Bokföring för WooCommerce: order, betalningar och moms i Fortnox

En WooCommerce-butik tar emot betalningar via en betalleverantör som kopplas på, till exempel Klarna/Kustom, Stripe, PayPal eller Swish. Även WooCommerce egen betallösning, WooPayments, installeras som ett tillägg, och Stripe sköter behandlingen. Orderlistan i butiken visar därför försäljningen, medan pengarna kommer från flera håll vid olika tidpunkter.

Varje betalsätt får ett eget avräkningskonto. Försäljningen bokförs brutto mot kontot när ordern läggs, avgifter och returer bokas mot samma konto, och utbetalningen nollar det. Saldot vid månadsskiftet är då de ordrar som väntar på pengar. Exemplet nedan har påhittade belopp.

Utbetalningen är nettot efter avgifter och återbetalningar. Årsredovisningslagen säger att intäkter och kostnader inte får kvittas mot varandra, och att de ska tas med för räkenskapsåret oberoende av när betalningen sker. Försäljningen hör alltså hemma på orderdatum och avgiften i kostnaderna.

Bokförs utbetalningen som intäkt blir både omsättning och kostnader för låga med avgiftsbeloppet, och momsunderlaget blir för litet. En order i december som betalas ut i januari hamnar dessutom i fel år.

Bokföringslagen tillåter att flera likartade affärshändelser dokumenteras i en gemensam verifikation. Ett dagsverifikat per betalsätt går därför bra, om det går att följa tillbaka till butikens ordrar.

Skatteverket anger att betalningsförmedling normalt är momsfri. Är hela avgiften betalningsförmedling finns ingen moms att bokföra. Avser fakturan något annat, till exempel en tilläggstjänst, kan den vara momspliktig.

Köper ni en momspliktig tjänst från en säljare i ett annat EU-land gäller omvänd betalningsskyldighet. Säljaren fakturerar utan moms, och ni redovisar både den utgående momsen och avdraget själva. Hur det görs finns i reglerna för omvänd betalningsskyldighet.

Vad avgiften avser framgår av leverantörens faktura eller avgiftsrapport. Läs den en gång när betalsättet läggs upp, och bokför sedan varje avgift på samma sätt.

Skatteverket anger att försäljningen ska minskas när utgående moms minskas på grund av en retur. En retur bokförs därför som minskad försäljning och minskad utgående moms, mot avräkningskontot. Den ska inte bokas som kostnad.

Återbetalningen går ut via samma betalsätt som köpet och dras från nästa utbetalning. Delreturer, där bara en av flera artiklar skickas tillbaka, är en vanlig orsak till avvikelser. Kontrollera att kopplingen hanterar dem.

Ingår ordern i OSS-försäljningen rättas den i en senare OSS-deklaration. Prissänkningar redovisas enligt Skatteverket i den period de bokförts, med uppgift om perioden för den ursprungliga fakturan.

Skatteverket anger tröskelvärdet för försäljning till konsumenter i andra EU-länder till 10 000 euro, eller 99 680 kronor. Försäljning till svenska köpare räknas inte med. Från och med den försäljning som gör att ni går över tröskeln tas momsen ut med den sats som gäller i köparens land. Hur gränsen räknas finns i artikeln om försäljning till konsumenter i EU.

Med OSS kan ni redovisa den momsen i en deklaration i Sverige i stället för att registrera er i varje land. Deklarationen lämnas per kvartal, senast sista dagen i månaden efter kvartalets slut. Beloppen anges i euro, omräknade med Europeiska centralbankens kurs för periodens sista dag, och betalningen görs till ett särskilt konto som Skatteverket anger. Skattekontot används inte. Försäljning som redovisas i OSS ska inte med i den vanliga momsdeklarationen, och ingående moms dras där.

Bokföringen behöver därför kunna ge försäljning och utgående moms per land och momssats. Ett enda försäljningskonto gör att den uppdelningen får rekonstrueras i efterhand. Resten av rutinerna finns i artikeln om OSS för e-handel. Säljer ni även via marknadsplatser gäller delvis andra regler, som beskrivs i genomgången av moms på marknadsplatser.

På Fortnox Marketplace finns flera kopplingar för WooCommerce. De går att dela in i tre typer, och en butik kan behöva mer än en.

Den första bokför försäljningen som verifikat. Fortnox egen koppling skapar ett försäljningsverifikat per dag, hanterar returer och flera butiksvalutor, och beskriver stöd för momsredovisning över OSS-gränsen. Den kräver Fortnox Bokföring. Verifikaten bokas mot till exempel ett fordringskonto, och sidan beskriver dem som ett stöd vid avstämning av utbetalningar.

Den andra skapar order eller faktura i Fortnox. Wetail, Automatisera Mera och BjornTech beskriver alla att ordrar blir order eller fakturor i Fortnox, ofta tillsammans med kunder, artiklar och lager. Någon nämner särskiljning av betalsätt och försäljningskonto per land, någon stöd för Stripe- och PayPal-tillägg. En av kopplingarna anger att delkrediter inte stöds.

Den tredje är inriktad på avstämning. Sharespine skapar också order och beskriver automatiserad avstämning av betalsätt, samlingsverifikat och delretur. Fortnox har dessutom egna guider för integrationerna för Kustom, Paypal och Stripe.

Kostnad och eventuell integrationslicens står på respektive kopplings sida, och de ändras, så de tas inte upp här. Kontrollera oavsett val vilka konton som används per betalsätt, hur returer och delreturer bokförs, om momssatsen följer varan och landet, och hur ordrar med flera valutor hanteras. Redovisningsvalutan är som huvudregel svenska kronor enligt bokföringslagen.

Vi sätter upp avräkningskonto per betalsätt, konton för försäljning och moms per land och en avstämning varje månad mot betalleverantörens rapporter. Vilken typ av koppling butiken använder avgör vi tillsammans med er utifrån antal betalsätt, länder och valutor. Licenserna för Fortnox och kopplingarna står på er.

Aktiebolag har hos oss en fast avgift från 2 450 kr i månaden. Mer om hur vi arbetar med e-handlare finns på vår sida för e-handel, alla belopp står på prissidan, och växer butiken finns Kameral Tillväxt för e-handel. Hur ni får kontroll på pengarna beskrivs i artikeln om kassaflödesoptimering.

Kameral är FAR-auktoriserad redovisningsbyrå och Fortnox-certifierad. Det betyder att uppsättningen görs av någon som arbetar i systemet dagligen och som svarar för att den håller vid en granskning.