Butikshandel · Detaljhandel
Kassan är butikens redovisning, inte bara ett sätt att ta betalt
I en butik är kassan redovisningen. Z-dagrapporten från dagsavslutet är underlaget, och stämmer den inte mot kortinlösaren och kontantkassan syns felet först i bokslutet.
Varje artikel, momssats, rabatt, retur och betalsätt registreras i kassasystemet.
Utgångspunkt
Dagsavslutet avgör om månaden stämmer
Z-dagrapporten från kassaregistret är butikens viktigaste verifikat. Den läses in i Fortnox som ett verifikat per dag eller per butik, varefter vi stämmer av mot inbetalningarna från kortinlösaren.
Inlösenavgifterna bokförs separat i stället för att smyga in som en lägre omsättning, vilket annars förvränger bruttomarginalen. När kassasystemet dessutom skriver av lagret vid varje försäljning går varukostnaden att räkna löpande i stället för en gång om året. Då syns bruttomarginalen per varugrupp varje månad, och inventeringen blir en avstämning i stället för en överraskning.
- Ett verifikat per dag
- Per butik när verksamheten har flera försäljningsställen.
- Avgifterna bokförs separat
- Inlösenavgiften är en kostnad, inte en lägre omsättning.
- Differenser samma vecka
- Avstämning mot kortinlösare och kontantkassa löpande.
Kassaregister
Vad Skatteverket granskar vid ett kontrollbesök
Kraven gäller den som säljer mot kontant betalning eller kort och omsätter mer än fyra prisbasbelopp per år. Det är rutinerna som granskas, inte försäljningen i sig.
Det som ska finnas på plats
- Kassaregistret anmält till Skatteverket
- Koppling till godkänd kontrollenhet eller kontrollsystem
- Kvitto som alltid erbjuds kunden
- Dagsrapporter sparade som räkenskapsinformation enligt bokföringslagen
Vi går igenom anmälan, kvittohanteringen och arkiveringen av dagsrapporterna innan frågan blir aktuell vid ett besök.
Det som ger fel i momsen
- Artiklar kodade mot fel momssats i kassans artikelregister
- Livsmedel och andra varor i samma kassa utan åtskilda varugrupper
- Tjänster som säljs över disk utan egen kontering
- Presentkort och tillgodokvitton som bokförs som försäljning direkt
Vi går igenom artikelgrupperna tillsammans med er och kopplar dem till rätt konton, så att rättningen görs en gång i stället för varje månad. Reglerna finns samlade i vår momsguide.
Det som återkommer
Fyra frågor som avgör butikens siffror
Detaljhandelns redovisning är sällan komplicerad i teorin. Den är känslig för att samma fel upprepas varje dag butiken är öppen.
- 01
Presentkortet är en skuld, inte en intäkt
Presentkort och tillgodokvitton är en skuld till kunden när de säljs och blir intäkt först när de löses in eller preskriberas. Många kassasystem bokför dem som försäljning direkt, vilket blåser upp omsättningen i december och ger ett missvisande resultat. Vi lägger upp ett skuldkonto och stämmer av utestående presentkort löpande.
- 02
Lagervärderingen bygger på inventeringen
Lagret tas upp enligt lägsta värdets princip, och värdet vid årsskiftet avgör resultatet. Med löpande avskrivning av lagret från kassan blir inventeringen en kontroll av en siffra som redan finns, i stället för det tillfälle då varukostnaden räknas fram för första gången. Svinnet syns då per varugrupp i stället för som en klumpsumma i bokslutet.
- 03
Flera butiker, en rapport
Med dimensioner per försäljningsställe följs omsättning, personalkostnad och marginal butik för butik, samtidigt som koncernen får en konsoliderad rapport. Det gör det tydligt vilken butik som bär sina kostnader och vilken som inte gör det.
- 04
Personalen är resultatet
I detaljhandeln avgörs resultatet ofta av bemanningen. När schema och lön kopplas till försäljningen per timme kan bemanningen planeras efter faktiska kundflöden i stället för efter förra årets schema.
Vår ståndpunkt
Rätta i kassan, inte i bokföringen
Den vanligaste lösningen på en felkodad artikel är en manuell rättning i efterhand, varje månad, i all oändlighet. Det är en kostnad som aldrig upphör och en felkälla som aldrig försvinner.
Vi lägger i stället arbetet i artikelregistret och i integrationen. En artikel som är rätt kopplad från början ger rätt moms varje gång den säljs, oavsett vem som står i kassan. Detsamma gäller presentkortsflödet och lagerkopplingen: det är uppsättningen som avgör om siffrorna stämmer, inte avstämningen.
Byter ni kassasystem eller startar en ny butik är det därför valet av system som är rätt tillfälle att involvera oss, inte den första momsdeklarationen efteråt.
Läs vidare
Frågor som besvaras utförligare på annan plats
Frågor
Det butiker frågar oss
Vilka kassasystem jobbar ni med?
Måste min butik ha ett certifierat kassaregister?
Hur bokförs dagskassan från kassasystemet?
Hur hanterar ni lagervärdering och svinn?
Hur hanteras presentkort och olika momssatser i kassan?
Kan ni hjälpa både små och större butikskedjor?
Kan ni koppla ihop butikens kassa med vår e-handel?
Vi går igenom hur kassan bokförs hos er
Ni får en bedömning av dagsavslutet, artikelregistrets momskodning, presentkortshanteringen och lagervärderingen - och besked om kassaregisterkraven träffar er.
FAR-auktoriserad redovisningsbyrå
Fördjupning
Kassaregister och kontant betalning
Kravet gäller kontanter, kort och Swish. Undantag finns vid högst fyra prisbasbelopp inklusive moms under ett räkenskapsår.
Kortterminal och kassaregister
Terminalen registrerar betalningar, inte försäljning. Så stäms dagsrapport, terminal och bank av.
Marknadsplatser och momsen
I vissa fall anses plattformen ha sålt varan själv. För ett svenskt bolag som säljer inom EU gäller det normalt inte.
Bokföra Swish
Aviseringen visar belopp, namn och telefonnummer, men inte vad som sålts eller vilken moms som ingår.
Moms vid EU-försäljning
Tröskeln gäller sammanlagt och inte per land, köparlandets moms börjar gälla vid den order som passerar gränsen, och priset behöver ett beslut.
Så bokförs en Shopify-butik
Försäljningen bokförs brutto, avgifterna som egen kostnad och mellanskillnaden på ett avräkningskonto. Och felen som återkommer i kopplingen.
Så bokförs Klarna
Klarna är en svensk bank som normalt tar över fordran. Det avgör var kundfordran ligger, och det gör att avgifterna saknar moms att dra.
Momssatser och momsredovisning för butiker
Momssatserna, skillnaden mellan ingående och utgående moms, hur deklarationen går till och felen som kostar pengar.
Redovisning när butiken även säljer online
Moms vid distansförsäljning i EU, tröskeln 99 680 kr, OSS-deklaration och avstämning mot betalleverantörer.
Stärk butikens likviditet och kassaflöde
Resultat mot kassaflöde, rörelsekapital, runway och siffrorna att följa varje månad.
Henrik Lannge
Grundare & rådgivare
Personlig kontakt
Prata med Henrik direkt
Boka ett kostnadsfritt samtal så går vi igenom era behov och hur vi kan hjälpa er. Inga försäljningstrick - bara raka svar och konkreta råd.
- Kostnadsfritt 30-min samtal
- Ingen säljpitch - bara konkreta råd
- Svar inom 24 timmar
Hitta en tid som passar er
Välj en tid i kalendern nedan så hörs vi inom kort. 30 min kostnadsfritt - inga bindningar.