver ställas om och vilken fast avgift det blir.

Boka ett möteRedovisningsbyrå i Stockholm

Hellre telefon? Ring 08-122 55 670.

Kameral · FAR-auktoriserad · Stockholmskontoret