Hoppa till huvudinnehåll

Redovisningsbyrå · Luleå

Redovisning för bolag som lever på projekt och upphandlingar

FAR-auktoriserad redovisningsbyrå för Luleå och Norrbotten. Vi arbetar med bygg, industriservice, transport och teknikkonsulter - verksamheter vars intäkter kommer från fleråriga projekt och från offentliga beställare.

Boka ett samtalFå ett prisförslag

LuleåBoden och PiteåDigital leverans

Tre uppgifter om arbetsmarknaden här
Största arbetsgivaren
17,9 %
Luleå kommun har 8 375 anställda, vilket motsvarar knappt en femtedel av de omkring 46 900 sysselsatta i kommunen.
Källa: SCB via Regionfakta, 2025
Efter kommunen
Offentligt
Region Norrbotten 4 275 anställda och Luleå tekniska universitet 1 575. Först därefter kommer industrin: SSAB EMEA 1 275, Försvarsmakten 675 och Ferruform 525.
Källa: SCB via Regionfakta, 2025
SSAB:s minimill
2029
Investeringsbeslutet om en fossilfri minimill i Luleå fattades i april 2024 och omfattar omkring 50 miljarder kronor, med produktionsstart i slutet av 2029.
Källa: SSAB

Utgångspunkt

Luleå är en förvaltnings- och universitetsstad med tung industri i utkanten

Bilden av Luleå som industristad stämmer på investeringsvolymerna men inte på sysselsättningen. Enligt SCB via Regionfakta arbetar fler i kommunen, regionen och vid universitetet än i industrin.

Det får praktiska följder för ett ägarlett bolag. Den som levererar här har i regel två sorters kunder: ett fåtal stora industriprojekt och den offentliga sektorn via upphandling. Båda betalar mot avtal snarare än mot offert, båda ställer krav på hur underlaget ser ut och båda binder kapital under lång tid innan slutlikviden kommer. Redovisningen behöver därför byggas kring projekt och avtal, inte kring månadens verifikatbunt.

Projekt som bärare
Kostnad, tid och fakturering följs per projekt över hela cykeln.
Avtalet styr fakturan
Upphandlingsvillkoren avgör format, referenser och underlag.
Prognos över investeringen
Likviditeten planeras över projektets längd, inte över kvartalet.

Vanliga lägen

Fem situationer där norrbottniska bolag hör av sig

Det som utlöser samtalet är oftast ett projekt som vuxit, ett avtal som ställer nya krav eller en tidplan som flyttats.

  1. 01

    Projektet löper över flera år

    Nedlagda kostnader och fakturerat belopp följer inte varandra, och resultatet går inte att bedöma förrän vid slutbesiktningen. Vi lägger upp pågående arbeten så att upparbetning och fakturering kan följas per projekt varje månad.

    pågående arbeten i bokföringen

  2. 02

    ÄTA-arbeten är utförda men inte godkända

    Beloppen finns i tidrapporterna men inte i något beslut. Vi skiljer godkända tillägg från bestridda poster och prövar de senare för nedskrivning i stället för att låta dem ligga till fullt värde.

    löpande redovisning

  3. 03

    En annonserad tidplan har flyttats

    Bemanning och maskiner är på plats för en order som ännu inte kommit. Vi räknar om likviditeten utifrån vad som faktiskt är avtalat och tar fram vad en förskjutning på två kvartal skulle innebära.

    CFO-stöd

  4. 04

    Personal hyrs in till ett större projekt

    Inhyrd och utländsk arbetskraft aktualiserar reglerna om ekonomisk arbetsgivare och därmed skatteavdrag och registrering. Vi går igenom upplägget innan personalen börjar.

    löneadministration

  5. 05

    Bolaget vinner sitt första ramavtal

    Kraven på fakturaformat, prisbilagor och uppföljning är högre än i privat handel, och betalningen kommer senare. Vi sätter upp faktureringen efter avtalet och räknar på vad kredittiden binder.

    ekonomisk rådgivning

Innehåll

Posterna som styr resultatet i ett projektbolag

Projekt och anläggningar

  • Pågående arbeten redovisas per projekt, med nedlagd kostnad och upparbetad tid ställd mot fakturerat belopp.
  • Successiv vinstavräkning förutsätter att utfallet kan beräknas tillförlitligt; annars redovisas resultatet först vid färdigställandet.
  • ÄTA-arbeten intäktsförs när godkännande är sannolikt och beloppet går att beräkna, och tvistiga poster hålls åtskilda.
  • Anläggningsregistret hålls uppdaterat med avskrivningsplaner som speglar faktisk nyttjandeperiod.
  • Avsättningar för garantiåtaganden och återställning redovisas när åtagandet finns och beloppet kan uppskattas tillförlitligt.
  • Likviditetsprognosen läggs över hela investeringsperioden, eftersom en maskin sällan betalar sig inom ett kvartal.

Uppdelningen mellan projekt måste göras när kostnaden bokförs. Den går inte att lägga in i efterhand utan att bedömningen blir en uppskattning.

Offentliga kunder och personal

  • Villkoren i den upphandling som ligger till grund för avtalet styr fakturaformat, referenser och vilka underlag som ska bifogas.
  • Ett underlag per avtal gör att fakturering och beställning går att stämma av även långt efter leverans.
  • Kredittiden i offentliga avtal förskjuter ofta betalningen och behöver räknas in i rörelsekapitalet innan avtalet tecknas.
  • Traktamente är skattefritt vid tjänsteresa med övernattning utanför den vanliga verksamhetsorten, enligt Skatteverkets årliga schablonbelopp.
  • Reseräkningar med syfte, ort och tid skapas i löneprocessen, inte i efterhand inför en kontroll.
  • Inhyrd och utländsk arbetskraft omfattas av reglerna om ekonomisk arbetsgivare, vilket medför skattskyldighet i Sverige från första arbetsdagen. Undantaget gäller arbete i högst 15 sammanhängande dagar och högst 45 dagar sammanlagt under ett kalenderår.

Personalfrågorna i den här typen av verksamhet är sällan svåra i sak. De blir dyra när de upptäcks efter att arbetet redan utförts.

Vår ståndpunkt

Den som planerar efter en annonserad tidplan planerar efter någon annans pressmeddelande

Ett investeringsbeslut är inte en order. I Norrbotten har flera tidplaner flyttats de senaste åren, och kostnaden har burits av underleverantörer som redan anställt och köpt maskiner. Vi räknar därför på undertecknade avtal och behandlar aviserade projekt som ett scenario bland flera, inte som en intäktsprognos.

Boka ett samtalLäs om CFO-stöd
  • Prognosen bygger på avtalade volymer, inte på annonserade.
  • Vi visar vad en förskjuten start gör med kassan innan bemanningen utökas.

Verksamheter

Var upplägget gör störst skillnad

De ägarledda bolagen här är i praktiken underleverantörer till två saker: ett fåtal stora industriprojekt och den offentliga sektorn. Det avgör hur redovisningen behöver se ut.

Bygg och anläggning

Fleråriga projekt där upparbetning, fakturering och ÄTA-hantering avgör både resultat och likviditet. Vi lägger upp pågående arbeten per projekt och håller tvistiga poster åtskilda från godkända.

Bygg och anläggning - så lägger vi upp det

Industriservice och installation

Uppdrag mot ett fåtal stora beställare, ofta med inhyrd personal i topparna. Här styr avtalsvillkor, tidrapportering och personalhantering vad som går att fakturera och när.

Transport och logistik

Tunga anläggningstillgångar, avskrivningsplaner och drivmedelskostnader som rör sig snabbare än priserna i avtalen. Vi följer resultat per fordon och per uppdragsgivare.

Bemanning och teknikkonsult

Intäkten är sålda timmar och kostnaden är lön, vilket gör beläggning och prisnivå till hela ekonomistyrningen. Vi kopplar tidrapportering till fakturering och redovisar täckningsbidrag per uppdrag.

Så går det till

Vad som händer innan första rapporten

Tidsåtgången styrs av hur många projekt som pågår. Vi stämmer av tidplanen med er innan vi börjar.

  1. 01

    Steg ett

    Genomgång

    Pågående projekt, avtal med offentliga beställare, anläggningsregister och senaste bokslut gås igenom innan vi lämnar förslag.

  2. 02

    Steg två

    Överlämning

    Räkenskapsmaterial och SIE-filer hämtas in, ingående balanser kontrolleras post för post och nödvändiga ombudsbehörigheter registreras.

  3. 03

    Steg tre

    Projekt- och löneuppsättning

    Projektdimensioner, tidrapportering, traktamentshantering och faktureringsmallar enligt avtalen sätts upp innan första perioden bokförs.

  4. 04

    Steg fyra

    Årshjul

    Månatlig bokföring och projektavstämning, deklarationer enligt Skatteverkets datum och bokslut med årsredovisning till Bolagsverket.

Ska ett byte från nuvarande byrå göras mitt i ett projekt finns ordningsföljden beskriven i guiden till att byta redovisningsbyrå.

Rapportering

Månadsrapporten ska visa projekten, inte perioden

I ett projektbolag säger en resultatrapport för mars mycket lite. Kostnaderna hör till arbeten som faktureras senare, och faktureringen hör till arbeten som utfördes tidigare.

Vi rapporterar därför upparbetat värde mot fakturerat belopp per projekt, prognostiserat slutresultat jämfört med kalkyl och en sammanställning av tvistiga poster. Varje avvikelse förses med en förklaring, så att en försämrad kalkyl går att skilja från en förskjuten fakturering.

Utöver det följer vi kassan över hela investeringsperioden. För ett bolag som binder kapital i maskiner och pågående arbeten är det den siffran som avgör om nästa uppdrag går att ta, inte resultaträkningens sista rad.

Tjänsterna bakom

Vad ett upplägg består av

Innehållet bestäms av projektens längd, antalet anställda och vilka beställare ni fakturerar - inte av kommunen bolaget är registrerat i.

Vanliga frågor

Frågor från bolag i Norrbotten

Vi levererar till kommunen och regionen. Vad ställer det för krav på faktureringen?
Upphandlingsunderlaget styr både vad som får faktureras och hur. Referens, avtalsnummer, prisbilaga och krav på elektronisk faktura följer av avtalet, och avvikelser leder oftare till returnerad faktura än till dialog. Vi lägger upp faktureringen efter avtalstexten och håller ett underlag per avtal, så att avstämningen mot beställningen går att göra i efterhand.
Hur redovisas ett bygg- eller anläggningsprojekt som löper över årsskiftet?
Pågående arbeten redovisas antingen enligt färdigställandemetoden eller med successiv vinstavräkning, beroende på valt regelverk och på om utfallet kan beräknas tillförlitligt. Nedlagda kostnader, upparbetad tid och fakturerat belopp följs per projekt, och skillnaden mellan dem redovisas som fordran eller skuld i balansräkningen. Görs inte den uppdelningen löpande blir bokslutet en efterhandskonstruktion.
Hur hanteras ÄTA-arbeten och belopp som kunden bestrider?
Ett ÄTA-arbete intäktsförs först när det är sannolikt att beställaren godkänner det och beloppet kan beräknas. Bestridda fordringar hålls åtskilda och prövas för nedskrivning i stället för att ligga kvar till fullt värde i väntan på besked. Vi dokumenterar bedömningen per post så att den går att följa mellan åren.
Vad gäller när vi hyr in personal eller anlitar utländsk arbetskraft?
Sedan reglerna om ekonomisk arbetsgivare infördes bedöms skattskyldigheten utifrån vem arbetet utförs för, inte utifrån vem som betalar ut lönen. Det innebär att en utländsk arbetstagare som hyrs in till er verksamhet blir skattskyldig i Sverige från första dagen och att ni kan få skyldighet att göra skatteavdrag. Undantag finns: reglerna gäller inte om arbetet i Sverige pågår i högst 15 sammanhängande dagar och sammanlagt högst 45 dagar under ett kalenderår. Vi går igenom uppläggen innan de sätts i drift, eftersom rättelser i efterhand blir dyra.
Hur redovisas traktamenten och resor för personal på fältet?
Skattefritt traktamente förutsätter tjänsteresa med övernattning utanför den vanliga verksamhetsorten, och Skatteverket fastställer schablonbeloppen årligen. Reseräkningarna behöver visa syfte, ort och tidpunkt för att beloppen ska hålla vid en kontroll. Vi kopplar hanteringen till löneprocessen så att underlaget skapas när resan görs.
Vi ska investera i maskiner och fordon. Vad behöver finnas på plats?
Ett anläggningsregister med komponentindelning där det är motiverat, avskrivningsplaner som speglar faktisk nyttjandeperiod och en bedömning av om finansieringen är ett lån eller ett leasingavtal. Därtill en likviditetsplan som täcker hela avskrivningstiden, eftersom en maskin köpt för ett enskilt projekt annars belastar resultatet långt efter att projektet avslutats.
Hur fungerar samarbetet när ni sitter i Stockholm?
Ja. Bokföring, projektuppföljning och rapportering sker i era system och avstämningarna hålls via video, vilket i praktiken ger tätare kontakt än en kvartalsgenomgång hade gett.
Hur sätts avgiften?
Vi arbetar med fast månadsavgift som bestäms av antalet pågående projekt, hur många anställda som ska lönehanteras, om anläggningsregister och traktamenten ingår samt av volymen verifikat. Omfattningen skrivs ned innan arbetet börjar och ändras bara när verksamheten ändras.

Se hur projektredovisningen skulle byggas hos er

Första samtalet är utan kostnad. Utifrån projektportföljen, era avtal och personalsituationen beskriver vi hur upplägget bör se ut och vad det landar på.

Boka ett samtalFå ett prisförslag

FAR-auktoriserad redovisningsbyrå · Fortnox-certifierad partner

Vidare härifrån

Tjänster för Luleåbolag

Norrbottens industriomställning driver investeringar, underleverantörsled och nyanställningar.