Digital redovisning
Digital redovisningsbyrå - automatiken samlar in, konsulten bedömer
Digital redovisning betyder att affärshändelsen registreras en gång, vid källan, och sedan följer med genom attest, kontroll, rapport och arkiv. Det som inte flyttar med är bedömningen av vad posten faktiskt är.
Kort svar
Vad digital redovisning innebär i praktiken
Underlaget hamnar i bokföringssystemet direkt när det uppstår: leverantörsfakturan kommer in som e-faktura eller via en inläsningsadress, kvittot fotograferas i appen och bankhändelserna hämtas via en koppling. Ingen skriver av något som redan finns i strukturerad form.
Attesten sker sedan i samma system, av den hos er som har rätt att godkänna kostnaden, och rapporten bygger på exakt de poster som attesterades. Arkiveringen ligger också där. Det är hela skillnaden mot ett upplägg där underlag mejlas fram och tillbaka och rapporten byggs i ett kalkylblad vid sidan av bokföringen.
- En registrering
- Uppgiften fångas där den uppstår och återanvänds i kontering, attest, betalning, rapport och arkiv.
- Ett flöde
- Attest och rapportering ligger i samma system som bokföringen, inte i en parallell process.
- En ansvarig
- Digitalt betyder inte obemannat. Uppdraget har en namngiven konsult som stänger perioden.
Gränsdragningen
Vad tekniken gör - och vad den inte gör
Den vänstra spalten är insamling och matchning. Den högra är klassificering. Skillnaden mellan dem är hela poängen med sidan.
Maskinellt i systemet
- Tolkning av leverantörsfakturor via e-faktura och inläsningsadress
- Tolkning av kvitton som fotograferas i app
- Import och matchning av bankhändelser mot bokförda poster
- Konteringsförslag utifrån hur liknande poster hanterats tidigare
- Periodisering av återkommande poster enligt uppsatt schema
- Avprickning av kund- och leverantörsreskontra
- Regelbaserade kontroller som markerar poster som avviker
- Påminnelser och bevakning av inlämningsdatum
Bedömning av en konsult
- Om en kostnad är avdragsgill eller privat
- Vilken momssats och skattskyldighet som gäller för ett enskilt flöde
- Om en post är en tillgång som ska aktiveras eller en kostnad
- När en intäkt hör hemma, och över hur många perioder
- Hur en avvikelse i utfallet ska tolkas innan perioden stängs
- Vilket underlag som saknas för att en bedömning ska hålla
- Vad som ska lyftas till er, och när det behöver ske
- Om ett konteringsförslag ska accepteras eller inte
Vänsterspalten växer år för år i takt med att systemen blir bättre på att läsa underlag. Högerspalten ändras inte av bättre teknik, eftersom det som avgör frågan sällan finns i underlaget alls.
Vår ståndpunkt
Automationen löser insamlingen, inte klassificeringen
Det repetitiva är det som går att automatisera, och det är också det som är billigast att göra fel. Kvar blir bedömningsfrågorna, och deras andel av arbetet ökar med varje funktion som tillkommer i systemet. Därför blir vem som gör bedömningen viktigare ju mer digitaliserat flödet är, inte mindre. De tre branschexemplen nedan visar samma sak från tre håll: uppgiften som avgör frågan står inte på fakturan.
- Insamling går att överlåta till ett system. Klassificering går att stödja, inte att överlåta.
- Uppgiften som avgör bedömningen ligger ofta i ett annat system än ekonomisystemet.
- En rapport som ingen hinner läsa har kommit för sent, hur aktuell datan än är.
- Det svåra i ett systembyte är attestordningen och rutinerna, inte installationen.
Tre belägg
Där avgörandet ligger utanför bokföringssystemet
Exemplen nedan är hämtade ur våra egna branschsidor. De har det gemensamt att den uppgift som avgör bedömningen aldrig når automatiken.
- 01
Bilhandel: beslutet fattades vid inköpet
Om en bil får säljas med vinstmarginalbeskattning avgörs av vem säljaren var och om köpfakturan bar moms. Det avgörs alltså i inköpsögonblicket, inte vid försäljningen. Ingen automatik läser ut den förutsättningen ur fakturan, och felet visar sig först vid en kontroll.
- 02
Vård: underlaget ligger i journalen
Om en vårdtjänst är momsfri avgörs av vem som utför den, åt vem och i vilket syfte. De uppgifterna finns i journalen, som inget bokföringssystem har eller ska ha tillgång till. Fakturan i sig räcker inte för att avgöra frågan.
- 03
Åkeri: uppgiften ligger i färdskrivaren
Vid utlandskörning avgörs vilket lands normalbelopp som gäller för traktamentet av var föraren befann sig klockan 24. Den uppgiften finns i färdskrivaren och i körjournalen, inte i ekonomisystemet, och den måste hämtas in innan lönekörningen görs.
Så går det till
Från nuvarande upplägg till digitalt flöde
Bytet görs i ordning, och det gamla flödet får ligga kvar tills det nya är avstämt mot en verklig period.
- 01
Genomgång
Var underlagen kommer ifrån i dag
Vi går igenom leverantörer, betalflöden, kortköp, lön och vem som attesterar vad, innan något system rörs.
- 02
Systemval
Behåll eller byt
Vi utgår från det ni redan sitter i. Räcker det inte för de flöden ni har säger vi vad som saknas och vad ett byte skulle innebära.
- 03
Uppsättning
Kopplingar och behörigheter
Bankkoppling, inläsningsadress, kvittoapp, attestordning och personliga behörigheter sätts upp och testas med skarpa underlag.
- 04
Löpande drift
Perioden stängs avstämd
Underlagen kommer in löpande, avvikelserna gås igenom manuellt och avstämningarna hålls via video.
Vidare
Härifrån
Arbetssättet gäller alla uppdrag. Sidorna nedan beskriver vad arbetet innehåller.
- BokföringVad lagen kräver av den löpande bokföringen, oavsett hur digitalt flödet är.
- LöneadministrationLönekörning, arbetsgivardeklaration och de underlag som måste hämtas utanför systemet.
- Bokslut och årsredovisningÅrsarbetet efter räkenskapsårets slut, med publicerad prislista.
- RedovisningsbyråLeverantörsvalet: omfattning, vad som ligger utanför avgiften och hur ett byte går till.
- SmartRedovisningVårt paketerade upplägg med bestämd omfattning och fast månadsavgift.
- Digital redovisningsbyrå i StockholmSamma arbetssätt beskrivet för bolag i Stockholmsregionen.
Frågor
Om digital redovisning
Måste vi byta bokföringsprogram?
Vad menas med AI-bokföring?
Vem ansvarar när automatiken har gjort fel?
Fungerar det om vi sitter i en annan del av landet?
Vad händer med gamla underlag när vi byter?
Vad är skillnaden mot SmartRedovisning?
Vad behöver vi göra själva?
Hur hanteras åtkomst och behörigheter?
Se hur flödet skulle se ut hos er
Beskriv vilka system ni använder i dag och hur leverantörsfakturor och kvitton kommer in, så går vi igenom vad som kan hanteras maskinellt och vilka bedömningar som ändå behöver göras av en konsult.
Fortnox-certifierad byrå · FAR-auktoriserad · Uppdrag i hela Sverige
Henrik Lannge
Grundare & rådgivare
Personlig kontakt
Prata med Henrik direkt
Boka ett kostnadsfritt samtal så pratar vi igenom redovisning för just ert bolag. Inga försäljningstrick - bara raka svar och konkreta råd.
- Kostnadsfritt 30-min samtal
- Ingen säljpitch - bara konkreta råd
- Svar inom 24 timmar
Boka en genomgång av flödet
Trettio minuter där vi går igenom era system, hur underlagen kommer in i dag och vad som skulle hanteras maskinellt i ett digitalt upplägg.