Byt när problemet är återkommande och beror på hur byrån är uppbyggd – inte på en enskild missad deadline. Sena svar, rapporter som kommer för sent för att användas, oklara priser och avsaknad av rådgivning när bolaget förändras är de vanligaste skälen. Men flera av dem går att lösa med ett tydligt uppdragsavtal i stället för ett byte. Det avgörande är om byrån kan leverera det bolaget behöver framåt.
Vad är rimligt att kräva av en redovisningsbyrå?
En redovisningsbyrå ska leverera tre saker. Att bokföringen är korrekt och deklarationerna lämnas i tid. Att ni får siffrorna tillräckligt snabbt för att kunna använda dem. Och att någon säger till när något ser fel ut eller när en förändring i bolaget påverkar ekonomin.
Det första kravet klarar de flesta byråer. Det andra och tredje är där skillnaden uppstår – och det är också där de flesta byten börjar. Vår uppfattning är att en byrå som bara levererar det första gör ett jobb ni kan köpa billigare någon annanstans.
7 tecken på att det är dags att byta redovisningsbyrå
Enstaka tecken betyder inte att ni behöver byta. Två eller tre som återkommer kvartal efter kvartal gör det oftast.
Ni måste jaga er redovisningskonsult
Ni mejlar, påminner och ringer innan ni får svar. Enstaka gånger är det bara en pressad period – bokslutssäsongen är verklig för alla byråer. Men om det är regel snarare än undantag betyder det att bemanningen inte matchar uppdraget.
Måste ni byta?
Testa först att komma överens om en svarstid skriftligt och en fast kontaktperson. Går det inte att få till, är det ett kapacitetsproblem som ni inte kan lösa åt byrån.
Ni får siffrorna – men ingen hjälp att förstå dem
En resultatrapport i PDF utan en rad kommentar lämnar hela tolkningen till er. Ni ser att resultatet sjönk, men inte varför, och ni får ingen signal om vad som bör göras.
Måste ni byta?
Fråga om kommenterad rapportering ingår. Många byråer levererar det på begäran och har helt enkelt aldrig blivit tillfrågade. Om svaret är att det inte ingår i uppdraget, vet ni vad ni behöver köpa – av dem eller någon annan.
Bokföringen är korrekt, men den hjälper er inte att fatta beslut
Allt stämmer, alla deklarationer lämnas i tid, men rapporten kommer den tjugonde i månaden efter. Då är siffrorna historia. Ska ni besluta om en anställning i mars hjälper det inte att januari blev klar i slutet av februari.
Måste ni byta?
Kolla först om förseningen beror på byrån eller på hur underlagen kommer in. Skickar ni kvitton i en påse i efterhand är förseningen inte byråns fel. Är flödet digitalt och rapporten ändå sen – då är det byråns rutin.
Ni vet inte riktigt vad ni betalar för
Fakturan varierar mellan månaderna, bokslutet dyker upp som en oväntad post i januari och det är oklart vad som ingår och vad som debiteras extra. Det gör att ni börjar undvika att ringa, och då fungerar relationen precis tvärtom mot hur den borde.
Måste ni byta?
Be om en specifikation av vad som ingår och vad som ligger utanför. Vill ni ha förutsägbarhet, be om fast månadsavgift. Vi arbetar med fast avgift just för att ni ska våga höra av er utan att räkna minuter.
Byrån har växt ifrån er – eller ni ifrån byrån
Ett bolag som gått från några miljoner till tvåsiffrigt behöver periodiseringar, prognoser, styrelserapportering och någon som kan svara på frågor om finansiering. Det är ett annat uppdrag än ren bokföring. Omvänt kan en liten verksamhet hamna längst ned i prioritetsordningen hos en byrå som riktat om sig mot större bolag.
Måste ni byta?
Detta är sällan någons fel. Det är en fråga om matchning. Fråga rakt ut om byrån har kapacitet och kompetens för det bolag ni är på väg att bli – inte det ni var när avtalet skrevs.
Ingen hör av sig när något förändras i bolaget
Ni anställer, startar ett dotterbolag, börjar sälja till EU eller planerar ett förvärv – och byrån bokför det i efterhand utan att någon frågat hur det bör läggas upp. Det som var enkelt att göra rätt i förväg blir dyrt att rätta i efterhand.
Måste ni byta?
Proaktivitet kräver att byrån vet vad som händer. Har ni inte berättat om planerna kan de inte agera. Har ni berättat och ändå inte fått en reaktion – då är det ett tecken.
Ni lägger själva för mycket tid på ekonomi
Ni sorterar underlag, jagar avstämningar, bygger egna Excel-filer för att förstå kassan och svarar på samma frågor varje månad. Ni betalar en byrå och gör ändå en stor del av jobbet själva.
Måste ni byta?
Räkna på er egen tid. Om ni lägger flera timmar i månaden på sådant ni köpt bort är den verkliga kostnaden en annan än fakturan. Ibland löser bättre systemuppsättning det, ibland inte.
När är det inte byrån det är fel på?
Vi säger det som är sant även när det inte gynnar oss: en del av de problem företagare beskriver beror på uppdraget, inte på byrån. Om underlagen kommer in i efterhand blir bokslutet sent. Om det aldrig avtalats om månadsrapport kommer det ingen. Om ingen berättat att bolaget ska köpa upp en konkurrent kan ingen ge råd om det.
Innan ni byter, gör därför tre saker: be om ett möte där ni beskriver vad ni saknar, be om ett skriftligt uppdragsavtal med leveransdatum, och be om ett fast pris för den omfattningen. Får ni det – stanna och utvärdera efter ett kvartal. Får ni det inte, är beslutet redan fattat.
Vad ni bör tänka på innan ni byter redovisningsbyrå
Ett byte är administrativt enkelt men blir rörigt om ordningen blir fel. Gå igenom det här innan ni säger upp:
- Läs uppdragsavtalet – uppsägningstid, bindningstid och villkor för påbörjat bokslutsarbete
- Notera vilket räkenskapsår som är avslutat och vilket som pågår
- Kontrollera om bokföringssystemets licens står på ert bolag eller på byrån
- Betala eventuella förfallna fakturor – obetalda skulder försenar överlämningen
- Bestäm brytdatum, helst vid ett månadsskifte efter avstämd moms och lön
Tidpunkten spelar också roll. Enklast är efter ett avslutat bokslut eller vid ett månadsskifte när moms och arbetsgivardeklaration är inlämnade. Mitt i ett pågående bokslutsarbete går bra, men fråga vad som är påbörjat och vad det faktureras för – ibland är det billigast att låta den gamla byrån slutföra bokslutet och byta direkt efter.
Så går ett byte av redovisningsbyrå till
När ett bolag flyttar över till oss följer vi fyra steg, från första samtalet till att första perioden är levererad.
Genomgång och offert
Vi går igenom verksamheten, ert nuvarande upplägg och vad som inte fungerar. Därefter får ni en fast månadsavgift och en tydlig beskrivning av vad som ingår.
Ni säger upp – vi tar kontakten
Ni skickar en kort skriftlig uppsägning med datum och begäran om att få ut räkenskapsinformationen. Sedan sköter vi dialogen med den avgående byrån om material och behörigheter.
Överlämning och avstämning
Vi hämtar huvudbok, bokslut och underlag, stämmer av öppningsbalanser, skattekonto, moms och lön, och tar över fullmakter.
Första perioden i drift
Vi kör er första period, levererar rapport och bekräftar skriftligt att inga perioder eller deklarationer saknas.
Vill ni se hela checklistan med uppsägningsmall och vad som gäller för räkenskapsinformation finns den samlad på vår sida om att byta redovisningsbyrå.
Vad ni bör fråga den nya byrån
Ställ samma frågor till alla byråer ni pratar med. Då blir jämförelsen rättvis, och ni märker snabbt vem som svarar konkret och vem som svarar allmänt.
- Vad ingår i månadsavgiften – och vad debiteras utöver?
- Ingår bokslut, årsredovisning, inkomstdeklaration och K10, eller är det separat?
- Vilken leveranstid gäller för månadsrapporten, räknat i arbetsdagar efter periodslut?
- Vem är kontaktperson, och vad händer vid semester och sjukdom?
- Är byrån auktoriserad, och vem kvalitetssäkrar arbetet internt?
- Vilket system används – och står licensen på ert bolag eller på byrån?
- Ingår rådgivning i löpande frågor, eller debiteras varje samtal?
- Vad gäller vid uppsägning: uppsägningstid, sista leverans och överlämning av data?
Priset är sällan det som avgör om bytet blir bra, men det ska vara begripligt. Hur en offert bör läsas och vad som normalt ingår har vi gått igenom i artikeln vad kostar en redovisningsbyrå.
Vad ett byte innebär praktiskt
För er som företagare är arbetsinsatsen liten: läsa avtalet, skicka en kort uppsägning och besvara några frågor under överlämningen. Behörigheter till bokföringssystem, bank och Skatteverket behöver flyttas, och det är där de flesta förseningar uppstår – inte i bokföringen.
Räkna med att den första perioden tar något längre tid än normalt, eftersom öppningsbalanser och avstämningar ska kontrolleras innan vi tar över ansvaret. Efter det går uppdraget i löpande drift.
Funderar ni på att byta?
Skicka en offertförfrågan så återkommer vi med ett konkret förslag på upplägg och fast månadsavgift, eller boka ett kort samtal så går vi igenom situationen tillsammans. Ingen kostnad, inget krav på att byta.
Vanliga frågor
När är det dags att byta redovisningsbyrå?
När problemet är återkommande och inte går att lösa genom att ändra upplägget. Enstaka sena svar eller ett stressigt bokslut är inte skäl nog. Men om ni tre kvartal i rad har fått rapporten för sent, inte vet vad ni betalar för eller behöver hjälp som byrån inte kan leverera, är det ett strukturproblem – och då löser ett samtal det sällan.
Kan jag byta redovisningsbyrå mitt under räkenskapsåret?
Ja. Det finns ingen regel som binder er till ett byte vid årsskiftet. Enklast blir det efter ett avslutat bokslut eller vid ett månadsskifte när moms och arbetsgivardeklaration för perioden är inlämnade. Byter ni mitt i en momsperiod behöver ni bestämma skriftligt vem som ansvarar för perioden.
Vad kostar det att byta redovisningsbyrå?
Själva övertagandet – att hämta material, stämma av öppningsbalanser och ta över behörigheter – ingår i vårt uppdrag. Det som kan kosta är arbete hos den avgående byrån, till exempel ett påbörjat bokslut, och eventuella rättelser om bokföringen inte är avstämd. Vi säger till innan sådant arbete påbörjas.
Har jag rätt att få ut mitt material från den gamla byrån?
Räkenskapsinformationen tillhör ert bolag och ska lämnas ut. Byrån kan däremot ha rätt att hålla inne eget arbetsmaterial och att kräva betalt för obetalda fakturor. Kontrollera också om licensen till bokföringssystemet står på byrån eller på ert bolag – det avgör hur åtkomsten flyttas.
Hur lång uppsägningstid gäller mot en redovisningsbyrå?
Det står i uppdragsavtalet och varierar mellan byråer, ibland i kombination med bindningstid. Läs avtalet innan ni säger upp, så att brytdatum och sista leverans kan planeras i stället för att bli en tvist.
Behöver min nya redovisningsbyrå vara auktoriserad?
Det finns inget lagkrav, men auktorisation innebär att byrån arbetar enligt Reko, har ansvarsförsäkring och genomgår återkommande kvalitetskontroll. Vi är auktoriserade genom FAR och tycker att det bör vara en av de första frågorna ni ställer.
Vad händer med bokföringen under själva bytet?
Inget stannar. Vi hämtar huvudbok, bokslut och underlag från den avgående byrån, stämmer av öppningsbalanser, skattekonto, moms och lön, och kör därefter första perioden. Vi bekräftar skriftligt att inga perioder eller deklarationer saknas innan vi går över i löpande drift.
Kan problemet lösas utan att byta byrå?
Ofta, ja. Otydliga rapporter, sena leveranser och oklara priser beror ibland på att uppdraget aldrig definierats ordentligt. Be om ett möte, ett skriftligt uppdragsavtal med leveransdatum och en fast avgift. Får ni inte det efter att ha bett om det – då är svaret på frågan redan givet.
Skriven och granskad av
Sarah Lant
Byråchef och auktoriserad redovisningskonsult på Kameral. FAR-auktoriserad och Fortnox-certifierad, med över 15 år i yrket.