Zettle och andra kortterminaler: terminalen är inte kassaregistret

Kassaregistret och kortterminalen står bredvid varandra i disken och visar båda siffror i slutet av dagen. Därför blandas de lätt ihop.

De registrerar olika saker. Kassaregistret registrerar försäljningen: vad som såldes, till vilket pris och med vilken moms. Terminalen registrerar betalningen: att ett belopp drogs på ett kort. Ett köp där kunden betalar hälften kontant och hälften med kort ger en rad i kassaregistret och en i terminalen, och de har olika belopp.

Därför kan terminalens rapport inte ensam vara dagens underlag. Den saknar kontanterna, Swishbetalningarna, det som fakturerats och uppgiften om vad som såldes. Vem som omfattas av kravet på kassaregister och var beloppsgränsen går har vi beskrivit i artikeln om kassaregisterkravet och undantagen.

Använd terminalrapporten till att stämma av kortdelen. Dagens försäljning hämtar ni från kassaregistret.

Avstämningen bygger på tre underlag, och vart och ett behöver kunna tas fram för sig.

Kassaregistrets dagsrapport visar vad som sålts, uppdelat per betalsätt. Terminalens rapport visar vad som dragits på kort samma dag. Bankkontot visar vad som har kommit in, ofta senare och ofta netto efter avgifter.

Skiljer sig kassaregistret och terminalen åt har något slagits in på fel betalsätt. Skiljer sig terminalen och banken åt beror det på tidsförskjutning eller avgifter. De två felen har olika orsaker, så leta efter dem på olika ställen.

Pengarna i lådan tillhör bolaget och ska finnas i balansräkningen som en tillgång. Bokförs ett uttag till växelkassa som en kostnad försvinner tillgången ur bokföringen, fast pengarna finns kvar i lådan.

Växelkassan ska räknas, och den räknade summan ska stämma med kontot. En differens är i sig inget stort problem. Bokför den som kassadifferens. Justeras försäljningen i stället blir både omsättningen och momsen fel, trots att differensen var liten från början.

Betalas dricks via terminalen landar den på bolagets konto. Hur den ska bokföras beror på vem som fördelar den. Fördelar personalen dricksen sinsemellan är den en skuld till personalen tills den betalats ut. Den ska bokas bort från kontot i samma takt som den betalas ut. Fördelar arbetsgivaren den efter eget bestämmande är den enligt Skatteverket en inkomst för företaget och lön för den anställde.

Skattemässigt är dricks en inkomst som ska beskattas. Hur den redovisas beror på vem som hanterar den.

Samlar arbetsgivaren in och fördelar dricksen räknas den som lön och ska hanteras som det. Fördelar personalen den sinsemellan är det den anställde som redovisar den i sin egen deklaration.

Vem som fördelar dricksen styr alltså om bolaget har en lönehantering att sköta eller inte. Bestäm därför hur dricksen ska hanteras innan terminalen börjar fråga efter den.

Kommer pengarna in netto efter avgifter motsvarar beloppet på bankraden inte dagens kortförsäljning. Försäljningen bokförs brutto, och avgiften bokförs som en egen kostnad.

Avgifter för betaltjänster från en svensk bank faktureras normalt utan moms, eftersom bank- och finansieringstjänster är undantagna. Varför det ser ut så, och vad det betyder för avdragsrätten, har vi beskrivit i artikeln om moms på avgifter från betaltjänster.

Vi lägger upp avstämningen med kassaregistret som facit och terminalen som kontroll av kortdelen. Växelkassan och dricks som ännu inte betalats ut får egna konton. Differenser bokför vi som differenser, och försäljningen lämnar vi orörd.

Kameral är FAR-auktoriserad redovisningsbyrå och Fortnox-certifierad. Uppsättningen görs av någon som arbetar i systemet dagligen och som svarar för att den håller vid en granskning.