Professionella tjänster
Pengar som inte är era, på ett konto som är det
En byrå som hanterar klientmedel bär ett ansvar som inte följer av avtalet utan av lag. Skyddet för huvudmannen står och faller med hur snabbt beloppet avskiljs.
Utgångsläge
Klientmedel är branschens svåraste fråga
Den civilrättsliga grunden är lagen om redovisningsmedel från 1944. Medel som mottagits för annan med redovisningsskyldighet och som hålls avskilda ska vara förbehållna huvudmannen, såvitt beloppet avskilts utan dröjsmål.
Det sista ledet är hela poängen. En byrå kan ha rätt konto, rätt avtal och rätt avsikt och ändå stå utan skydd, om pengarna blivit liggande några dagar på rörelsekontot innan de flyttades. Frågan prövas den dag byrån inte kan betala sina egna skulder, och då är det tidpunkten för avskiljandet som räknas.
- Redovisningsskyldighet
- Medlen har tagits emot för annans räkning och ska redovisas till huvudmannen.
- Avskiljande
- Beloppet ska hållas åtskilt från byråns egna medel.
- Utan dröjsmål
- Sker avskiljandet för sent förlorar huvudmannen separationsrätt vid konkurs.
Yrkesregler
Två yrken med egna krav ovanpå lagen
Utöver den civilrättsliga grunden finns branschspecifika regler som prövas i tillsyn.
Advokatbyrå
- Lagen om redovisningsmedel gäller för mottagna klientmedel
- Advokatsamfundets bokföringsreglemente gäller därutöver för verksamheten
- Rutinen behöver visa när varje belopp togs emot och när det avskildes
Fastighetsmäklare
- Fastighetsmäklarlagen 3 kap. 4 §: mottagna medel ska hållas skilda från egna tillgångar
- Mäklaren är personligen ansvarig för medlen
- Ansvarsförsäkring är ett registreringsvillkor
- Täckning 2 000 000 kronor per skadefall vid fullständig registrering
- Täckning 200 000 kronor vid registrering för hyresförmedling
- Ersättning betalas till den skadelidande utan avdrag för självrisk
Avstämningen av klientmedelskontot lägger vi in i den löpande redovisningen med en fast frekvens i stället för vid behov.
Utlägg
Momsen på en kostnad ni lagt ut för kundens räkning
Ett äkta utlägg är momsfritt och bokförs på avräkningskonto utan att påverka resultatet. För att det ska vara ett äkta utlägg ska kunden själv ha betalningsansvar mot leverantören, inget vinstpålägg får göras, och beloppet ska redovisas som utlägg i bokföringen.
Ingen ingående moms får dras av på ett äkta utlägg. Kopia på ursprungsfakturan bör följa med er faktura så att kunden kan utnyttja sin avdragsrätt.
Är något av villkoren inte uppfyllt är det vidarefakturering. Då ska moms redovisas som vid vanlig försäljning. Eget arvode är alltid omsättning med 25 procent moms, oavsett hur posten benämns på fakturan.
Vår ståndpunkt
Skillnaden avgörs av avtalet, inte av konteringen
Skillnaden mellan ett äkta utlägg och en vidarefakturering är en momsfråga som avgörs av avtalet, inte av hur posten bokförs i efterhand. Ändå är det nästan alltid i bokföringen frågan dyker upp, när någon ska bestämma om raden ska ha moms eller inte. Då är det för sent: förutsättningarna sattes när uppdraget avtalades och när leverantören fakturerade någon.
- Bestäm i uppdragsavtalet vem som är betalningsskyldig mot underleverantörer
- Låt aldrig ett vinstpålägg smyga sig in på en post som benämns utlägg
- Bifoga kopia på ursprungsfakturan när ni vidarebefordrar ett äkta utlägg
- Håll eget arvode skilt från utlägg på fakturan - arvodet är alltid omsättning med 25 procent moms
I praktiken
Fyra lägen där det brukar gå fel
Inget av dem beror på okunskap. De uppstår när en rutin fungerar tillräckligt bra tills volymen ökar.
- 01
Betalningen blir liggande
Ett belopp kommer in på rörelsekontot en fredag och flyttas på måndagen. Rutinen känns rimlig, men det är just tidsutdräkten som prövas om byrån skulle hamna på obestånd.
- 02
Ett konto för flera huvudmän
Behållningen behöver kunna brytas ned per huvudman vid varje tidpunkt. Utan den nedbrytningen går det inte att visa vems pengar som är vems.
- 03
Utlägg med litet pålägg
Ett administrativt påslag på en utlagd kostnad gör den till vidarefakturering. Hela beloppet ska då hanteras som omsättning, inte bara påslaget.
- 04
Försäkringen vid ändrad registrering
Byter en mäklare mellan hyresförmedling och fullständig registrering ändras försäkringskravet. Registreringen och försäkringen behöver följas åt.
Frågor
Det byråer och mäklare frågar oss
Vad är den civilrättsliga grunden för klientmedel?
Vad betyder kravet på att avskilja utan dröjsmål?
Gäller särskilda regler för advokater?
Vad gäller för fastighetsmäklare?
När är en kostnad ett äkta utlägg?
Får vi dra av moms på ett äkta utlägg?
Vad händer om villkoren inte är uppfyllda?
Vilket försäkringsbelopp krävs för fastighetsmäklare?
Kan ni sköta avstämningen av klientmedelskontot?
Vad kostar redovisning för en byrå med klientmedel?
Se över rutinen för klientmedel och utlägg
Vi går igenom hur mottagna medel avskiljs, hur kontot stäms av per huvudman och hur utlägg och arvode skiljs åt i faktureringen. Ni får en lista på vad som behöver ändras.
FAR-auktoriserad redovisningsbyrå
Henrik Lannge
Grundare & rådgivare
Personlig kontakt
Prata med Henrik direkt
Boka ett kostnadsfritt samtal så går vi igenom era behov och hur vi kan hjälpa er. Inga försäljningstrick - bara raka svar och konkreta råd.
- Kostnadsfritt 30-min samtal
- Ingen säljpitch - bara konkreta råd
- Svar inom 24 timmar
Hitta en tid som passar er
Välj en tid i kalendern nedan så hörs vi inom kort. 30 min kostnadsfritt - inga bindningar.