Bokföra Swish: så skapas underlaget och så bokförs betalningen

Swish är smidigt för betalningar men svagt som underlag. Betalningen går fram på sekunder, och det enda som följer med är belopp, avsändarens namn och ett telefonnummer.

En verifikation behöver mer än så. Den ska visa vad som sålts, när, till vilket belopp och med vilken moms. Ingen av de uppgifterna finns i aviseringen, och de går inte att rekonstruera i efterhand från ett kontoutdrag.

Underlaget måste därför skapas någon annanstans, i kassaregistret, på en faktura eller på ett kvitto. Swishbetalningen och försäljningen är två olika händelser, och försäljningen ska dokumenteras för sig.

Skatteverket räknar Swish till de elektroniska betaltjänster som omfattas av kravet på kassaregister. En verksamhet som har slutat ta emot sedlar är alltså inte undantagen från kravet av det skälet.

Vem som omfattas, vilka undantagen är och var beloppsgränsen går behandlas i genomgången av kassaregisterkravet och vad som räknas som kontant betalning.

Säljer ni till företag behöver ni veta vilket bolag som har betalat. Namn och telefonnummer ger inget organisationsnummer, och posten i kundreskontran behöver kopplas till rätt bolag.

Det märks först när något ska stämmas av. En obetald faktura och en Swishbetalning som kommit in samma vecka går inte att matcha automatiskt, eftersom det saknas en gemensam identifierare. Då görs matchningen för hand, varje gång.

Bestäm därför i förväg hur det ska gå till. Antingen anger betalaren ett referensnummer, eller så betalar företagskunder inte med Swish alls. Att bestämma det i efterhand fungerar inte.

I mindre bolag händer det regelbundet att en betalning tas emot på ägarens privata Swishnummer. Det kan bero på att det gick fortare eller att företagets anslutning inte var klar.

Här sker två saker som ska bokföras var för sig. Försäljningen är bolagets. Intäkten och momsen hör till bolaget på försäljningsdagen, oavsett vart pengarna tog vägen. Samtidigt har ägaren tagit emot pengar som tillhör bolaget. Det är en fordran på ägaren tills pengarna förs över.

Bokförs ingenting alls saknas både intäkten och momsen i bolaget. Det räknas som oredovisad försäljning och är alltså mer än ett formfel. Bokförs bara överföringen när den väl sker hamnar intäkten dessutom i fel period.

Inför därför en rutin, även om det bara händer någon gång. Betalningen registreras som försäljning när den sker, och motposten är en fordran på ägaren. Överföringen nollar sedan fordran. Då syns det också hur ofta det händer.

En återbetalning till en kund minskar försäljningen och den utgående momsen. Den bokförs inte som en kostnad, och det gäller även när pengarna går tillbaka samma väg som de kom.

En betalning som kommit fel, till exempel från någon som swishat till fel nummer, är en skuld tills den har betalats tillbaka. Den är ingen intäkt. Bokförs den som försäljning redovisas moms på något som aldrig sålts.

Avgifter för betaltjänster från en svensk bank faktureras normalt utan moms, eftersom bank- och finansieringstjänster är undantagna. Vad det innebär för avdraget beskrivs närmare i genomgången av Klarna och avgifter utan moms att dra.

Vi ser till att underlaget skapas där försäljningen sker. Swish följs som eget betalsätt, så att dagen går att stämma av. Har betalningar tagits emot privat lägger vi upp fordran och en rutin för hur det hanteras nästa gång.

Kameral är FAR-auktoriserad redovisningsbyrå och Fortnox-certifierad. Uppsättningen görs av någon som arbetar i systemet dagligen och som svarar för att den håller vid en granskning.