Redovisningskonsult · Uppsala
Redovisning för bolag som forskar innan de säljer
FAR-auktoriserad redovisningsbyrå för Uppsalaregionen. Vi arbetar med bolag där kapitalet kommer från anslag och investerare innan det kommer från kunder, och där redovisningen därför måste kunna visa vad varje projekt kostat.
UppsalaKnivsta och EnköpingDigital leverans
- Utvecklingsutgifter
- K3 kap. 18
- Aktivering kräver att samtliga kriterier för en internt upparbetad immateriell tillgång är uppfyllda. Aktiveras de ska motsvarande belopp föras till fond för utvecklingsutgifter enligt ÅRL 4 kap. 7 §. I K2 kostnadsförs de löpande.
- Källa: BFNAR 2012:1 (K3) och årsredovisningslagen
- Offentliga bidrag
- K3 kap. 24
- Intäktsförs vid rimlig säkerhet om att villkoren uppfylls och periodiseras mot de kostnader de ska täcka.
- Källa: Bokföringsnämnden, BFNAR 2012:1 (K3)
- Årsredovisning till Bolagsverket
- 7 månader
- Efter räkenskapsårets slut. Vid kalenderår den 31 juli, därefter förseningsavgift som inte är avdragsgill.
- Källa: ÅRL 8 kap. 3 § och aktiebolagslagen 7 kap. 10 §
Utgångspunkt
Ett bolag utan omsättning behöver mer redovisning, inte mindre
I ett forskningsbolag är den intressanta frågan sällan hur mycket som sålts. Den är vad utvecklingen kostat, hur mycket av kapitalet som återstår och vad som är stödberättigat enligt villkoren i finansieringsbeslutet.
Det gör att bokföringen behöver byggas kring projekt och finansieringskällor, inte bara kring månadens verifikat. Kostnader och nedlagd tid ska kunna följas per projekt, bidrag ska hållas åtskilda från omsättning och valet mellan K2 och K3 ska vara medvetet innan utvecklingsutgifterna börjar bli stora. Görs det i rätt ordning är återrapportering, revision och due diligence rutinärenden i stället för projekt i sig.
- Projekt som bärande dimension
- Kostnad och tid följs per projekt och finansiär, inte bara per konto.
- Regelverket valt medvetet
- K2 eller K3 avgörs innan utvecklingsutgifterna växer, inte vid första bokslutet.
- Underlag som håller
- Materialet är byggt för att klara återrapportering, revision och granskning.
Vanliga lägen
Fem situationer där Uppsalabolag hör av sig
Oftast är det finansieringen, personalen eller en granskare som utlöser samtalet.
- 01
Ett anslag har beviljats
Med bidraget följer villkor om vad som är stödberättigat och krav på återrapportering. Vi sätter upp projektredovisning och tidsredovisning efter beslutet, håller bidraget skilt från omsättningen och periodiserar det mot de kostnader det ska täcka.
- 02
Bolaget har just knoppats av från universitetet
Steget från institution till aktiebolag innebär kontoplan, momsregistrering, arbetsgivarregistrering och dokumentation av vad som förts över och på vilka villkor. Grunden byggs så att optionsprogram och ägarförändringar inte blir en efterkonstruktion.
- 03
Utvecklingsutgifterna har blivit betydande
Frågan om aktivering eller kostnadsföring får följder för både balansräkningen och utdelningsutrymmet, eftersom aktivering i K3 kräver avsättning till fond för utvecklingsutgifter. Vi går igenom kriterierna innan valet görs och dokumenterar bedömningen.
- 04
Första kunden utanför Sverige har tecknat avtal
Momsen följer köparens land och kundtyp, och abonnemang ska periodiseras över avtalstiden i stället för bokföras vid betalning. Vi sätter upp momskoder och intäktsperiodisering innan volymen växer.
- 05
En investerarrunda eller granskning är på väg
Då ska balansposterna vara avstämda, aktieboken stämma mot bolagsordningen och kapitalförbrukningen gå att förklara månad för månad. Vi tar fram underlaget och deltar i genomgången när det behövs.
Regelverket i praktiken
Det som skiljer ett forskningsbolags bokslut från ett tjänstebolags
Två frågor återkommer i varje bokslut: hur utvecklingen ska värderas och hur finansieringen ska redovisas.
Utveckling och immateriella tillgångar
- K2 tillåter inte aktivering av egen utveckling. Utgifterna kostnadsförs det år de uppstår.
- K3 kapitel 18 tillåter aktivering när samtliga kriterier för en internt upparbetad immateriell tillgång är uppfyllda.
- Ett av kriterierna är att bolaget har tekniska och finansiella förutsättningar att fullfölja projektet - vilket i ett tidigt skede sällan är självklart.
- Vid aktivering ska motsvarande belopp föras om till fond för utvecklingsutgifter inom bundet eget kapital. Kravet följer av årsredovisningslagen 4 kap. 7 §, inte av K3 kapitel 18, som reglerar när aktivering över huvud taget är tillåten.
- Fonden minskar det utdelningsbara utrymmet och löses upp i takt med avskrivning eller nedskrivning.
- Aktiverade utgifter kräver underlag som visar nedlagd tid och kostnad per projekt, inte en uppskattning i efterhand.
Vi går igenom valet av regelverk innan utvecklingen kommer igång. Byte mellan K2 och K3 mitt i en utvecklingsfas är möjligt men får konsekvenser som är enklare att undvika.
Finansiering och projekt
- Offentliga bidrag redovisas enligt K3 kapitel 24 och intäktsförs vid rimlig säkerhet om att villkoren uppfylls.
- Bidrag som avser kostnader periodiseras mot dessa kostnader och redovisas skilt från nettoomsättningen.
- Finansieringsbeslutet avgör vad som är stödberättigat och därmed hur kontoplanen behöver se ut.
- Tidsredovisning per projekt är i praktiken ett krav vid återrapportering till de flesta finansiärer.
- Nyemissioner, konvertibler och teckningsoptioner registreras och redovisas så att aktieboken stämmer mot eget kapital.
- Kapitalförbrukningen följs månadsvis så att styrelsen ser hur länge medlen räcker vid nuvarande utgiftstakt.
Om mer än halva aktiekapitalet är förbrukat inträder styrelsens skyldighet att upprätta kontrollbalansräkning enligt 25 kap. aktiebolagslagen. Det är en av de poster vi bevakar löpande.
Vår ståndpunkt
Valet mellan K2 och K3 är ett strategiskt beslut, inte en teknisk formalitet
Regelverket avgör om åratal av utvecklingsarbete syns i balansräkningen eller bara i resultaträkningen, och därmed hur bolaget ser ut för en investerare, en bank och vid en värdering. Att låta valet avgöras av vad som är enklast att bokföra är att fatta ett strategiskt beslut av misstag.
- Vi tar upp frågan innan utvecklingen kommer igång.
- Bedömningen dokumenteras så att den håller vid granskning.
Verksamheter
Var upplägget gör störst skillnad
Uppsala kommun räknar med omkring 300 life science-bolag och drygt 6 000 anställda i branschen i regionen, med Cytiva, Fresenius Kabi och Thermo Fisher Scientific bland de största arbetsgivarna. Runt dem finns leverantörer, CRO-bolag och avknoppningar - och det syns i vad redovisningen behöver klara av.
Life science och forskningsbolag
Långa utvecklingscykler, blandad finansiering och betydande utgifter innan första intäkten. Vi bygger projektredovisning där kostnad och nedlagd tid följs per projekt och finansiär, håller bidrag skilda från omsättning och tar fram underlag som håller vid återrapportering. Kapitalförbrukningen följs månadsvis så att styrelsen vet hur länge medlen räcker.
Universitetsavknoppningar
Nystartat aktiebolag med överföringar från institutionen, tidiga investerare och optionsprogram. Grunden byggs så att ägarhistoriken går att belägga.
SaaS och tech
Abonnemangsintäkter periodiserade över avtalstiden, moms efter köparens land och en resultatrapport som visar tillväxten månad för månad.
Konsult- och kunskapsföretag
Med fler konsulter blir lön, tidrapportering och beläggning den verkliga ekonomistyrningen. Vi kopplar tidrapporter till fakturering.
Så går det till
Vad som sker innan första månadsrapporten
Ett byte planeras från första genomgången fram till att driften löper, med tidplanen avstämd med er.
- 01
Steg ett
Genomgång av nuläget
Kontoplan, öppna poster, momsdeklarationer, finansieringsbeslut och tidigare bokslut gås igenom innan något avtal skrivs.
- 02
Steg två
Överlämning
SIE-filer och verifikat hämtas från avgående byrå, öppningsbalanser stäms av och behörigheter förs över.
- 03
Steg tre
Projektstruktur
Kontoplan och tidsredovisning byggs efter villkoren i finansieringsbesluten, så att stödberättigade kostnader kan följas löpande.
- 04
Steg fyra
Fast årshjul
Bokföring månadsvis, deklarationer enligt Skatteverkets datum, balansavstämning kvartalsvis och bokslut efter räkenskapsårets slut.
Överväger ni att lämna er nuvarande byrå går vi igenom det praktiska i guiden till att byta redovisningsbyrå.
Rapportering
Månadsrapporten ska besvara styrelsens fråga, inte bara redovisa perioden
I ett bolag som finansieras av anslag och investerare är den återkommande frågan hur länge kapitalet räcker och vad det har gått till. En resultatrapport ur bokföringen svarar på det första bara indirekt och på det andra inte alls.
Vi rapporterar därför utfallet mot budget, kapitalförbrukningen framåt och kostnaden per projekt uppdelad på finansieringskälla. Avvikelser kommenteras med vad de beror på och vad de får för konsekvens. Det gör rapporten användbar mellan styrelsemötena och inte bara på dem.
Inför en runda eller en granskning behövs mer: avstämda balansposter, en aktiebok som stämmer mot bolagsordningen, dokumenterade bedömningar kring utvecklingsutgifter och en förklaring av bidragsredovisningen. Det materialet byggs löpande under året, eftersom det inte går att producera trovärdigt på två veckor.
Tjänsterna bakom
Vad ett upplägg består av
Omfattningen styrs av antalet projekt, finansieringskällor och anställda - inte av var bolaget har sitt säte.
- Löpande redovisningBokföring och avstämning med utfall per projekt.
- Bokföring och K-regelverkK2 eller K3 och vad valet får för konsekvenser.
- Bokslut och årsredovisningÅrsredovisning, deklaration och lagstadgade datum.
- LöneadministrationLön, arbetsgivardeklaration och förmåner.
- SkatterådgivningMoms, 3:12 och frågor kring ägande.
- CFO-stödKapitalförbrukning, prognos och material inför en runda.
Vanliga frågor
Frågor från bolag i Uppsala
Kan ni hantera projektredovisning för forskningsbolag?
Hur redovisas ett bidrag från Vinnova eller ett EU-projekt?
Ska utvecklingsutgifter kostnadsföras eller aktiveras?
Vi är en avknoppning från universitetet och har just registrerat aktiebolag. Vad behöver finnas på plats?
Hur hanteras optionsprogram i redovisningen?
Vi säljer till kunder utanför Sverige. Hur påverkas momsen?
När måste årsredovisningen vara inne?
Kan ni hjälpa oss även om bolaget inte har adress i Uppsala?
Låt oss titta på hur er projektredovisning bör byggas
Ett första samtal kostar ingenting. Vi går igenom projekten, finansieringsvillkoren och vad ett upplägg skulle kosta innan ni behöver ändra något.
FAR-auktoriserad redovisningsbyrå · Fortnox-certifierad partner
Vidare härifrån
Tjänster för Uppsalabolag
Forskningsnära bolag och universitetsavknoppningar har andra frågor än ett etablerat tjänsteföretag.
- Nystartade företagFrån registrering till första bokslutet.
- FöretagsstartBolagsform, aktiekapital och vad som måste vara på plats direkt.
- InvesterarrapporteringRapportpaket till styrelse och investerare inför nästa runda.
- Hälso- och sjukvårdLife science och vårdbolag med egna momsfrågor.
- BokföringLöpande rutiner och underlag enligt bokföringslagen.
- SmartRedovisningPaketet med fast månadsavgift för mindre bolag.