Kassaregister: vem måste ha ett, och vad som räknas som kontant betalning

Ordet kontant leder fel. Kravet på kassaregister utgår inte från om pengarna är fysiska, utan från om betalningen sker på plats vid köpet.

Skatteverket skriver att företag som tar emot kontant- eller kortbetalningar måste registrera försäljningen i ett kassaregister. Till kontant betalning räknas betalning med sedlar och mynt, presentkort och kuponger. Kravet omfattar även betalning med konto- eller kreditkort och andra elektroniska betaltjänster som Swish.

Det är den sista delen som överraskar. Många utgår från att kassaregister är en kontanthanteringsfråga och att en verksamhet som slutat ta emot sedlar därmed är fri. Så är det inte. En butik som bara tar kort och Swish omfattas fullt ut.

Omvänt gäller att fakturerad försäljning inte omfattas. Ett bolag som fakturerar allt behöver inget kassaregister, oavsett hur stor omsättningen är. Det är alltså betalsättet som avgör, inte storleken på verksamheten.

Undantaget för liten försäljning är formulerat så här: ni behöver inte ha ett tillverkardeklarerat kassaregister om ni säljer varor eller tjänster kontant eller mot betalning med kontokort för högst fyra prisbasbelopp inklusive moms under ett räkenskapsår på tolv månader.

Fyra prisbasbelopp och vad de styr för 2026 motsvarar 236 800 kronor. Beloppet ändras varje år eftersom prisbasbeloppet gör det, vilket betyder att gränsen behöver kontrolleras varje januari och inte antas ligga still.

Två saker är lätta att missa. Gränsen avser bara den kontanta och kortbetalda försäljningen, inte hela omsättningen. Och den räknas inklusive moms, inte exklusive.

Utöver beloppsgränsen finns undantag som gäller oavsett hur stor försäljningen är.

Ett kassaregister är inte bokföring. Det är en registrering av varje försäljning i det ögonblick den sker, och underlaget till bokföringen kommer därefter i form av dagsrapporter.

Bokföringen bygger på dagsrapporten, inte på insättningen på banken. Skillnaden mellan dagens registrerade försäljning och det som sätts in eller kommer via betalsättens utbetalningar är en avstämning som ska gå ihop. Gör den inte det finns ett fel att leta efter, och det är kassaregistret som utgör facit.

Därför behöver varje betalsätt kunna följas separat. Kontanter, kort och Swish kommer in vid olika tidpunkter och på olika vägar, och läggs de ihop går dagen inte att stämma av.

En Swishbetalning ska registreras som Swish, inte som kontant eller kort. Registreras den som fel betalsätt stämmer visserligen totalsumman, men avstämningen mot inbetalningarna gör det inte, eftersom varje betalsätt kommer in på sitt eget sätt. Vad som saknas i en Swishavisering, och hur underlaget skapas i stället, behandlas i genomgången av Swish i bokföringen.

Det är också det som gör felet svårt att upptäcka i efterhand. Dagens summa ser riktig ut i kassaregistret och i resultaträkningen, och det som inte går ihop är kontoutdraget, som ingen jämför förrän vid bokslutet.

Vi avgör om kravet gäller er innan försäljningen börjar, sätter upp konton per betalsätt så att dagen går att stämma av, och lägger avstämningen som en löpande rutin i stället för en post vid bokslutet. Ligger försäljningen nära beloppsgränsen bevakar vi den, eftersom gränsen flyttar sig varje år.

Kameral är FAR-auktoriserad redovisningsbyrå och Fortnox-certifierade. Uppsättningen görs av någon som arbetar i systemet dagligen och som svarar för att den håller vid en granskning.