Kassaregister: vem måste ha ett, och vad som räknas som kontant betalning

Ordet kontant får många att tänka på sedlar och mynt. Kravet på kassaregister utgår från om betalningen sker på plats vid köpet, oavsett om pengarna är fysiska.

Skatteverket skriver att företag som tar emot kontant- eller kortbetalningar måste registrera försäljningen i ett kassaregister. Till kontant betalning räknas betalning med sedlar och mynt, presentkort och kuponger. Kravet omfattar även betalning med konto- eller kreditkort och andra elektroniska betaltjänster som Swish.

Den sista delen brukar överraska. Många tror att kassaregister bara gäller kontanthantering, och att en verksamhet som slutat ta emot sedlar slipper kravet. En butik som bara tar kort och Swish omfattas fullt ut.

Fakturerad försäljning omfattas däremot inte. Ett bolag som fakturerar allt behöver inget kassaregister, oavsett hur stor omsättningen är. Det är betalsättet som styr kravet.

Undantaget för liten försäljning är formulerat så här: ni behöver inte ha ett tillverkardeklarerat kassaregister om ni säljer varor eller tjänster kontant eller mot betalning med kontokort för högst fyra prisbasbelopp inklusive moms under ett räkenskapsår på tolv månader.

Fyra prisbasbelopp motsvarar 236 800 kronor för 2026. Beloppet ändras varje år eftersom prisbasbeloppet gör det. Kontrollera därför gränsen varje januari.

Två saker är lätta att missa. Gränsen avser bara den kontanta och kortbetalda försäljningen, så resten av omsättningen räknas inte med. Och beloppet räknas inklusive moms.

Utöver beloppsgränsen finns undantag som gäller oavsett hur stor försäljningen är.

Kassaregistret ersätter inte bokföringen. Det registrerar varje försäljning i det ögonblick den sker, och underlaget till bokföringen kommer sedan i form av dagsrapporter.

Bokföringen bygger på dagsrapporten. Insättningen på banken används för avstämningen. Dagens registrerade försäljning ska gå ihop med det som sätts in eller kommer via betalsättens utbetalningar. Gör den inte det finns ett fel att leta efter, och då är det kassaregistret som är facit.

Därför behöver varje betalsätt kunna följas separat. Kontanter, kort och Swish kommer in vid olika tidpunkter och på olika vägar, och läggs de ihop går dagen inte att stämma av. Varför kortterminalens egen rapport inte kan vara dagens underlag har vi beskrivit i artikeln om kortterminalen och kassaregistret.

En Swishbetalning ska registreras som Swish. Registreras den som kontant eller kort stämmer totalsumman, men avstämningen mot inbetalningarna går inte ihop, eftersom varje betalsätt kommer in på sitt eget sätt. Vad som saknas i en Swishavisering, och hur underlaget skapas i stället, har vi beskrivit i artikeln om Swish i bokföringen.

Därför är felet svårt att upptäcka i efterhand. Dagens summa ser riktig ut i kassaregistret och i resultaträkningen. Det som inte går ihop är kontoutdraget, och det jämför ingen förrän vid bokslutet.

Vi avgör om kravet gäller er innan försäljningen börjar. Vi sätter upp konton per betalsätt så att dagen går att stämma av, och gör avstämningen till en löpande rutin under året så att den inte hamnar vid bokslutet. Ligger försäljningen nära beloppsgränsen bevakar vi den, eftersom gränsen flyttar sig varje år.

Kameral är FAR-auktoriserad redovisningsbyrå och Fortnox-certifierad. Uppsättningen görs av någon som arbetar i systemet dagligen och som svarar för att den håller vid en granskning.