Vinst men ont om pengar i e-handeln: var pengarna tar vägen

Frågan kommer ofta efter en bra säsong. Försäljningen har ökat, månadsrapporten visar vinst, och ändå räcker inte kontot till nästa leverantörsfaktura. Bokföringen har oftast inte gjort något fel. Resultaträkningen visar intäkter och kostnader i den period de hör till. Kassan visar när pengarna rör sig.

Hur skillnaden ser ut för företag i allmänhet, med kundfordringar, runway och en prognos på 13 veckor, går vi igenom i artikeln om kassaflöde. Här håller vi oss till det som är särskilt för en webbshop.

Varor ni har köpt men inte sålt är betalda och ligger på hyllan. De syns som en tillgång i balansräkningen och påverkar inte resultatet förrän de säljs. Inför en stor säsong byggs lagret upp i förväg, så kassan är som lägst precis innan försäljningen tar fart.

Har ni leverantörer som vill ha en del av beloppet när ordern läggs och resten vid leverans, har förskottet lämnat kontot medan varorna ännu inte har kommit. Det ligger på lagret först när de är levererade, och i resultatet först när de är sålda. Räkna alltså med att förskottet och slutbetalningen kommer i olika månader.

En order är en intäkt den dag den läggs. Pengarna kommer när betalleverantören betalar ut. För Stripe i Sverige anger Stripe en inledande tid på 7 kalenderdagar och därefter 3 arbetsdagar mellan betalning och att pengarna blir tillgängliga. Villkoren skiljer sig mellan leverantörer, så läs dem för den ni använder.

Dessutom kan leverantören hålla inne en reserv. Stripe beskriver den som ett tillfälligt innehåll av en del av era pengar, ofta 30 till 90 dagar, som skydd mot återbetalningar och tvister. Shopify ger exempel på reserver som varar i 120 dagar, antingen som ett fast belopp eller som en andel av varje betalning. Reserven är intjänad men går inte att betala med.

Behandla både väntetiden och reserven som egna rader i planen. Hur saldot bokförs står i våra genomgångar av Shopify, Stripe och Klarna.

Kunderna betalar moms med varje order, men momsen är inte er intäkt. Den ska betalas in, och Skatteverket skriver att den ska vara betald och bokförd på skattekontot senast på deklarationsdagen. Redovisningsperioden beror på beskattningsunderlaget. Upp till 1 miljon kronor är beskattningsåret huvudregeln, upp till 40 miljoner kronor är det kalenderkvartal, och över 40 miljoner kronor kalendermånad.

För kvartal gäller den 12:e i andra månaden efter perioden, och den 17:e i augusti. Momsen för oktober till december ska alltså betalas senast den 12 februari. Då har pengarna legat på kontot i flera månader och är lätta att räkna som sina egna.

Säljer ni till konsumenter i andra EU-länder kan momsen behöva redovisas på ett annat sätt. Det beskrivs i genomgången av OSS och i artikeln om försäljning till EU.

Företag och föreningar betalar sin preliminärskatt själva, med lika stort belopp varje månad, och får ingen faktura. Beloppet bygger på det Skatteverket beräknar för ert bolag. Förfallodagen är den 12:e varje månad utom januari och augusti, då det är den 17:e. Betalningen måste vara bokförd på skattekontot den dagen, och det kan ta upp till tre bankdagar. Går bolaget bättre eller sämre än beräknat kan beloppet ändras genom en ny preliminär inkomstdeklaration.

Försäljningen svänger över året, men skatten betalas med samma belopp varje månad.

Amorteringen är återbetalning av själva lånet. Den syns inte i resultatet, till skillnad från räntan, men den lämnar kontot varje månad på samma sätt som en hyra.

Planen är en tabell med en kolumn per månad. Börja med ingående kassa, lägg till vad ni räknar med att få in och dra ifrån det som ska betalas. Resultatet är utgående kassa, som blir ingående kassa nästa månad. Exemplet nedan är påhittat och gäller en webbshop med kvartalsmoms. Siffrorna är i tusen kronor.

Vi ser till att bokföringen är avstämd varje månad, med avräkningskonto per betalleverantör, så att ni vet vad som är intjänat och vad som faktiskt har kommit. Det är grunden för en plan som går att lita på. Kameral är FAR-auktoriserad redovisningsbyrå och Fortnox-certifierad.

För aktiebolag har vi ett fast pris från 2 450 kr i månaden. I det ingår bokföring, moms- och arbetsgivardeklarationer, lön, månadsrapport, bokslut, årsredovisning och inkomstdeklaration. Alla belopp finns på prissidan. Behöver ni en rullande prognos över kassan med inköpen inlagda finns den i Kameral Tillväxt för e-handel. Mer om hur vi arbetar med webbshoppar finns på vår sida för e-handel.