Bokföring med Pleo: utan kvitto finns inget momsavdrag

Ett företagskort ger en transaktionsrad: belopp, datum, säljare. Det räcker för att veta att pengar lämnat bolaget. Det räcker inte för att veta vad som köptes, om det var till verksamheten, eller hur mycket av beloppet som var moms.

Skatteverket är rak på den punkten. För att få göra avdrag för moms måste det finnas ett underlag som visar att avdraget får göras, och det underlaget är en faktura eller ett kvitto där momsen är specificerad. Saknas underlaget kan avdraget nekas.

Det är därför kvittojakten inte är administrativ nit utan skillnaden mellan ett avdrag som håller och ett som inte gör det. Kostnaden i sig kan ofta styrkas på annat sätt. Momsen kan den inte.

För mindre köp räcker en förenklad faktura, och ett vanligt kassakvitto är oftast just det. En förenklad faktura får användas när totalbeloppet inte överstiger 4 000 kronor inklusive moms.

Men även en förenklad faktura måste innehålla fyra saker: datum för utfärdandet, en identifiering av säljaren genom registreringsnummer för moms, personnummer eller organisationsnummer, en identifiering av vilken typ av varor eller tjänster det gäller, och den moms som ska betalas eller uppgifter som gör det möjligt att beräkna den.

Ett kortkvitto från terminalen har sällan allt det. Det visar belopp och kort, inte alltid säljarens organisationsnummer och inte alltid momsen. Överstiger köpet 4 000 kronor inklusive moms räcker en förenklad faktura inte alls, då krävs en fullständig faktura där även köparen framgår. Det är det vanligaste enskilda skälet till att ett momsavdrag underkänns i efterhand.

Pengar som förs över till kortkontot har inte lämnat bolaget i resultaträkningens mening. De har bytt plats i balansräkningen och är en fordran tills de faktiskt används. Bokförs överföringen som en kostnad blir resultatet fel i den ena månaden och lika fel i den andra.

Samma resonemang gäller för saldon hos betalleverantörer och beskrivs närmare i genomgången av hur Stripe bokförs.

Ett företagskort används oftast till just det som köps utomlands: molntjänster, annonser, verktyg och programvara. Fakturan kommer då utan moms, och det är köparen som ska räkna fram och redovisa den svenska momsen.

Det gäller även Pleos egen avgift. Pleo fakturerar från Danmark och tillämpar omvänd betalningsskyldighet mot kunder i andra EU-länder, alltså utan moms på fakturan.

Felet är detsamma varje gång: ett utländskt inköp bokförs som ett svenskt med ingående moms. Då dras moms som aldrig fakturerats, samtidigt som den utgående momsen aldrig redovisas. Hur redovisningen ska göras framgår av genomgången av momsdeklarationen och dess datum.

Ett köp den tjugonionde december är en decemberkostnad även om kvittot laddas upp den nionde januari. Väntar bokföringen på underlaget hamnar kostnaden i fel år, och det är just kring bokslutet som eftersläpningen är som störst.

Rutinen ska därför gå åt andra hållet: transaktionerna bokförs löpande och kvittona kopplas till dem, inte tvärtom. Det som saknas underlag vid periodens slut ska vara en känd lista, inte en obehaglig överraskning i mars.

Ett privat inköp med bolagets kort är inte bolagets kostnad, oavsett hur litet beloppet är. Det är pengar som ska tillbaka, och fram till dess är det en fordran på den som handlat.

Bokförs det som en kostnad blir tre saker fel: resultatet, momsavdraget och underlaget. Att i stället lägga det på ett avräkningskonto mot personen tar tio sekunder och gör frågan hanterad i stället för gömd.

Vi sätter upp kortkontot som eget balanskonto, lägger en fast rutin för när underlag ska vara inne, och går igenom vilka återkommande köp som är utländska så att momskoden blir rätt från början i stället för att rättas i efterhand. Listan över transaktioner utan underlag går ut varje månad, inte vid bokslutet.

Kameral är FAR-auktoriserad redovisningsbyrå och Fortnox-certifierade. Uppsättningen görs av någon som arbetar i systemet dagligen och som svarar för att den håller vid en granskning.