Zettle och andra kortterminaler: terminalen är inte kassaregistret

Kassaregistret och kortterminalen står bredvid varandra i disken och visar båda siffror i slutet av dagen. Det är därför de blandas ihop.

De registrerar olika saker. Kassaregistret registrerar försäljningen: vad som såldes, till vilket pris och med vilken moms. Terminalen registrerar betalningen: att ett belopp drogs på ett kort. Ett köp där kunden betalar hälften kontant och hälften med kort ger en rad i kassaregistret och en i terminalen, och de har olika belopp.

Därför kan terminalens rapport aldrig ensam vara dagens underlag. Den saknar per definition kontanterna, Swishbetalningarna, det som fakturerats och uppgiften om vad som faktiskt såldes. Vem som omfattas av kravet på kassaregister och var beloppsgränsen går behandlas i genomgången av kassaregisterkravet och undantagen.

Använd terminalrapporten till det den duger till: att stämma av kortdelen. Dagens försäljning kommer från kassaregistret.

Avstämningen har tre ben, och alla tre behöver kunna tas fram var för sig.

Kassaregistrets dagsrapport visar vad som sålts, uppdelat per betalsätt. Terminalens rapport visar vad som dragits på kort samma dag. Bankkontot visar vad som faktiskt kommit in, ofta senare och ofta netto efter avgifter.

Skiljer sig kassaregistret och terminalen åt är det en registreringsfråga: något har slagits in på fel betalsätt. Skiljer sig terminalen och banken åt är det en tidsfråga eller en avgiftsfråga. De två felen har olika orsak och ska inte letas på samma ställe.

Pengarna i lådan tillhör bolaget och ska finnas i balansräkningen. Bokförs ett uttag till växelkassa som en kostnad försvinner en tillgång som fortfarande finns.

Växelkassan ska räknas, och den räknade summan ska stämma med kontot. Differenser är i sig ingen katastrof, men de ska bokföras som kassadifferens och inte döljas genom att man justerar försäljningen. Justeras försäljningen blir både omsättningen och momsen fel för att dölja något som var litet från början.

Betalas dricks via terminalen landar den på bolagets konto. Det gör den inte till bolagets intäkt. Så länge den ska vidare till personalen är den en skuld, och den ska bort från kontot i samma takt som den betalas ut.

Skattemässigt är dricks en inkomst som ska beskattas. Hur den redovisas beror på vem som hanterar den.

Samlar arbetsgivaren in och fördelar dricksen räknas den som lön, med det som följer av det. Fördelar personalen den sinsemellan är det den anställde som redovisar den i sin egen deklaration.

Skillnaden är alltså inte kosmetisk. Den avgör om bolaget har en lönehantering att sköta eller inte, och det är värt att bestämma hur dricksen ska hanteras innan terminalen börjar fråga efter den.

Kommer pengarna in netto efter avgifter är beloppet på bankraden inte dagens kortförsäljning. Avgiften är en egen kostnad och försäljningen bokförs brutto.

Avgifter för betaltjänster från en svensk bank faktureras normalt utan moms, eftersom bank- och finansieringstjänster är undantagna. Varför det ser ut så, och vad det betyder för avdragsrätten, beskrivs i genomgången av avgifter från betaltjänster och varför de saknar moms att dra.

Vi lägger upp avstämningen med kassaregistret som facit och terminalen som kontroll av kortdelen, med eget konto för växelkassa och för dricks som ännu inte betalats ut. Differenser bokförs som differenser i stället för att jämnas ut mot försäljningen.

Kameral är FAR-auktoriserad redovisningsbyrå och Fortnox-certifierade. Uppsättningen görs av någon som arbetar i systemet dagligen och som svarar för att den håller vid en granskning.