Hoppa till huvudinnehåll

Professionella tjänster

Klientmedel: pengar ni tar emot för någon annans räkning

En byrå som hanterar klientmedel har ett ansvar som följer av lag. Skyddet för huvudmannen beror på hur snabbt beloppet avskiljs.

Boka ett möteFå en offert

Två yrken med egna krav ovanpå lagen

Utöver den civilrättsliga grunden finns branschspecifika regler som prövas i tillsyn.

Advokatbyrå

  • Lagen om redovisningsmedel gäller för mottagna klientmedel
  • Advokatsamfundets bokföringsreglemente gäller därutöver för verksamheten
  • Rutinen behöver visa när varje belopp togs emot och när det avskildes

Fastighetsmäklare

  • Fastighetsmäklarlagen 3 kap. 4 §: mottagna medel ska hållas skilda från egna tillgångar
  • Mäklaren är personligen ansvarig för medlen
  • Ansvarsförsäkring är ett registreringsvillkor
  • Täckning 2 000 000 kronor per skadefall vid fullständig registrering
  • Täckning 200 000 kronor vid registrering för hyresförmedling
  • Ersättning betalas till den skadelidande utan avdrag för självrisk

Avstämningen av klientmedelskontot lägger vi in i den löpande redovisningen med en fast frekvens.

Avtalet styr om det blir utlägg eller vidarefakturering

Om en kostnad är ett äkta utlägg eller en vidarefakturering är en momsfråga som styrs av avtalet. Hur posten bokförs i efterhand ändrar inget. Ändå dyker frågan nästan alltid upp i bokföringen, när någon ska bestämma om raden ska ha moms. Då är förutsättningarna redan satta. De bestämdes när uppdraget avtalades och när leverantören fakturerade någon.

Gå igenom faktureringen med ossLäs om skatterådgivning
  • Bestäm i uppdragsavtalet vem som är betalningsskyldig mot underleverantörer
  • Lägg inget vinstpålägg på en post som kallas utlägg
  • Bifoga kopia på ursprungsfakturan när ni vidarebefordrar ett äkta utlägg
  • Håll eget arvode skilt från utlägg på fakturan, eftersom arvodet normalt är omsättning med 25 procent moms

Fyra lägen där det brukar gå fel

Inget av dem beror på okunskap. De uppstår när volymen ökar och en rutin som fungerat tillräckligt bra inte hänger med.

  1. 01

    Betalningen blir liggande

    Ett belopp kommer in på rörelsekontot en fredag och flyttas på måndagen. Rutinen känns rimlig. Men skulle byrån hamna på obestånd är det just den tidsutdräkten som prövas.

  2. 02

    Ett konto för flera huvudmän

    Behållningen behöver kunna brytas ned per huvudman vid varje tidpunkt. Utan den nedbrytningen går det inte att visa vems pengar som är vems.

  3. 03

    Utlägg med litet pålägg

    Ett administrativt påslag på en utlagd kostnad gör den till vidarefakturering. Hela beloppet ska då hanteras som omsättning, även den del som var själva utlägget.

  4. 04

    Försäkringen vid ändrad registrering

    Byter en mäklare mellan hyresförmedling och fullständig registrering ändras försäkringskravet. Registreringen och försäkringen behöver följas åt.

Det byråer och mäklare frågar oss

Vad är den civilrättsliga grunden för klientmedel?
Lagen om redovisningsmedel från 1944. Medel som mottagits för annan med redovisningsskyldighet och som hålls avskilda ska vara förbehållna huvudmannen, såvitt beloppet avskilts utan dröjsmål.
Vad betyder kravet på att avskilja utan dröjsmål?
Dröjer avskiljandet förlorar klienten separationsrätt om byrån går i konkurs. Skyddet beror alltså på hur snabbt pengarna flyttas. Att ni haft för avsikt att hålla dem åtskilda räcker inte.
Gäller särskilda regler för advokater?
Utöver lagen om redovisningsmedel gäller Advokatsamfundets bokföringsreglemente för advokatverksamhet.
Vad gäller för fastighetsmäklare?
Enligt fastighetsmäklarlagen 3 kap. 4 § ska pengar och andra tillgångar som mäklaren får hand om för någon annans räkning hållas skilda från mäklarens egna tillgångar. Mäklaren är personligen ansvarig för medlen.
När är en kostnad ett äkta utlägg?
Tre villkor ska vara uppfyllda: kunden ska själv ha betalningsansvar mot leverantören, inget vinstpålägg får göras, och beloppet ska redovisas som utlägg i bokföringen. Då är utlägget momsfritt och bokförs på avräkningskonto utan resultatpåverkan.
Får vi dra av moms på ett äkta utlägg?
Nej. Ingen ingående moms får dras av. Kopia på ursprungsfakturan bör bifogas så att kunden kan utnyttja sin egen avdragsrätt.
Vad händer om villkoren inte är uppfyllda?
Då är det vidarefakturering, och moms ska redovisas som vid vanlig försäljning. Eget arvode är normalt omsättning med 25 procent moms.
Vilket försäkringsbelopp krävs för fastighetsmäklare?
Ansvarsförsäkringen är ett registreringsvillkor. Den ska täcka 2 000 000 kronor per skadefall vid fullständig registrering och 200 000 kronor vid registrering för hyresförmedling. Ersättning betalas till den skadelidande utan avdrag för självrisk.
Kan ni sköta avstämningen av klientmedelskontot?
Ja. Vi stämmer av behållningen löpande mot de enskilda huvudmännens saldon. Då upptäcks differenser under året, före en granskning.
Vad kostar redovisning för en byrå med klientmedel?
Vi sätter en fast månadsavgift efter en genomgång av uppdragsvolym, antal klientmedelskonton och hur faktureringen är upplagd.
Henrik Lannge, Grundare & rådgivare på Kameral

Henrik Lannge

Grundare & rådgivare

Se över rutinen för klientmedel och utlägg

Vi går igenom hur mottagna medel avskiljs, hur kontot stäms av per huvudman och hur utlägg och arvode skiljs åt i faktureringen. Ni får en lista på vad som behöver ändras.

  • Kostnadsfritt samtal på 30 minuter
  • Konkreta råd utan säljpitch
  • Svar inom 24 timmar på vardagar
Boka 30 min med HenrikFå offert
08-122 55 670hej@kameral.se

FAR-auktoriserad redovisningsbyrå

Hitta en tid som passar er

Tjänster och underlag