Moms på utländska SaaS-fakturor: så avgörs den innan den bokförs

Samma abonnemang kan bli tre olika verifikationer beroende på svaren. Alla tre frågorna går att besvara redan när leverantören läggs upp.

Den första frågan är varifrån det faktureras: inom EU, utanför EU eller från en svensk återförsäljare. Titta på fakturans avsändare. Var tjänsten utvecklats eller var varumärket hör hemma spelar ingen roll. En amerikansk produkt kan faktureras från ett europeiskt bolag, och då är det ett EU-inköp.

Den andra frågan är om leverantören känner till att ni är företag. Det gör den om ert momsregistreringsnummer ligger inne i kontot hos leverantören.

Den tredje frågan är om ni har full avdragsrätt för moms. Har ni det blir nettoeffekten av omvänd betalningsskyldighet noll. Har ni det inte blir momsen en kostnad.

Skatteverket räknar upp undantagen från huvudregeln vid köp av tjänster från andra EU-länder: persontransporter, tillträde till kulturella evenemang, restaurang- och cateringtjänster samt korttidsuthyrning av transportmedel. Tjänster som avser fastighet har särskilda regler både vid köp från EU och från länder utanför EU.

Ett programvaruabonnemang är inget av det. Därför gäller normalt huvudregeln, och Skatteverkets formulering för både EU och länder utanför EU är densamma: "Du som köpare ska själv beräkna och redovisa svensk moms på inköpet i din momsdeklaration."

Ni redovisar alltså momsen i båda fallen. Skillnaden mellan EU och länder utanför EU är hur inköpet redovisas i deklarationen. Den frågan går vi igenom i genomgången av omvänd betalningsskyldighet och var momsen redovisas.

En leverantör som inte vet att köparen är företag behandlar er som konsument och lägger på moms. Den momsen kan inte dras i den svenska momsdeklarationen.

För ett abonnemang blir det dyrare än för ett enstaka köp, eftersom det faktureras om varje månad. Ett fält som inte fylldes i vid uppläggningen fortsätter att kosta pengar tills någon upptäcker det.

Hur det fungerar går vi igenom i varför momsregistreringsnumret avgör utfallet hos leverantören.

Skatteverket skriver det uttryckligen. Lydelserna skiljer sig något åt mellan de två sidorna. Om köp från annat EU-land: "Du som är en beskattningsbar person, till exempel ett företag, ska vara momsregistrerad om du köper tjänster till verksamheten från ett annat EU-land."

Om köp från land utanför EU: "Du som är en beskattningsbar person, till exempel ett företag, som inte är registrerad för moms ska vara momsregistrerad om du köper tjänster till verksamheten från ett land utanför EU."

Registreringsskyldigheten uppstår när köparen är en beskattningsbar person och gör inköpet till verksamheten. Bolaget behöver inte redan vara momsregistrerat, och inköpet behöver inte nå något visst belopp. Skatteverket anger ingen beloppsgräns för det här.

Ett bolag som aldrig behövt vara momsregistrerat kan alltså bli det genom ett enda abonnemang. Det berör framför allt verksamheter vars omsättning är undantagen från moms och bolag utan egen momspliktig omsättning. Bedömningen måste göras i det enskilda fallet.

Den utgående momsen ska då redovisas, och saknas avdragsrätt finns inget avdrag att göra mot den. Registreringen ger alltså bolaget både en administrativ skyldighet och en kostnad, och båda kommer från ett abonnemang som såg ut som en vanlig driftskostnad.

Det här är den fråga som oftast förbises, eftersom de flesta inte tänker på ett programvaruabonnemang som ett utlandsinköp.

Den utgående momsen redovisas oavsett. Avdrag för den ingående får däremot göras helt, delvis eller inte alls, beroende på vad verksamheten är.

Vid blandad verksamhet fördelas avdraget. Då motsvarar avdraget bara den del av verksamheten som är momspliktig, och resten stannar som kostnad.

I de fallen blir nettoeffekten inte noll. Räkna med kostnaden i budgeten från början.

Har leverantören ändå debiterat utländsk moms är den inte ingående moms i den svenska deklarationen. Den söks tillbaka i en egen process.

För moms betald i ett annat EU-land används Skatteverkets e-tjänst Momsåterbetalning inom EU. Ansökan ska göras senast den 30 september året efter det kalenderår ansökningsperioden avser. Minimibeloppet är 400 euro eller motsvarande i det andra landets valuta för en period om minst tre månader men mindre än ett helt år, och 50 euro för ett helt kalenderår eller återstoden av ett kalenderår. För länder utanför EU gäller respektive lands egna regler, och e-tjänsten används inte.

Ett enskilt abonnemang når sällan upp till beloppsgränserna. Felaktigt debiterad moms på små belopp blir därför en ren förlust. Det är billigare att fylla i momsregistreringsnumret än att söka tillbaka momsen.

Momskoden sätts per leverantör. Sitter den rätt blir alla kommande fakturor rätt automatiskt, och därför är uppläggningen värd tid.

Årsabonnemang som betalas i förskott behöver periodiseras över den period de avser, särskilt när perioden löper över ett årsskifte.

Blandas hårdvara och licens på samma faktura ska posterna delas upp, eftersom en vara och en tjänst hanteras olika.

Köps samma tjänst genom en svensk återförsäljare kommer i stället en svensk faktura med svensk moms, och då är omvänd betalningsskyldighet inte inblandad alls.

Vi går igenom leverantörsregistret och skiljer utländska tjänsteinköp från svenska. Vi kontrollerar att momsregistreringsnumret ligger inne hos varje utländsk leverantör och sätter momskoden per leverantör. Registreringsfrågan prövar vi innan den behöver rättas i efterhand. Periodisering av årsabonnemang ligger i den löpande rutinen.

Kameral är FAR-auktoriserad redovisningsbyrå och Fortnox-certifierad. Den som gör uppsättningen arbetar i systemet dagligen och svarar för att den håller vid en granskning.