Kort svar: byt när problemet är återkommande och beror på hur byrån är uppbyggd - inte på en enskild missad deadline. Sena svar, rapporter som kommer för sent för att användas, oklara priser och avsaknad av rådgivning när bolaget förändras är de vanligaste skälen. Men flera av dem går att lösa med ett tydligt uppdragsavtal i stället för ett byte. Det avgörande är om byrån kan leverera det bolaget behöver framåt.
Innan du läser tecknen: vad är rimligt att kräva?
En redovisningsbyrå ska leverera tre saker. Att bokföringen är korrekt och deklarationerna lämnas i tid. Att du får siffrorna tillräckligt snabbt för att kunna använda dem. Och att någon säger till när något ser fel ut eller när en förändring i bolaget påverkar ekonomin.
Det första kravet klarar de flesta byråer. Det andra och tredje är där skillnaden uppstår - och det är också där de flesta byten börjar. Vår uppfattning är att en byrå som bara levererar det första gör ett jobb du kan köpa billigare någon annanstans.
7 tecken på att det är dags att byta redovisningsbyrå
Enstaka tecken betyder inte att du behöver byta. Två eller tre som återkommer kvartal efter kvartal gör det oftast.
Du måste jaga din redovisningskonsult
Du mejlar, påminner och ringer innan du får svar. Enstaka gånger är det bara en pressad period - bokslutssäsongen är verklig för alla byråer. Men om det är regel snarare än undantag betyder det att bemanningen inte matchar uppdraget.
Måste du byta?
Testa först att komma överens om en svarstid skriftligt och en fast kontaktperson. Går det inte att få till, är det ett kapacitetsproblem som du inte kan lösa åt byrån.
Du får siffrorna - men ingen hjälp att förstå dem
En resultatrapport i PDF utan en rad kommentar lämnar hela tolkningen till dig. Du ser att resultatet sjönk, men inte varför, och du får ingen signal om vad som bör göras.
Måste du byta?
Fråga om kommenterad rapportering ingår. Många byråer levererar det på begäran och har helt enkelt aldrig blivit tillfrågade. Om svaret är att det inte ingår i uppdraget, vet du vad du behöver köpa - av dem eller någon annan.
Bokföringen är korrekt, men den hjälper dig inte att fatta beslut
Allt stämmer, alla deklarationer lämnas i tid, men rapporten kommer den tjugonde i månaden efter. Då är siffrorna historia. Ska du besluta om en anställning i mars hjälper det inte att januari blev klar i slutet av februari.
Måste du byta?
Kolla först om förseningen beror på byrån eller på hur underlagen kommer in. Skickar du kvitton i en påse i efterhand är stängningsdatumet inte byråns fel. Är flödet digitalt och rapporten ändå sen - då är det byråns rutin.
Du vet inte riktigt vad du betalar för
Fakturan varierar mellan månaderna, bokslutet dyker upp som en oväntad post i januari och det är oklart vad som ingår och vad som debiteras extra. Det gör att du börjar undvika att ringa - vilket är precis fel beteende att bygga in i relationen.
Måste du byta?
Be om en specifikation av vad som ingår och vad som ligger utanför. Vill du ha förutsägbarhet, be om fast månadsavgift. Vi arbetar med fast avgift just för att du ska våga höra av dig utan att räkna minuter.
Byrån har växt ifrån dig - eller du ifrån byrån
Ett bolag som gått från några miljoner till tvåsiffrigt behöver periodiseringar, prognoser, styrelserapportering och någon som kan svara på frågor om finansiering. Det är ett annat uppdrag än ren bokföring. Omvänt kan en liten verksamhet hamna längst ned i prioritetsordningen hos en byrå som riktat om sig mot större bolag.
Måste du byta?
Detta är sällan någons fel. Det är en fråga om matchning. Fråga rakt ut om byrån har kapacitet och kompetens för det bolag du är på väg att bli - inte det du var när avtalet skrevs.
Ingen hör av sig när något förändras i bolaget
Du anställer, startar ett dotterbolag, börjar sälja till EU eller planerar ett förvärv - och byrån bokför det i efterhand utan att någon frågat hur det bör läggas upp. Det som var enkelt att göra rätt i förväg blir dyrt att rätta i efterhand.
Måste du byta?
Proaktivitet kräver att byrån vet vad som händer. Har du inte berättat om planerna kan de inte agera. Har du berättat och ändå inte fått en reaktion - då är det ett tecken.
Du lägger själv för mycket tid på ekonomi
Du sorterar underlag, jagar avstämningar, bygger egna Excel-filer för att förstå kassan och svarar på samma frågor varje månad. Du betalar en byrå och gör ändå en stor del av jobbet själv.
Måste du byta?
Räkna på din egen tid. Om du lägger flera timmar i månaden på sådant du köpt bort är den verkliga kostnaden en annan än fakturan. Ibland löser bättre systemuppsättning det, ibland inte.
När är det inte byrån det är fel på?
Vi säger det som är sant även när det inte gynnar oss: en del av de problem företagare beskriver beror på uppdraget, inte på byrån. Om underlagen kommer in i efterhand blir bokslutet sent. Om det aldrig avtalats om månadsrapport kommer det ingen. Om ingen berättat att bolaget ska köpa upp en konkurrent kan ingen ge råd om det.
Innan du byter, gör därför tre saker: be om ett möte där du beskriver vad du saknar, be om ett skriftligt uppdragsavtal med leveransdatum, och be om ett fast pris för den omfattningen. Får du det - stanna och utvärdera efter ett kvartal. Får du det inte, är beslutet redan fattat.
Vad du bör tänka på innan du byter redovisningsbyrå
Ett byte är administrativt enkelt men blir rörigt om ordningen blir fel. Gå igenom det här innan du säger upp:
- Läs uppdragsavtalet - uppsägningstid, bindningstid och villkor för påbörjat bokslutsarbete
- Notera vilket räkenskapsår som är avslutat och vilket som pågår
- Kontrollera om bokföringssystemets licens står på ditt bolag eller på byrån
- Betala eventuella förfallna fakturor - obetalda skulder försenar överlämningen
- Bestäm brytdatum, helst vid ett månadsskifte efter avstämd moms och lön
Tidpunkten spelar också roll. Enklast är efter ett avslutat bokslut eller vid ett månadsskifte när moms och arbetsgivardeklaration är inlämnade. Mitt i ett pågående bokslutsarbete går bra, men fråga vad som är påbörjat och vad det faktureras för - ibland är det billigast att låta den gamla byrån slutföra bokslutet och byta direkt efter.
Så går ett byte av redovisningsbyrå till
Så här ser vår process ut när ett bolag flyttar över till oss. Fyra steg, från första samtalet till att första perioden är levererad.
Genomgång och offert
Vi går igenom verksamheten, ditt nuvarande upplägg och vad som inte fungerar. Därefter får du en fast månadsavgift och en tydlig beskrivning av vad som ingår.
Du säger upp - vi tar kontakten
Du skickar en kort skriftlig uppsägning med datum och begäran om att få ut räkenskapsinformationen. Sedan sköter vi dialogen med den avgående byrån om material och behörigheter.
Överlämning och avstämning
Vi hämtar huvudbok, bokslut och underlag, stämmer av öppningsbalanser, skattekonto, moms och lön, och tar över fullmakter.
Första perioden i drift
Vi kör din första period, levererar rapport och bekräftar skriftligt att inga perioder eller deklarationer saknas.
Vill du se hela checklistan med uppsägningsmall och vad som gäller för räkenskapsinformation finns den samlad på vår sida om att byta redovisningsbyrå.
Vad du bör fråga den nya byrån
Ställ samma frågor till alla byråer du pratar med. Då blir jämförelsen rättvis, och du märker snabbt vem som svarar konkret och vem som svarar allmänt.
- Vad ingår i månadsavgiften - och vad debiteras utöver?
- Ingår bokslut, årsredovisning, inkomstdeklaration och K10, eller är det separat?
- Vilken leveranstid gäller för månadsrapporten, räknat i arbetsdagar efter periodslut?
- Vem är kontaktperson, och vad händer vid semester och sjukdom?
- Är byrån auktoriserad, och vem kvalitetssäkrar arbetet internt?
- Vilket system används - och står licensen på ditt bolag eller på byrån?
- Ingår rådgivning i löpande frågor, eller debiteras varje samtal?
- Vad gäller vid uppsägning: uppsägningstid, sista leverans och överlämning av data?
Priset är sällan det som avgör om bytet blir bra, men det ska vara begripligt. Hur en offert bör läsas och vad som normalt ingår har vi gått igenom i artikeln vad kostar en redovisningsbyrå.
Vad ett byte innebär praktiskt
För dig som företagare är arbetsinsatsen liten: läsa avtalet, skicka en kort uppsägning och besvara några frågor under överlämningen. Behörigheter till bokföringssystem, bank och Skatteverket behöver flyttas, och det är där de flesta förseningar uppstår - inte i bokföringen.
Räkna med att den första perioden tar något längre tid än normalt, eftersom öppningsbalanser och avstämningar ska kontrolleras innan vi tar över ansvaret. Efter det går uppdraget i löpande drift.
Funderar du på att byta?
Skicka en offertförfrågan så återkommer vi med ett konkret förslag på upplägg och fast månadsavgift, eller boka ett kort samtal så går vi igenom situationen tillsammans. Ingen kostnad, inget krav på att byta.
Vanliga frågor
När är det dags att byta redovisningsbyrå?
När problemet är återkommande och inte går att lösa genom att ändra upplägget. Enstaka sena svar eller ett stressigt bokslut är inte skäl nog. Men om du tre kvartal i rad har fått rapporten för sent, inte vet vad du betalar för eller behöver hjälp som byrån inte kan leverera, är det ett strukturproblem - och då löser ett samtal det sällan.
Kan jag byta redovisningsbyrå mitt under räkenskapsåret?
Ja. Det finns ingen regel som binder dig till ett byte vid årsskiftet. Enklast blir det efter ett avslutat bokslut eller vid ett månadsskifte när moms och arbetsgivardeklaration för perioden är inlämnade. Byter du mitt i en momsperiod behöver ni bestämma skriftligt vem som ansvarar för perioden.
Vad kostar det att byta redovisningsbyrå?
Själva övertagandet - att hämta material, stämma av öppningsbalanser och ta över behörigheter - ingår i vårt uppdrag. Det som kan kosta är arbete hos den avgående byrån, till exempel ett påbörjat bokslut, och eventuella rättelser om bokföringen inte är avstämd. Vi säger till innan sådant arbete påbörjas.
Har jag rätt att få ut mitt material från den gamla byrån?
Räkenskapsinformationen tillhör ditt bolag och ska lämnas ut. Byrån kan däremot ha rätt att hålla inne eget arbetsmaterial och att kräva betalt för obetalda fakturor. Kontrollera också om licensen till bokföringssystemet står på byrån eller på ditt bolag - det avgör hur åtkomsten flyttas.
Hur lång uppsägningstid har man mot en redovisningsbyrå?
Det står i uppdragsavtalet och varierar. Tre månader är vanligt, men både kortare och längre förekommer, ibland i kombination med bindningstid. Läs avtalet innan du säger upp, så att brytdatum och sista leverans kan planeras i stället för att bli en tvist.
Behöver min nya redovisningsbyrå vara auktoriserad?
Det finns inget lagkrav, men auktorisation innebär att byrån arbetar enligt Reko, har ansvarsförsäkring och genomgår återkommande kvalitetskontroll. Vi är auktoriserade genom FAR och tycker att det bör vara en av de första frågorna du ställer.
Vad händer med bokföringen under själva bytet?
Inget stannar. Vi hämtar huvudbok, bokslut och underlag från den avgående byrån, stämmer av öppningsbalanser, skattekonto, moms och lön, och kör därefter första perioden. Vi bekräftar skriftligt att inga perioder eller deklarationer saknas innan vi går över i löpande drift.
Kan problemet lösas utan att byta byrå?
Ofta, ja. Otydliga rapporter, sena leveranser och oklara priser beror ibland på att uppdraget aldrig definierats ordentligt. Be om ett möte, ett skriftligt uppdragsavtal med leveransdatum och en fast avgift. Får du inte det efter att ha bett om det - då är svaret på frågan redan givet.
Skriven och granskad av
Sarah Lant
Byråchef och auktoriserad redovisningskonsult på Kameral. FAR-auktoriserad och Fortnox-certifierad, med över 15 år i yrket.