Bokföring för Klarna: fordran ligger hos Klarna, inte hos kunden

Klarna Bank AB är ett svenskt bankaktiebolag med tillstånd att driva bankrörelse. Det är inte en betalningsförmedlare i samma mening som en kortinlösare, utan en kreditgivare som går in mellan butiken och konsumenten.

Praktiskt betyder det att fordran normalt flyttar. Godkänns köpet har butiken en fordran på Klarna, inte på den som handlade. Konsumentens betalningsplan, om den betalar direkt eller delat upp över flera månader, påverkar då varken butikens intäkt eller butikens fordran.

Vem som bär kreditrisken framgår av avtalet och det är den frågan som avgör konteringen. Ligger risken hos Klarna ska ingen reservering för osäkra kundfordringar göras på de köpen. Ligger den kvar hos butiken ska den göras. Det går inte att avgöra utan att läsa avtalet, och det är värt att göra en gång i stället för att gissa varje bokslut.

Klarna skriver själva att avgifterna dras av vid utbetalning. I äldre uppsättningar dras enbart transaktionsavgiften vid utbetalning medan övriga avgifter faktureras separat.

Det betyder att beloppet på bankraden är netto och att underlaget för bokföringen är avräkningsrapporten, inte kontoutdraget. Samma princip gäller för andra betalsätt, och den beskrivs närmare i genomgången av hur en Shopify-butik bokförs.

Har butiken flera betalsätt behövs ett eget avräkningskonto per leverantör. De betalar ut vid olika tidpunkter, med olika avgiftsstruktur, och ett gemensamt konto går inte att stämma av.

Det vanligaste felet i Klarna-bokföringen är att avgifterna bokförs som ett vanligt svenskt inköp med ingående moms. Det ger ett momsavdrag som inte finns.

Två saker gör Klarna annorlunda än utländska leverantörer. Klarna är svenskt, så det är aldrig fråga om omvänd betalningsskyldighet. Och bank- och finansieringstjänster är undantagna från moms, vilket gäller både beviljande av krediter och transaktioner rörande betalningar och överföringar.

Grundregeln är enkel och tål att sägas rakt ut: ni får bara dra av moms som faktiskt står angiven på ett underlag från leverantören. Står det ingen moms på Klarnas avräkning eller faktura finns ingen moms att dra, oavsett vad kontoplanens standardkonto föreslår.

Alla poster från Klarna behöver dock inte vara finansiella tjänster. Köps något som inte är betalning eller kredit kan det vara momspliktigt. Avgörandet görs på vad posten avser och på vad underlaget säger, inte på avsändaren. Hur avdragen sedan redovisas framgår av guiden till momsdeklarationen.

En retur som går tillbaka genom Klarna är fortfarande butikens retur. Försäljningen och den utgående momsen ska minskas i butikens bokföring även om det är Klarna som hanterar återbetalningen mot konsumenten. Att posten syns som ett avdrag på nästa avräkning gör den inte till en kostnad.

Ett köp som konsumenten aldrig betalar behandlas olika beroende på var risken ligger. Har Klarna tagit över fordran är butikens intäkt oberörd, och det som händer mellan Klarna och konsumenten är inte butikens affärshändelse. Ligger risken kvar hos butiken uppstår i stället en kundförlust med den momseffekt det får.

Det är samma fråga som i första avsnittet, och det är därför den är värd att avgöra en gång och skriva ned. Två butiker med samma omsättning kan ha helt olika balansräkning beroende på hur avtalet ser ut.

Vi börjar med avtalet, eftersom det avgör var fordran ligger och därmed hela konteringen. Sedan sätts avräkningskonto per betalsätt upp, avgifterna får ett konto utan momskod, och avstämningen görs mot avräkningsrapporten varje månad.

Kameral är FAR-auktoriserad redovisningsbyrå och Fortnox-certifierade. Uppsättningen görs av någon som arbetar i systemet dagligen och som svarar för att den håller vid en granskning.