Bokföra Swish: en betalning är inte ett underlag

Det som gör Swish smidigt är också det som gör det svagt som underlag. Betalningen går fram på sekunder, och det enda som följer med är belopp, avsändarens namn och ett telefonnummer.

En verifikation behöver mer än så. Den ska visa vad som sålts, när, till vilket belopp och med vilken moms. Ingen av de uppgifterna finns i aviseringen, och de går inte att rekonstruera i efterhand från ett kontoutdrag.

Underlaget måste därför skapas någon annanstans: i kassaregistret, på en faktura eller på ett kvitto. Swish är betalningen. Försäljningen är en annan händelse, som ska dokumenteras för sig.

Skatteverket räknar Swish till de elektroniska betaltjänster som omfattas av kravet på kassaregister. En verksamhet som slutat ta emot sedlar är alltså inte fri från kravet bara för att kontanterna är borta.

Vem som omfattas, vilka undantagen är och var beloppsgränsen går behandlas i genomgången av kassaregisterkravet och vad som räknas som kontant betalning.

Vid försäljning till företag blir identitetsfrågan skarp. Namn och telefonnummer är inte ett organisationsnummer, och en post i kundreskontran behöver veta vilket bolag som betalat.

Det märks först när något ska stämmas av. En obetald faktura och en Swishbetalning som kommit in samma vecka går inte att matcha automatiskt, eftersom det saknas en gemensam identifierare. Matchningen görs då för hand, varje gång.

Lösningen är enkel men måste bestämmas i förväg: antingen ett referensnummer som betalaren ska ange, eller att företagskunder inte betalar med Swish alls. Det som inte fungerar är att bestämma det i efterhand.

Det händer regelbundet i mindre bolag: en betalning tas emot på ägarens privata Swishnummer, för att det gick fortare eller för att företagets anslutning inte var klar.

Två saker sker samtidigt, och de ska bokföras var för sig. Försäljningen är bolagets, och intäkten och momsen hör till bolaget på försäljningsdagen, oavsett vart pengarna tog vägen. Samtidigt har ägaren tagit emot pengar som tillhör bolaget, och det är en fordran på ägaren fram till dess att de förs över.

Bokförs ingenting alls saknas både intäkten och momsen i bolaget. Det är inte ett formfel, det är oredovisad försäljning. Bokförs bara överföringen när den väl sker hamnar intäkten dessutom i fel period.

Rutinen är därför värd att sätta även om det bara händer någon gång: betalningen registreras som försäljning när den sker, motposten är en fordran på ägaren, och överföringen nollar fordran. Då syns det också hur ofta det händer.

En återbetalning till en kund är en minskning av försäljningen och av den utgående momsen, inte en kostnad. Att den går tillbaka samma väg som den kom ändrar ingenting i den bedömningen.

En betalning som kommit fel, till exempel från någon som swishat till fel nummer, är inte en intäkt alls. Den är en skuld tills den betalats tillbaka. Bokförs den som försäljning redovisas moms på något som aldrig sålts.

Avgifter för betaltjänster från en svensk bank faktureras normalt utan moms, eftersom bank- och finansieringstjänster är undantagna. Vad det innebär för avdraget beskrivs närmare i genomgången av Klarna och avgifter utan moms att dra.

Vi ser till att underlaget finns där försäljningen sker, inte där betalningen landar, och att Swish följs som eget betalsätt så att dagen går att stämma av. Har betalningar tagits emot privat lägger vi upp fordran och en rutin för hur det hanteras nästa gång.

Kameral är FAR-auktoriserad redovisningsbyrå och Fortnox-certifierade. Uppsättningen görs av någon som arbetar i systemet dagligen och som svarar för att den håller vid en granskning.