Butikshandel · Detaljhandel
Redovisning för butikshandel: kassan är underlaget
I en butik börjar redovisningen i kassan. Z-dagrapporten från dagsavslutet är underlaget. Stämmer den inte mot kortinlösaren och kontantkassan syns felet först i bokslutet.
Varje artikel, momssats, rabatt, retur och betalsätt registreras i kassasystemet.
Vad Skatteverket granskar vid ett kontrollbesök
Kraven gäller den som säljer mot kontant betalning eller kort när den försäljningen inklusive moms överstiger fyra prisbasbelopp under ett räkenskapsår. Vid ett besök granskas rutinerna kring kassan och inte försäljningen i sig.
Det som ska finnas på plats
- Kassaregistret anmält till Skatteverket
- Koppling till godkänd kontrollenhet eller kontrollsystem
- Kvitto som alltid erbjuds kunden
- Dagsrapporter sparade som räkenskapsinformation enligt bokföringslagen
Vi går igenom anmälan, kvittohanteringen och arkiveringen av dagsrapporterna innan frågan blir aktuell vid ett besök.
Det som ger fel i momsen
- Artiklar kodade mot fel momssats i kassans artikelregister
- Livsmedel och andra varor i samma kassa utan åtskilda varugrupper
- Tjänster som säljs över disk utan egen kontering
- Presentkort och tillgodokvitton som bokförs som försäljning direkt
Vi går igenom artikelgrupperna tillsammans med er och kopplar dem till rätt konton. Då görs rättningen en gång och behöver inte upprepas varje månad. Reglerna finns samlade i vår momsguide.
Fyra frågor som styr butikens siffror
Redovisningen i detaljhandeln är sällan komplicerad. Den är känslig eftersom samma fel upprepas varje dag butiken har öppet.
- 01
Presentkortet är en skuld tills det löses in
Presentkort och tillgodokvitton är en skuld till kunden när de säljs och blir intäkt först när de löses in eller preskriberas. Många kassasystem bokför dem som försäljning direkt. Då blir omsättningen för hög i december och resultatet missvisande. Vi lägger upp ett skuldkonto och stämmer av utestående presentkort löpande.
- 02
Lagervärderingen bygger på inventeringen
Lagret tas upp enligt lägsta värdets princip, och värdet vid årsskiftet styr resultatet. Stäms lagret av mot kassan löpande finns siffran redan när ni inventerar, och inventeringen blir en kontroll av den. Varukostnaden behöver då inte räknas fram för första gången vid årsskiftet. Svinnet syns per varugrupp och kommer inte som en klumpsumma i bokslutet.
- 03
Flera butiker, en rapport
Med dimensioner per försäljningsställe följs omsättning, personalkostnad och marginal butik för butik, samtidigt som koncernen får en konsoliderad rapport. Då ser ni vilka butiker som täcker sina kostnader.
- 04
Bemanningen styr resultatet
I detaljhandeln styrs resultatet ofta av bemanningen. Kopplas schema och lön till försäljningen per timme kan bemanningen planeras efter verkliga kundflöden.
Rätta felen i kassans artikelregister
Den vanligaste lösningen på en felkodad artikel är att rätta manuellt i efterhand, varje månad. Rättningen kostar varje gång, och felet ligger kvar i kassan.
Vi lägger i stället arbetet i artikelregistret och i integrationen. En artikel som är rätt kopplad från början ger rätt moms varje gång den säljs, oavsett vem som står i kassan. Detsamma gäller presentkortsflödet och lagerkopplingen. Är uppsättningen rätt stämmer siffrorna redan innan avstämningen görs.
Byter ni kassasystem eller startar en ny butik, hör av er redan när ni väljer system. Vänta inte till den första momsdeklarationen efteråt.
Det butiker frågar oss
Vilka kassasystem jobbar ni med?
Måste min butik ha ett certifierat kassaregister?
Hur bokförs dagskassan från kassasystemet?
Hur hanterar ni lagervärdering och svinn?
Hur hanteras presentkort och olika momssatser i kassan?
Kan ni hjälpa både små och större butikskedjor?
Kan ni koppla ihop butikens kassa med vår e-handel?
Fördjupning
Kassaregister och kontant betalning
Kravet gäller kontanter, kort och Swish. Undantag finns vid högst fyra prisbasbelopp inklusive moms under ett räkenskapsår.
Kortterminal och kassaregister
Terminalen registrerar betalningar men visar inte vad som har sålts. Så stäms dagsrapport, terminal och bank av.
Marknadsplatser och momsen
I vissa fall anses plattformen ha sålt varan själv. För ett svenskt bolag som säljer inom EU gäller det normalt inte.
Bokföra Swish
Aviseringen visar belopp, namn och telefonnummer, men inte vad som sålts eller vilken moms som ingår.
Moms vid EU-försäljning
Tröskeln gäller sammanlagt och inte per land, köparlandets moms börjar gälla vid den order som passerar gränsen, och priset behöver ett beslut.
Så bokförs en Shopify-butik
Försäljningen bokförs brutto, avgifterna som egen kostnad och mellanskillnaden på ett avräkningskonto. Och felen som återkommer i kopplingen.
Så bokförs Klarna
Klarna är en svensk bank som normalt tar över fordran. Det styr var kundfordran ligger, och det gör att avgifterna saknar moms att dra.
Momssatser och momsredovisning för butiker
Momssatserna, skillnaden mellan ingående och utgående moms, hur deklarationen går till och felen som kostar pengar.
Redovisning när butiken även säljer online
Moms vid distansförsäljning i EU, tröskeln 99 680 kr, OSS-deklaration och avstämning mot betalleverantörer.
Stärk butikens likviditet och kassaflöde
Resultat mot kassaflöde, rörelsekapital, runway och siffrorna att följa varje månad.
Henrik Lannge
Grundare & rådgivare
Vi går igenom hur kassan bokförs hos er
Ni får en bedömning av dagsavslutet, artikelregistrets momskodning, presentkortshanteringen och lagervärderingen, och besked om kassaregisterkraven gäller er.
- Kostnadsfritt samtal på 30 minuter
- Konkreta råd utan säljpitch
- Svar inom 24 timmar på vardagar
FAR-auktoriserad redovisningsbyrå