Det är dags att byta redovisningsbyrå när problemet återkommer och beror på hur byrån är uppbyggd. En enskild missad deadline räcker inte som skäl. De vanligaste skälen är sena svar, rapporter som kommer för sent för att användas, oklara priser och att ingen ger råd när bolaget förändras. Flera av dem går att lösa med ett tydligt uppdragsavtal utan att ni byter. Den viktigaste frågan är om byrån kan leverera det bolaget behöver framåt.
Vad är rimligt att kräva av en redovisningsbyrå?
En redovisningsbyrå ska leverera tre saker. Bokföringen ska vara korrekt och deklarationerna ska lämnas i tid. Ni ska få siffrorna så snabbt att ni kan använda dem. Någon ska säga till när något ser fel ut eller när en förändring i bolaget påverkar ekonomin.
De flesta byråer klarar det första kravet. Skillnaderna syns i det andra och tredje, och det är också där de flesta byten börjar. Vi anser att en byrå som bara levererar det första gör ett jobb som ni kan köpa billigare någon annanstans.
7 tecken på att det är dags att byta redovisningsbyrå
Enstaka tecken betyder inte att ni behöver byta. Återkommer två eller tre av dem kvartal efter kvartal är det oftast dags.
Ni måste jaga er redovisningskonsult
Ni mejlar, påminner och ringer innan ni får svar. Händer det någon enstaka gång är det bara en pressad period. Bokslutssäsongen är tung för alla byråer. Är det snarare regel än undantag räcker byråns bemanning inte till för uppdraget.
Måste ni byta?
Försök först att komma överens skriftligt om en svarstid och en fast kontaktperson. Går det inte har byrån ett kapacitetsproblem, och det kan ni inte lösa åt den.
Ni får siffrorna men ingen hjälp att förstå dem
En resultatrapport i PDF utan en enda rad kommentar lämnar hela tolkningen till er. Ni ser att resultatet sjönk, men rapporten förklarar inte varför. Ingen säger något om vad som bör göras.
Måste ni byta?
Fråga om kommenterad rapportering ingår. Många byråer levererar det på begäran men har aldrig fått frågan. Ingår det inte i uppdraget vet ni vad ni behöver köpa, av dem eller av någon annan.
Bokföringen är korrekt, men den hjälper er inte att fatta beslut
Allt stämmer och deklarationerna lämnas i tid, men rapporten kommer den tjugonde i månaden efter. Då är siffrorna för gamla för att styra efter. Ska ni besluta om en anställning i mars hjälper det inte att januari blev klar i slutet av februari.
Måste ni byta?
Kontrollera först om förseningen beror på byrån eller på hur underlagen kommer in. Skickar ni kvitton i en påse i efterhand beror förseningen inte på byrån. Är flödet digitalt och rapporten ändå sen ligger felet i byråns rutiner.
Ni vet inte riktigt vad ni betalar för
Fakturan varierar mellan månaderna, bokslutet dyker upp som en oväntad post i januari och det är oklart vad som ingår och vad som debiteras extra. Till slut börjar ni undvika att ringa byrån. Så ska samarbetet inte fungera.
Måste ni byta?
Be om en specifikation av vad som ingår och vad som ligger utanför. Vill ni veta i förväg vad det kostar, be om fast månadsavgift. Vi arbetar med fast avgift så att ni kan höra av er utan att räkna minuter.
Byrån har växt ifrån er, eller ni ifrån byrån
Ett bolag som gått från några miljoner till tvåsiffrigt behöver periodiseringar, prognoser, styrelserapportering och någon som kan svara på frågor om finansiering. Det uppdraget är större än ren bokföring. Omvänt kan en liten verksamhet hamna längst ned i prioritetsordningen hos en byrå som riktat om sig mot större bolag.
Måste ni byta?
Det är sällan någons fel. Byrån och bolaget passar inte längre ihop. Fråga rakt ut om byrån har kapacitet och kompetens för det bolag ni är på väg att bli. Avtalet skrevs för bolaget som det såg ut då.
Ingen hör av sig när något förändras i bolaget
Ni anställer, startar ett dotterbolag, börjar sälja till EU eller planerar ett förvärv. Byrån bokför det i efterhand utan att någon har frågat hur det bör läggas upp. Det som hade varit enkelt att göra rätt i förväg blir dyrt att rätta i efterhand.
Måste ni byta?
Byrån kan bara höra av sig i förväg om den vet vad som händer. Har ni inte berättat om planerna kan den inte agera. Har ni berättat och ändå inte fått någon reaktion, räkna det som ett av tecknen.
Ni lägger själva för mycket tid på ekonomi
Ni sorterar underlag, jagar avstämningar, bygger egna Excel-filer för att förstå kassan och svarar på samma frågor varje månad. Ni betalar en byrå och gör ändå en stor del av jobbet själva.
Måste ni byta?
Räkna på er egen tid. Lägger ni flera timmar i månaden på sådant ni har köpt bort, kostar byrån mer än fakturan visar. Ibland räcker det med en bättre uppsättning av systemen, ibland inte.
När är det inte byrån det är fel på?
Vi säger det även om det inte gynnar oss: en del av de problem som företagare beskriver beror på hur uppdraget är upplagt och inte på byrån. Kommer underlagen in i efterhand blir bokslutet sent. Har ingen avtalat om en månadsrapport kommer det ingen. Har ingen berättat att bolaget ska köpa upp en konkurrent kan ingen ge råd om det.
Gör därför tre saker innan ni byter. Be om ett möte där ni beskriver vad ni saknar. Be om ett skriftligt uppdragsavtal med leveransdatum. Be om ett fast pris för den omfattningen. Får ni det, stanna kvar och utvärdera efter ett kvartal. Får ni det inte är det dags att byta.
Vad ni bör tänka på innan ni byter redovisningsbyrå
Ett byte är administrativt enkelt, men det blir rörigt om saker görs i fel ordning. Gå igenom det här innan ni säger upp:
- Läs uppdragsavtalet: uppsägningstid, bindningstid och villkor för påbörjat bokslutsarbete
- Notera vilket räkenskapsår som är avslutat och vilket som pågår
- Kontrollera om bokföringssystemets licens står på ert bolag eller på byrån
- Betala eventuella förfallna fakturor, eftersom obetalda skulder försenar överlämningen
- Bestäm brytdatum, helst vid ett månadsskifte efter avstämd moms och lön
Tänk också på tidpunkten. Enklast är att byta efter ett avslutat bokslut eller vid ett månadsskifte när moms och arbetsgivardeklaration är inlämnade. Det går bra att byta mitt i ett pågående bokslutsarbete, men fråga vad som är påbörjat och vad det faktureras för. Ibland är det billigast att låta den gamla byrån slutföra bokslutet och byta direkt efter.
Så går ett byte av redovisningsbyrå till
När ett bolag flyttar över till oss följer vi fyra steg, från första samtalet till att första perioden är levererad.
Genomgång och offert
Vi går igenom verksamheten, ert nuvarande upplägg och vad som inte fungerar. Därefter får ni en fast månadsavgift och en tydlig beskrivning av vad som ingår.
Ni säger upp och vi tar kontakten
Ni skickar en kort skriftlig uppsägning med datum och begär att få ut räkenskapsinformationen. Sedan sköter vi dialogen med den avgående byrån om material och behörigheter.
Överlämning och avstämning
Vi hämtar huvudbok, bokslut och underlag, stämmer av öppningsbalanser, skattekonto, moms och lön, och tar över fullmakter.
Första perioden i drift
Vi kör er första period, levererar rapport och bekräftar skriftligt att inga perioder eller deklarationer saknas.
Hela checklistan, med uppsägningsmall och vad som gäller för räkenskapsinformation, finns på vår sida om att byta redovisningsbyrå.
Vad ni bör fråga den nya byrån
Ställ samma frågor till alla byråer ni pratar med. Då blir jämförelsen rättvis, och ni märker snabbt vem som svarar konkret och vem som svarar allmänt.
- Vad ingår i månadsavgiften, och vad debiteras utöver den?
- Ingår bokslut, årsredovisning, inkomstdeklaration och K10, eller är det separat?
- Vilken leveranstid gäller för månadsrapporten, räknat i arbetsdagar efter periodslut?
- Vem är kontaktperson, och vad händer vid semester och sjukdom?
- Är byrån auktoriserad, och vem kvalitetssäkrar arbetet internt?
- Vilket system används, och står licensen på ert bolag eller på byrån?
- Ingår rådgivning i löpande frågor, eller debiteras varje samtal?
- Vad gäller vid uppsägning: uppsägningstid, sista leverans och överlämning av data?
Ett lyckat byte hänger sällan på priset, men priset ska gå att förstå. Hur en offert bör läsas och vad som normalt ingår går vi igenom i artikeln vad kostar en redovisningsbyrå.
Vad ett byte innebär praktiskt
För er som företagare är arbetsinsatsen liten. Ni läser avtalet, skickar en kort uppsägning och svarar på några frågor under överlämningen. Behörigheter till bokföringssystem, bank och Skatteverket behöver flyttas, och det är där de flesta förseningar uppstår, inte i bokföringen.
Räkna med att den första perioden tar något längre tid än normalt, eftersom öppningsbalanser och avstämningar ska kontrolleras innan vi tar över ansvaret. Efter det går uppdraget i löpande drift.
Funderar ni på att byta?
Skicka en offertförfrågan, så återkommer vi med ett förslag på upplägg och fast månadsavgift. Ni kan också boka ett kort samtal där vi går igenom er situation tillsammans. Det kostar inget, och ni förbinder er inte att byta.
Vanliga frågor
När är det dags att byta redovisningsbyrå?
När problemet återkommer och inte går att lösa genom att ändra upplägget. Enstaka sena svar eller ett stressigt bokslut räcker inte som skäl. Har ni fått rapporten för sent tre kvartal i rad, vet ni inte vad ni betalar för eller behöver ni hjälp som byrån inte kan leverera, är det ett strukturproblem. Då löser ett samtal det sällan.
Kan jag byta redovisningsbyrå mitt under räkenskapsåret?
Ja. Ingen regel binder er till att byta vid årsskiftet. Enklast blir det efter ett avslutat bokslut eller vid ett månadsskifte när moms och arbetsgivardeklaration för perioden är inlämnade. Byter ni mitt i en momsperiod behöver ni bestämma skriftligt vem som ansvarar för perioden.
Vad kostar det att byta redovisningsbyrå?
Uppstarten kostar en engångsavgift som motsvarar en månadsavgift. Den täcker avstämning av ingående balanser, uppsättning av system och överlämning från tidigare byrå. Det som kan kosta utöver det är arbete hos den avgående byrån, till exempel ett påbörjat bokslut, och eventuella rättelser om bokföringen inte är avstämd. Vi säger till innan sådant arbete påbörjas.
Har jag rätt att få ut mitt material från den gamla byrån?
Räkenskapsinformationen tillhör ert bolag och ska lämnas ut. Byrån kan däremot ha rätt att hålla inne eget arbetsmaterial och att kräva betalt för obetalda fakturor. Kontrollera också om licensen till bokföringssystemet står på byrån eller på ert bolag. Det styr hur åtkomsten flyttas.
Hur lång uppsägningstid gäller mot en redovisningsbyrå?
Det står i uppdragsavtalet. Uppsägningstiden varierar mellan byråer och kombineras ibland med bindningstid. Läs avtalet innan ni säger upp. Då kan ni planera brytdatum och sista leverans, så att de inte blir en tvist.
Behöver min nya redovisningsbyrå vara auktoriserad?
Det finns inget lagkrav. En auktoriserad byrå arbetar enligt Reko, har ansvarsförsäkring och genomgår återkommande kvalitetskontroll. Vi är auktoriserade genom FAR och tycker att det är en av de första frågorna ni bör ställa.
Vad händer med bokföringen under själva bytet?
Bokföringen fortsätter under bytet. Vi hämtar huvudbok, bokslut och underlag från den avgående byrån, stämmer av öppningsbalanser, skattekonto, moms och lön, och kör därefter första perioden. Innan vi går över i löpande drift bekräftar vi skriftligt att inga perioder eller deklarationer saknas.
Kan problemet lösas utan att byta byrå?
Ofta, ja. Otydliga rapporter, sena leveranser och oklara priser beror ibland på att uppdraget aldrig har definierats ordentligt. Be om ett möte, ett skriftligt uppdragsavtal med leveransdatum och en fast avgift. Får ni inte det trots att ni har bett om det, går problemet inte att lösa hos den byrån.
Skriven och granskad av
Sarah Lant
Byråchef och auktoriserad redovisningskonsult på Kameral. FAR-auktoriserad och Fortnox-certifierad, med över 15 år i yrket.
