Egen ekonom eller redovisningsbyrå?
Frågan ställs nästan alltid som en kostnadsfråga. Tre andra saker brukar väga tyngre: vad som händer när personen är sjuk, hur brett behovet är och vem som svarar för bedömningarna.
Vi börjar med vad en anställd ger. En person som sitter i verksamheten har kunskap som inte går att köpa per timme. Det betyder inte att en byrå är sämre. En anställd och en byrå är bra på olika saker.
Jämförelse
Vad en anställd ger och vad en byrå ger
- 01
Vad en anställd ger som ingen byrå ger
En anställd ekonom sitter i verksamheten. Hen hör vad säljarna lovar innan fakturan skrivs, ser när lagret ser konstigt ut och vet varför en kostnad avviker utan att behöva fråga. Den kunskapen går inte att köpa in per timme. Tillgängligheten är en annan fördel. En fråga som dyker upp på förmiddagen besvaras på förmiddagen. För ett bolag där ekonomifrågor uppstår löpande i driften gör det verklig skillnad. Ansvaret blir dessutom odelat. En person ansvarar för siffrorna, kan kallas in på ett möte och har hela bilden i huvudet. Ju mer bolagets ekonomi hänger ihop med hur verksamheten fungerar, desto tyngre väger det.
- 02
Vad som händer den månad personen inte är där
En ekonomifunktion med en enda person har ingen reserv. Sjukdom, semester och uppsägningar inträffar varje år. Hur allvarligt det blir beror på vad som ska göras just då. En försenad rapport är obehaglig men går över. En försenad momsdeklaration eller arbetsgivardeklaration är allvarligare, och de datumen flyttas inte för att någon är borta. Svårast är att kunskapen sitter i huvudet på personen. Slutar personen tar det månader innan efterträdaren vet varför saker är uppsatta som de är. En byrå har samma problem internt, men där är det byrån som får lösa det.
- 03
Ingen är uppdaterad på allt
Löpande bokföring, lön, moms, bokslut, K-regelverk och skattefrågor är sex olika kunskapsområden inom samma yrke. De ändras dessutom i olika takt och vid olika tidpunkter. En person kan vara mycket bra på tre av dem och behöva slå upp de andra. Det säger inget om personen. Området är för brett för en människa att hålla aktuellt på en gång. På en byrå kan man fråga någon annan i rummet. Där ligger skillnaden i bredd, och den syns mest på frågor som kommer sällan, till exempel en ovanlig transaktion, ett byte av regelverk eller en gränsdragning ingen har stött på förut.
- 04
Vem svarar för bedömningen
Redovisning innehåller många bedömningar utöver registreringarna. Någon bestämmer vad som ska periodiseras, hur ett lager värderas och när en fordran är osäker. En anställd gör de bedömningarna på uppdrag av sin arbetsgivare, alltså av er. En auktoriserad byrå gör dem under andra villkor. Auktorisationen kräver utbildning, dokumenterad erfarenhet, examen, vidareutbildning, ansvarsförsäkring och extern kvalitetskontroll, och arbetet följer Reko. Den sätter en lägsta nivå för hur arbetet ska bedrivas, men lovar inget visst utfall. Ingen auktorisation garanterar felfrihet. Den gör däremot att en bedömning går att följa tillbaka till underlaget den byggde på, och att någon utanför bolaget har granskat hur arbetet bedrivs. Vad FAR-auktorisationen innebär och vilka krav den ställer.
När en anställd passar
När en egen ekonom är rätt val
Ibland är en anställd rätt val, och det händer oftare än en byrå gärna medger.
Det gäller när ekonomifunktionen har gått från att administrera till att styra. Behöver någon sitta i ledningen, driva prissättning, följa upp projekt eller bygga kalkyler, kräver arbetet närvaro och verksamhetskunskap mer än bokslutskompetens.
Det gäller också när volymen är hög och verksamheten repetitiv. Många transaktioner av samma slag lönar sig att göra internt, eftersom kunskapen om just era flöden är värd mer än bredden.
Och det gäller när det finns någon som kan täcka upp. En ekonomiavdelning med två personer slipper det problem som en avdelning med en person har.
Delad lösning
Den vanligaste lösningen är en blandning
Många bolag hamnar mitt emellan, och det är oftast rätt.
En intern person eller en ekonomiassistent sköter det löpande, alltså fakturor, betalningar, underlag och kontakten med verksamheten. Bokslut, årsredovisning, moms och de frågor som kommer sällan ligger utanför bolaget.
Hur arbetet ska fördelas skiljer sig mellan bolag, och fördelningen ändras när bolaget växer. Bestäm den, så att ni vet vem som gör vad när något oväntat dyker upp. Det som brukar gå fel är att ingen har bestämt var gränsen går. Att den hamnat på fel ställe är ovanligare.
Inför beslutet
Frågor att ställa er
- 01
Vad kostar det oss om momsdeklarationen blir en vecka sen?
- 02
Vem gör arbetet i juli, och vem gör det om personen säger upp sig i november?
- 03
Är våra ekonomifrågor mest återkommande eller mest ovanliga?
- 04
Behöver vi någon som räknar, eller någon som sitter med när vi bestämmer?
- 05
Finns det någon som kan granska arbetet, eller är personen ensam om att veta om det är rätt?
Svaren brukar peka åt samma håll. Ibland pekar de mot det alternativ som såg dyrare ut på pappret.
Frågor
Vanliga frågor om egen ekonom eller byrå
När är en anställd ekonom rätt val?
Vad händer om den enda ekonomin slutar?
Kan en byrå ersätta verksamhetskunskapen hos en anställd?
Vad är den vanligaste lösningen?
Vad skiljer en anställds bedömningar från en auktoriserad byrås?
Vill ni resonera kring var gränsen bör gå?
Vi går igenom hur ekonomin hanteras i dag, vilka frågor som kommer sällan och vilka som kommer varje vecka. Sedan visar vi var det är mest rimligt att ha kompetensen internt och var den gör störst nytta utifrån. Berätta hur ert upplägg ser ut, så återkommer vi inom 24 timmar på vardagar.