Ett digitalt bokföringsverktyg är ett program där affärshändelser registreras löpande och där posterna inte går att ändra i efterhand. Lagen kräver inte att ni använder ett program. Bokföring i ett kalkylark som Excel är däremot inte tillåten, eftersom registreringen där kan ändras. Välj verktyg efter volym, efter vilka flöden som ska automatiseras (bank, kvitton, leverantörsfakturor, fakturering, lön) och efter hur ni vill arbeta med er redovisningsbyrå. Programmet tar hand om inflödet av data. Periodisering, moms i gränsfall, avstämningar och bokslut kräver bedömningar som programmet inte gör.
Vad lagen kräver av verktyget
Innan ni jämför funktioner är det bra att veta vad som är reglerat. Bokföringsnämnden, som utvecklar god redovisningssed, svarar tydligt på de två vanligaste frågorna.
Det finns inget krav på att bokföringen sker i ett bokföringsprogram. Manuell bokföring på dagboksblad är tillåten. Däremot är det inte tillåtet att bokföra i ett program där registreringen kan ändras i efterhand, och Bokföringsnämnden nämner Excel som exempel. Det är den viktigaste tekniska skillnaden. Ett bokföringssystem ska hålla ordning på vad som registrerats, när och av vem.
Bokföringsnämnden rekommenderar inte något enskilt program. Alla "bäst i test"-listor är alltså någons egen åsikt och ingen myndighetsbedömning. Det gäller även den här artikeln.
Ansvaret ligger kvar hos er
Enligt Bokföringsnämnden har ni kvar ansvaret för att bokföringen sköts korrekt, även om ni tar hjälp med den. I ett aktiebolag ligger det övergripande ansvaret hos styrelsen. Ett program med hög automatiseringsgrad tar över en del av arbetet, men ansvaret ligger kvar hos bolaget.
Bokföringsnämnden om bokföringsprogram · Bokföringsnämnden om bokföringsskyldighet och ansvar
Arkiveringen gäller i sju år, även i molnet
Räkenskapsinformation ska sparas i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Med brutet räkenskapsår 1 juli till 30 juni blir det sju år och sex månader. Reglerna finns i 7 kap. bokföringslagen och gäller lika mycket för en molntjänst som för en pärm.
Fotar eller skannar ni ett papperskvitto får originalet kastas endast om överföringen inte innebär risk för att uppgifterna förändras eller försvinner. Tar företaget emot samma kvitto i både pappersform och elektronisk form i nära anslutning till varandra får ni däremot välja vilken form som sparas. Därför spelar det roll hur ett verktyg lagrar underlagen och hur de kopplas till verifikationerna. Att appen kan ta en bild räcker inte.
Byter ni system måste åtkomsten till historiken alltså finnas kvar under hela arkiveringstiden. Säg inte upp det gamla abonnemanget förrän historiken är säkrad på annat sätt.
Bokföringsnämndens frågor och svar om arkivering · BFN:s vägledning Bokföring
Fyra typer av lösningar, och vem de passar
Vi rangordnar inga varumärken. Det är mer användbart att reda ut vilken typ av lösning ni behöver. När ett byte av program slutar med missnöje beror det oftast på att bolaget valt fel typ av lösning, mer sällan på leverantören.
| Typ av lösning | Passar | Att tänka på |
|---|---|---|
| Enkelt molnprogram för egen bokföring | Enskild firma och mindre AB med få verifikationer och enkel verksamhet | Räcker sällan hela vägen genom bokslut och deklaration utan stöd |
| Plattform med bank, fakturering och lön | Bolag med anställda, kundfakturering och löpande leverantörsflöden | Kostnaden beror på vilka moduler som aktiveras, så jämför hela paketet |
| Plattform delad med redovisningsbyrå | Bolag som vill ha löpande stöd men behålla insyn i realtid | Kräver att roller och behörigheter är genomtänkta från start |
| Kärnsystem med integrationer | E-handel, SaaS och verksamheter med kassasystem eller många ordrar | Integrationen är det stora arbetet, och avstämningen mot betalväxlar måste fungera |
De etablerade programmen på svenska marknaden
Beskrivningarna bygger bara på sådant som går att läsa på leverantörens egen webbplats. Funktioner, paketering och priser ändras ofta, så kontrollera aktuella uppgifter direkt hos leverantören innan ni bestämmer er. Vi anger inga priser, eftersom en prisuppgift i en artikel snabbt blir fel.
Fortnox
Fortnox beskriver sitt bokföringsprogram som en molnlösning som kopplas till bank- och skattekonto, där transaktioner läses in automatiskt och till stor del bokförs automatiskt, med digital hantering av leverantörsfakturor. Bokföringsprogrammet säljs i paket tillsammans med andra program, exempelvis fakturering och lön.
Fortnox passar när flera flöden ska hänga ihop och när en redovisningsbyrå ska arbeta i samma miljö. Kameral är Fortnox-certifierade och arbetar dagligen i plattformen. Därför känner vi den bättre än andra system, och det är bra att veta när ni läser en jämförelse som en byrå har skrivit.
Fortnox egen beskrivning av bokföringsprogrammet
Bokio
Bokio beskriver ett program med färdiga bokföringsmallar, kvitton som fotas i mobilen, automatiska rapporter som huvudbok, balans-, resultat- och momsrapport, samt stöd för bokslut med digital årsredovisning via integration och SRU-filer för deklarationen.
Bokio passar företagare som vill göra mycket själva i en enkel miljö, till exempel en enskild firma eller ett nystartat bolag med få affärshändelser. Ju fler specialfall bolaget har, som lager, valuta, projekt eller koncern, desto tidigare räcker den enkla modellen inte till.
Bokios egen beskrivning av bokföringsprogrammet
Visma och övriga alternativ
Visma eEkonomi är ett av de mest använda programmen bland svenska småföretag. Därutöver finns bland annat Björn Lundén, Speedledger och ett antal branschspecifika system. Utgå från leverantörens egna sidor och testa gärna en demo med era egna underlag innan ni bestämmer er.
För- och nackdelar med att bokföra själv i ett digitalt verktyg
Oftast handlar valet om var gränsen mellan er och byrån ska gå. Så här brukar de två ytterlägena se ut.
Egen bokföring i verktyget
- Låg löpande kostnad och full insyn i detaljerna
- Snabb återkoppling, eftersom ni ser affären när den händer
- Kräver egen tid varje vecka, även när ingen deadline närmar sig
- Fel upptäcks ofta först vid bokslutet, när de kostar mest att rätta
Verktyg plus redovisningsbyrå
- Avstämningar och moms görs löpande av någon som gör det ofta
- Bokslut och deklaration blir en fortsättning på det löpande arbetet
- Högre löpande kostnad än enbart en licens
- Kräver att ni levererar underlag i tid för att automatiken ska ge effekt
Vill ni sköta mer själva har vi beskrivit vad som krävs, och var det brukar gå fel, på sidan om bokslut efter egen bokföring. Vill ni i stället förstå hur den löpande bokföringen hänger ihop från verifikation till bokslut finns vår guide till bokföring.
Fem frågor att ställa innan ni väljer
- Hur många verifikationer per månad? Volymen styr om automatiken är en bekvämlighet eller en nödvändighet.
- Vilka flöden ska in automatiskt? Bank, kort, kvitton, leverantörsfakturor, kundfakturor, lön, e-handel.
- Vem gör vad? Bestäm rollerna innan ni väljer system.
- Vilka integrationer måste finnas? En saknad koppling till kassasystem eller betalväxel blir manuellt arbete varje månad.
- Hur ser exit ut? Kan ni få ut data och behålla åtkomst till historiken i sju år?
Ett vanligt misstag är att välja utifrån gränssnittet i en demo. Testa i stället med era egna underlag: en typisk leverantörsfaktura, en utlandsbetalning, en kundfaktura med avvikande moms. Det är där skillnaderna mellan systemen syns.
Hur vi ser på valet av system
Vår erfarenhet är att systemet sällan styr om ekonomin fungerar. Det som spelar roll är om underlagen kommer in i tid, om avstämningarna görs varje månad och om någon tittar på siffrorna medan de fortfarande är aktuella. Ett bra verktyg gör det arbetet snabbare. Ett dåligt upplägg blir inte bättre av att ni byter till ett nyare program.
Vi arbetar i Fortnox och sätter upp flödena så att bank, kvitton och fakturor landar rätt från början, med behörigheter som gör att ni ser allt i realtid. Hur vi kombinerar system, automatik och redovisningskonsult beskriver vi under smart redovisning, och den löpande delen finns under löpande redovisning.
Är ni osäkra på vilket upplägg som passar er?
Boka ett samtal, så går vi igenom hur er ekonomi hanteras i dag, vilka flöden som kan automatiseras och var gränsen mellan er och oss bör gå. Samtalet förpliktar er inte till något, och vi föreslår inget systembyte om det inte behövs.
Vanliga frågor om digitala bokföringsverktyg
Måste ni ha ett bokföringsprogram?
Nej. Enligt Bokföringsnämnden finns det inget krav på att bokföringen sker i ett bokföringsprogram. Manuell bokföring på dagboksblad är tillåten. Däremot är det inte tillåtet att bokföra i ett program där registreringen kan ändras i efterhand, till exempel Excel. De flesta väljer ändå ett digitalt verktyg, eftersom bankkoppling och digitala underlag tar bort en stor del av det manuella arbetet.
Varför är det inte tillåtet att bokföra i Excel?
En registrerad post får inte gå att ändra i efterhand utan att det syns. Annars går bokföringen inte att lita på. I ett kalkylark kan vem som helst skriva om en tidigare rad. Bokföringsnämnden anger därför uttryckligen att det inte är tillåtet att bokföra i ett program där registreringen kan ändras i efterhand. Som hjälpmedel för underlag, kalkyler och avstämningar fungerar Excel däremot utmärkt.
Vilket bokföringsprogram är bäst?
Inget program är bäst för alla, och Bokföringsnämnden rekommenderar inte något enskilt program. Valet styrs av hur affären ser ut: antal verifikationer per månad, om ni fakturerar och har löner, vilka system som ska kopplas ihop och om ni sköter bokföringen själva eller tillsammans med en redovisningsbyrå. Ett program som passar en konsult med tjugo verifikationer i månaden passar sällan en e-handel med tusentals ordrar.
Vad kostar ett digitalt bokföringsprogram?
Priser och paketering ändras löpande och skiljer sig åt beroende på vilka moduler som ingår, till exempel fakturering, lön och attestflöden. Vi anger därför inga priser här. Kontrollera aktuell prislista direkt hos leverantören. Jämför hellre den totala kostnaden: licensen, den tid ni själva lägger och arbetet som ändå behöver göras vid moms, avstämningar och bokslut.
Kan jag sköta bokföringen själv i ett digitalt verktyg?
Ja, många gör det, särskilt i mindre bolag med få transaktioner och enkel verksamhet. Tänk på att ansvaret för att bokföringen sköts korrekt ligger kvar hos er som företagare eller hos styrelsen, även när ett program eller en byrå gör en del av arbetet. En vanlig modell som fungerar bra är att företagaren registrerar löpande underlag medan byrån gör avstämningar, moms och bokslut.
Hur länge måste bokföringen sparas?
Räkenskapsinformation ska sparas i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Har företaget brutet räkenskapsår 1 juli till 30 juni blir det sju år och sex månader. Reglerna finns i 7 kap. bokföringslagen och gäller oavsett om informationen finns på papper eller i ett molnbaserat system.
Får jag slänga papperskvittot när jag fotograferat det?
Papperskvittot får kastas om överföringen till digital form inte innebär risk för att uppgifterna förändras eller försvinner, enligt 7 kap. 6 § bokföringslagen. Det ställer krav på hur bilden tas, lagras och kopplas till verifikationen. Tar företaget emot ett kvitto i både pappersform och elektronisk form i nära anslutning till varandra får ni välja vilken form som sparas.
Vad ska ett digitalt verktyg klara utöver själva bokföringen?
Störst skillnad i vardagen gör bankkoppling så att transaktioner läses in automatiskt, digital hantering av leverantörsfakturor och kvitton, momsunderlag som går att stämma av och möjlighet att ge revisor eller redovisningskonsult egen behörighet. Behöver ni fakturering, lön eller kopplingar till e-handel och kassasystem bör det finnas i samma plattform eller som en färdig integration.
Hur byter jag bokföringsprogram utan att tappa historik?
Byt helst vid ett räkenskapsårsskifte och behåll åtkomst till det gamla systemet, eller ett fullständigt exporterat underlag, under hela arkiveringstiden. Ingående balanser ska stämma mot fastställt bokslut, och verifikationsserierna ska gå att följa. Planera bytet tillsammans med den som gör bokslutet, så att avstämningarna är gjorda före flytten.
Kan redovisningsbyrån arbeta i samma system som vi?
Ja, det är vad molnbaserade verktyg är gjorda för. Ni och byrån arbetar i samma data i realtid med olika behörigheter, och ingen behöver skicka pärmar eller filer fram och tillbaka. Kameral arbetar i Fortnox och är Fortnox-certifierade. Vi kan även arbeta i den miljö ni redan har, om det finns skäl att behålla den.
Ersätter automatisk bokföring en redovisningskonsult?
Nej. Automatiken är bra på det som återkommer: att läsa in transaktioner, föreslå konteringar och skapa rapporter. Den gör inte bedömningar om periodisering, momssatser i gränsfall, avskrivningar eller hur ett avtal ska redovisas. Ju mer som bokförs automatiskt, desto viktigare blir det att någon kontrollerar att resultatet stämmer.
Regler och hänvisningar är kontrollerade mot Bokföringsnämnden och bokföringslagen den 9 augusti 2026. Uppgifter om enskilda program är hämtade från respektive leverantörs egen webbplats samma dag och kan ha ändrats sedan dess. Kontrollera alltid funktioner och priser hos leverantören. Artikeln är generell information och ersätter inte rådgivning i det enskilda fallet.
Skriven och granskad av
Sarah Lant
Byråchef och auktoriserad redovisningskonsult på Kameral. FAR-auktoriserad och Fortnox-certifierad, med över 15 år i yrket.
Senast uppdaterad: 2026-08-09
Läs mer om teamet på Kameral