Redovisningsbyrå · Västerås
Redovisning för bolag med långa åtaganden och tungt lager
FAR-auktoriserad redovisningsbyrå för automations-, el- och maskinbyggarbolag i Västerås. Projektredovisning, bokslut, lön och CFO-stöd.
VästeråsKöping och SalaDigital leverans
- Milstolpar
- Upparbetat
- Betalningen följer avtalade milstolpar och sammanfaller sällan med nedlagt arbete. Intäkten hör till arbetet, inte till fakturan.
- Lagret
- Självkostnad
- Råvara, halvfabrikat och pågående arbete värderas till självkostnad med rimligt pålägg och prövas mot inkurans.
- Export
- EUR/USD
- Fakturering i utländsk valuta ger kursdifferenser som ska hållas åtskilda från rörelsemarginalen.
Utgångspunkt
Underleverantörer i energins och automationens kedjor
Västerås präglas av energiteknik, automation och elektrifiering. Kommunen anger ABB, ICA Sverige, Hitachi Energy, Alstom och Westinghouse bland de största privata arbetsgivarna, jämte Mälardalens universitet.
Vår vardag ligger ett steg in i de kedjorna: ägarledda automations-, el- och styrsystemsbolag, maskinbyggare, legotillverkare, installationsföretag och tekniska konsulter på uppdrag. Det är bolag med långa åtaganden, lager i olika förädlingsgrader och kunder som ställer dokumentationskrav. Ett åtagande mot kraft- eller tågindustrin sträcker sig ofta över flera räkenskapsår, betalningen kommer i milstolpar, garantiåtagandet ligger kvar efter leverans och viten finns i avtalet. En redovisning som bara följer fakturaflödet visar då ett resultat som ännu inte är intjänat. Bokföringen behöver därför byggas kring projekt och lager, inte bara kring månadens verifikat.
- Projektet bär resultatet
- Upparbetad kostnad ställs mot beräknad totalkostnad, inte mot faktureringsplanen.
- Lagret är en princip
- Värderingen sätts en gång och används år efter år.
- Kända kostnader tas tidigt
- Garanti, förlustrisk och viten reserveras när de uppstår.
Vanliga lägen
Fyra situationer där Västeråsbolag hör av sig
Det som utlöser samtalet är oftast ett åtagande som vuxit ur den gamla redovisningen: en leverans som sträcker sig över årsskiftet, ett lager som blivit stort eller en första exportorder.
- 01
Betalningen följer milstolpar, inte arbetet
När betalningen följer avtalade milstolpar sammanfaller den sällan med nedlagt arbete. Vi tillämpar successiv vinstavräkning där avtalet motiverar det, och gör reserveringar för garantiåtaganden, förlustrisk och avtalade viten så att kända framtida kostnader belastar rätt period i stället för att dyka upp efter leverans.
- 02
Lageruppbyggnaden ser ut som ett resultat
Råvara, halvfabrikat och pågående arbete ska värderas till självkostnad med rimligt pålägg och prövas mot inkurans. Vi sätter en värderingsprincip som håller år efter år, och gör att lageruppbyggnaden syns som just lageruppbyggnad i månadsrapporten och inte som ett förbättrat resultat.
- 03
Beställaren kräver spårbarhet i underlagen
Leveranser till kärnkrafts- och kraftindustrin kräver dokumentation som kan följas i efterhand. Attest, materialintyg och ändringar behöver kopplas till affären. Vi bygger en struktur i dokument- och fakturaflödet så att revision och kundgranskning kan besvaras utan sökarbete.
- 04
Faktureringen sker i EUR och USD
Fakturering i utländsk valuta ger kursdifferenser som lätt hamnar utspridda och osynliga. Vi separerar dem från rörelsemarginalen och går igenom om säkringsredovisning är motiverad, eller om det räcker att styra valutarisken genom villkoren i avtalet.
Innehåll
Posterna som avgör vad ett projektår faktiskt gav
Projekt och reserveringar
- Successiv vinstavräkning tillämpas där avtalet motiverar det, med upparbetad kostnad ställd mot beräknad totalkostnad.
- Skillnaden mot fakturerat redovisas som upparbetad men ej fakturerad intäkt eller som förskott, beroende på riktning.
- Garantireservering byggs utifrån utfallet i tidigare leveranser, inte utifrån en schablon.
- Avtalade viten och förlustrisker tas upp när de blir sannolika.
- Klusterprojekt med Vinnova- eller EU-medel läggs upp med separat projektredovisning och periodisering av bidraget mot kostnaden.
En reservering som görs först efter leverans flyttar kostnaden till en period där intäkten redan är tagen. Marginalen på projektet blir då fel i båda åren.
Lager, valuta och underlag
- Råvara, halvfabrikat och pågående arbete värderas till självkostnad med skäligt pålägg för indirekta tillverkningskostnader.
- Värderingen prövas mot nettoförsäljningsvärdet och mot inkurans, och kalkylen dokumenteras så att principen håller mellan åren.
- Fordringar och skulder i utländsk valuta räknas om på balansdagen och kursdifferensen redovisas skilt från rörelseresultatet.
- Behovet av säkringsredovisning prövas mot exponeringens storlek, terminsavtal och valutaklausuler i kundavtalen.
- Attest, materialintyg och ändringsbeställningar kopplas till order och faktura så att spårbarhetskraven kan besvaras.
Lagervärderingen är den post där ett litet metodval får störst genomslag på resultatet i ett maskinbyggarbolag.
Vår ståndpunkt
Ett fakturerat belopp är inte detsamma som ett intjänat
I ett bolag som levererar mot milstolpar är faktureringsplanen en betalningsöverenskommelse, inte en beskrivning av hur arbetet går. Redovisas intäkten när fakturan skickas ser ett projekt starkt ut i början och svagt i slutet, oavsett hur kalkylen faktiskt utvecklas. Vi ställer upparbetad kostnad mot beräknad totalkostnad varje period och reserverar för garanti och viten löpande.
- Intäkten följer arbetet, inte milstolpen.
- Kända framtida kostnader belastar samma period som intäkten.
Verksamheter
Var upplägget gör störst skillnad
De ägarledda bolagen här levererar in i de stora industrikedjorna. Det avgör både vilka krav som ställs på underlagen och hur långt fram i tiden resultatet avgörs.
Automation och styrsystem
Automations- och styrsystemsbolag med projektleveranser - successiv vinstavräkning, garantireserveringar och avtalsviten.
El, kraft och elektrifiering
Elentreprenörer och kraftleverantörer - långa åtaganden, milstolpsfakturering och dokumentationskrav i leveranskedjan.
Maskinbyggare och legotillverkning
Verkstads- och legobolag - lagervärdering av råvara och pågående arbete, inkurans samt kalkyl per order.
Tekniska konsulter
Ingenjörs- och konsultbolag på uppdrag i industrikedjan - beläggning, marginal per uppdrag och fakturering mot avtal.
Så går det till
Projektredovisning som håller över flera räkenskapsår
Vi börjar med att veta vad som är intjänat och vad som bara är fakturerat, innan vi tar över driften.
- 01
Steg ett
Genomgång
Pågående åtaganden, lagervärdering, reserveringar och tidigare bokslut gås igenom innan vi lämnar förslag.
- 02
Steg två
Överlämning
Byter ni från en annan byrå hämtar vi underlagen, kontrollerar ingående balanser och sköter kontakten under övergången.
- 03
Steg tre
Projekt- och lageruppsättning
Projektdimensioner, värderingsprinciper för lager, reserveringsmodell och attestflöde sätts upp innan första perioden bokförs.
- 04
Steg fyra
Årshjul
Löpande redovisning, moms- och arbetsgivardeklaration, kvartalsvis avstämning av lager och projekt samt bokslut och årsredovisning.
Ordningsföljden vid ett byte, och vad tidplanen styrs av, beskrivs i guiden till att byta redovisningsbyrå.
Rapportering
Månadsrapporten ska visa marginalen per projekt
Månadsrapporten visar marginal per projekt, lagerbindning och likviditet framåt. I ett bolag med långa åtaganden är det de tre måtten som avgör om nästa order går att ta.
Vill ni ha stöd i investerings- och prisbeslut kopplar vi på ekonomirådgivning eller CFO-tjänster, så att kalkylen prövas innan åtagandet tecknas i stället för efter att det levererats.
Vi arbetar digitalt i Fortnox eller Visma, och genomgångarna hålls via video.
Läs vidare
Frågor som besvaras utförligare på annan plats
Vanliga frågor
Frågor från bolag i Västmanland
Vi fakturerar mot milstolpar. När är intäkten intjänad?
Hur reserverar vi för garantiåtaganden och viten?
Hur värderas pågående arbete hos en maskinbyggare?
Vi fakturerar i euro och dollar. Hur hanteras kursdifferenserna?
Hur redovisas ett klusterprojekt med Vinnova- eller EU-finansiering?
Vad krävs av dokumentationen vid leveranser till kraft- och kärnkraftsindustrin?
Se hur projekt och lager skulle redovisas hos er
Berätta hur era projekt och leveranser ser ut, så återkommer vi med ett förslag och en fast månadsavgift.
FAR-auktoriserad redovisningsbyrå · Fortnox-certifierad partner