Hoppa till huvudinnehåll

Systemen ni redan använder, kopplade till bokföringen

Underlagen går rakt in i bokföringen, och vi stämmer av det som kommer in varje månad.

Så hänger butiken, betalningarna och bokföringen ihop

Order, pengar och underlag tar tre olika vägar till Fortnox. Bilden visar huvuddragen. Under den finns samma flöden i detalj, steg för steg, och de fem ställen där siffrorna brukar glida isär.

Kunden beställer i webbutiken och betalar via betallösningen. Webbutiken skickar ordern till lager och frakt. Betallösningen betalar ut netto till banken, och banken betalar företagskort och utlägg. Försäljning, avräkningar, kontoutdrag, leverantörsfakturor och kortköp med kvitton går till Fortnox i mitten. Kameral bokför allt, ansvarar för att det blir rätt och lämnar deklarationerna till Skatteverket. Banken betalar moms och skatt.orderorderbetalningnettoförsäljningt.ex. Linkbase eller Automatisera meraavräkningbokfördeklarationerkontoutdragfakturorbetalar kort och utläggkortköp och kvittonmoms och skattKundenSverige och EUWebbutikenShopify · WooCommerceLager och frakteget lager eller tredjepartslagerBetallösningarKlarna · Swish · Stripe · PayPalFortnoxbokföringenKameralbokför och ansvararBankenföretagskontotKort och kvittont.ex. PleoSkatteverketmoms · OSS · AGI123455Kunden beställer i webbutiken och betalar via betallösningen. Webbutiken skickar ordern till lager och frakt. Betallösningen betalar ut netto till banken, och banken betalar företagskort och utlägg. Försäljning, avräkningar, kontoutdrag, leverantörsfakturor och kortköp med kvitton går till Fortnox i mitten. Kameral bokför allt, ansvarar för att det blir rätt och lämnar deklarationerna till Skatteverket. Banken betalar moms och skatt.betalarnettoordert.ex. Linkbase ellerAutomatisera meraavräkningkontoutdragbetalarkort ochutläggskattförsäljningkvittonorderfakturorbokfördeklarationKundenSverige och EUBetallösningarKlarna · SwishStripe · PayPalBankenWebbutikenShopifyWooCommerceFortnoxKort ochkvittont.ex. PleoLager och frakteget lager ellertredjepartslagerKameralbokför, ansvararSkatteverketmoms · OSSAGI12345
Systemkartan i detalj

Så ser det ut i detalj

Data: order och försäljning
Pengar: betalningar och utbetalningar
Underlag: leverantörsfakturor och kvitton
Här brukar det gå fel
1Order2Betalning3OrderSpårning4Försäljning per land45Utbetalning netto16Avräkning27Bankkoppling8Faktura8Underlag9Bokföring10Deklarationer10Skattt.ex. Linkbase eller Automatisera mera
Kunder

Sverige och EU

Privatpersoner som handlar i butiken. Leveranslandet avgör vilket lands moms som gäller.

  • 1DataLägger en order i webbutiken
  • 2PengarBetalar i kassan, via betallösningen
Webbutik

Butiksplattformen

ShopifyWooCommerce

Skapar ordern, räknar moms per land och samlar försäljningen.

  • 3DataSkickar ordern till lagret, får spårning tillbaka
  • 4DataFörsäljningen per land och momssats till Fortnoxt.ex. via Linkbase eller Automatisera mera4
Lager och frakt

Lagret

Eget lager eller tredjepartslager. Plockar, packar, skickar och fakturerar för lager och frakt.

  • 3DataSpårningsnummer tillbaka till butiken
  • 8UnderlagFaktura för lager och frakt
Betallösningar

Kassan

Shopify PaymentsStripeKlarnaSwishPayPal

Tar betalt och betalar ut till banken med avgifterna dragna.

  • 5PengarUtbetalning till banken, netto efter avgifter1
  • 6DataAvräkning med försäljning, avgifter och returer till Fortnox2
Bokföring

Fortnox

Hit går allt: försäljningen, avräkningarna, bankraderna och leverantörsfakturorna. Varje rad ska gå att följa tillbaka till sitt underlag.

  • 9DataKameral bokför och stänger månaden när allt går ihop
Underlag

Fakturor, kort och kvitton

Leverantörsfakturor via Fortnox inläsningsadress eller e-faktura. Kortköp och utlägg med kvitto, oavsett kort. Till exempel Pleo.

  • 8UnderlagFakturor för tolkning och attest, kortköp och utlägg med kvitto5
Bank

Företagskontot

Tar emot utbetalningarna och betalar kort, utlägg, leverantörer och skattekontot.

  • 7DataKontohändelserna till Fortnox via bankkoppling
  • 8PengarBetalning av företagskort och utlägg
  • 10PengarMoms och skatt till skattekontot
Myndighet

Skatteverket

Momsdeklaration, OSS för försäljning till konsumenter i andra EU-länder, arbetsgivardeklaration (AGI) och inkomstdeklaration.

Redovisningsbyrå

Kameral

Vi bokför allt och ansvarar för att det blir rätt. Varje krona ska gå att följa från order till deklaration, och det är vårt jobb att den gör det. Ni ska kunna sova gott.

  • 10DataMoms, OSS, AGI och inkomstdeklaration till Skatteverket
Steg för steg

Från order till deklaration

Numren följer pilarna i kartan. Färgen säger om det är data, pengar eller underlag som rör sig.

  1. 1

    Kunden lägger en order

    Butiken sparar ordern med pris, moms och leveransland. Leveranslandet styr momsen, så det är den uppgiften som måste vara rätt redan här.

  2. 2

    Kunden betalar

    Pengarna hamnar hos betallösningen: Shopify Payments, Stripe, Klarna eller PayPal. Där ligger de som ett saldo tills nästa utbetalning. Swish går i stället direkt till företagets bankkonto.

  3. 3

    Ordern går till lagret

    Eget lager eller tredjepartslager tar emot ordern via en koppling, skickar varan och lämnar tillbaka ett spårningsnummer till butiken.

  4. 4

    Försäljningen förs till Fortnox

    En integration, till exempel Linkbase eller Automatisera mera, för över försäljningen per order eller som ett dagssammandrag, uppdelad per land och momssats. Butiken bokför ingenting själv.

  5. 5

    Betallösningen betalar ut

    Utbetalningen till banken är det som blir kvar när avgifter, returer och eventuella återkrav har dragits av. Beloppet på kontot är alltså ett netto.

  6. 6

    Avräkningen bokförs brutto

    Avräkningsrapporten visar försäljning, avgift, retur och utbetalning rad för rad. Intäkten bokförs med hela beloppet och avgiften som kostnad. Det som ligger kvar hos betallösningen är en fordran.

  7. 7

    Banken läses in

    Bankkopplingen hämtar kontohändelserna till Fortnox. Varje rad ska matcha en utbetalning, en betald leverantörsfaktura eller en inbetalning till skattekontot.

  8. 8

    Underlagen kommer in

    Leverantörsfakturor för lager, frakt, abonnemang och annonser skickas till Fortnox inläsningsadress eller kommer som e-faktura. Varje kortköp och utlägg behöver ett kvitto, oavsett om det betalats med bankens företagskort, en kortapp eller ett eget kort. Med en kortapp, till exempel Pleo, fotograferas kvittot vid köpet och följer med transaktionen till Fortnox. Med bankens kort eller eget kort fotograferas kvittot och läggs in i Fortnox. Utlägg på eget kort ersätts från företagskontot. Har kortet ett förbetalt kortkonto är saldot där en fordran tills pengarna används. Ni attesterar, vi bokför.

  9. 9

    Vi bokför och ansvarar för att det blir rätt

    Vi bokför allt som kommer in och ser till att det går ihop: försäljningen mot avräkningarna, utbetalningarna mot banken och varje kostnad mot sitt underlag. Hittar vi en differens rättar vi den innan månaden stängs. Det är vårt jobb att hitta felen, så att ni kan sova gott.

  10. 10

    Deklarationerna lämnas

    Vi lämnar momsdeklaration, OSS-deklaration, AGI och inkomstdeklaration och står för att de är rätt. Skatten betalas från företagskontot till skattekontot.

Här brukar det gå fel

Fem ställen där siffrorna glider isär

Felen syns sällan i en enskild månad. De märks i bokslutet, när momsen ska stämmas av eller när någon frågar varför banken och omsättningen inte går ihop. Siffrorna hänvisar till de röda markeringarna i bilden och kartan.

Nettoutbetalningar

Pil 5: betallösningen till banken
Vad som händer
Shopify Payments, Stripe, Klarna och PayPal betalar ut det som är kvar efter avgifter och returer. Bokas beloppet på banken rakt mot försäljning blir omsättningen för låg och avgiften syns aldrig som kostnad.
Försäljning enligt avräkning10 000 kr
Avgift−290 kr
Retur−400 kr
Utbetalt till banken9 310 kr
Så löser vi det
Varje betallösning får ett eget avräkningskonto. Försäljningen bokas brutto, avgift och retur för sig, och utbetalningen tömmer avräkningskontot. Saldot ska stämma med det betallösningen själv visar vid månadsskiftet.

Avgifter från flera håll

Pil 6: avräkningen till Fortnox
Vad som händer
Transaktionsavgiften dras i avräkningen. Shopifys abonnemang och appar betalas med kort eller annat betalsätt och finns inte med i utbetalningsrapporten. Tittar man bara på banken missas den ena eller andra sorten, eller så bokas samma avgift två gånger.
Så löser vi det
Vi bokför avgifterna på egna konton per leverantör och slag, så att varje avgift finns med exakt en gång och summan går jämnt upp med leverantörens egen avgiftsrapport.

Valuta

Betallösningarna: försäljning i euro, utbetalning i kronor
Vad som händer
Kunder i andra länder betalar i sin valuta. Betallösningen växlar, ofta till en annan kurs och en annan dag än när ordern lades. Shopify Payments kan betala ut i euro eller kronor, och Fortnox egen Shopify-koppling kräver kronor som utbetalningsvaluta. Utan plan hamnar kursskillnaden i försäljningen eller blir en differens som ingen kan förklara.
Så löser vi det
Försäljningen bokas till kursen den dag den sker och utbetalningen till det kronbelopp som faktiskt kom in. Skillnaden går till ett konto för kursdifferenser, och ett valutakonto i banken bokför vi i sin egen valuta.

OSS och moms per land

Pil 4: försäljningen till Fortnox
Vad som händer
Säljer företaget varor till konsumenter i andra EU-länder för mer än 10 000 euro (99 680 kronor) per år ska köparlandets moms tas ut. Det gäller från och med den order som passerar gränsen. Shopify räknar och tar ut momsen i kassan, men deklarerar den inte. Står butiken kvar på svensk moms blir varje order efter gränsen fel och måste rättas land för land.
Så löser vi det
Vi följer försäljningen mot gränsen, ser till att butiken räknar moms per land och lägger upp ett konto per land och momssats i Fortnox. OSS-deklarationen lämnas per kalenderkvartal, senast sista dagen i månaden efter kvartalet, och momsen betalas i euro. Vi bokför och deklarerar från just de kontona, så att siffrorna går att följa hela vägen.

Underlag och omvänd moms

Pil 8: fakturor, kortköp och kvitton till Fortnox
Vad som händer
Ett kortköp utan kvitto ger ingen avdragsrätt för momsen, och kostnaden hör till den period köpet gjordes, oavsett när kvittot laddas upp. Abonnemang, appar och annonser som betalas med kortet köps ofta från bolag i andra länder. Då ska köparen själv redovisa momsen, omvänd betalningsskyldighet.
Så löser vi det
Leverantörerna skickar till Fortnox inläsningsadress från start, ett förbetalt kortkonto får ett eget balanskonto och utlägg på eget kort bokförs som en skuld till den som betalat tills det är ersatt. Varje månad får ni en kort lista över kortköp som saknar kvitto, och utländska inköp bokför vi med omvänd moms från första början.

Vad som kopplas, och vad vi stämmer av

I varje flöde läses transaktionen in automatiskt. Sedan stämmer konsulten av den mot underlag och saldo.

Fortnox och Visma

  • Bankkoppling som läser in händelser löpande
  • Tolkning av leverantörsfakturor och kvitton med konteringsförslag
  • Attestflöde i systemet, utan mejl
  • Kontoplan och rapportstruktur byggd efter affärsmodellen
  • Fortnox-certifierad byrå. Visma och Hogia när ni redan sitter där

Betalningar och utlägg

  • Stripe: utbetalningar brutto, avgifter för sig och saldot som fordran
  • Klarna: fordran hos Klarna, avgifter och returer per avräkning
  • Swish och kortterminal: betalningen matchas mot kassarapport eller faktura
  • Pleo: kort och utlägg med kvitto vid köpet, exporterat till bokföringen

E-handel och plattformar

  • Shopify: försäljning, avgifter och utbetalningar per period
  • Marknadsplatser: vem som är säljare i momsens mening
  • OSS: försäljning till konsumenter i EU, deklarerad kvartalsvis
  • Utländska SaaS-leverantörer och valutor, med omvänd skattskyldighet där den gäller

Vad varje koppling klarar beror på version, abonnemang och hur ni använder systemet. Vi säger vad som går att automatisera hos er innan vi lovar något.

Så kopplar vi ett nytt system, i fyra steg

  1. Steg ett

    Kartlägga flödet

    Vi tar reda på var transaktionen uppstår, vilket underlag som finns och vad som ska gå att läsa ut i rapporten efteråt.

  2. Steg två

    Välja koppling

    Standardintegration i Fortnox eller Fortnox Marketplace när den räcker. Anpassad lösning via våra utvecklingspartners när den inte gör det.

  3. Steg tre

    Testa mot verkliga underlag

    Innan kopplingen tar över stämmer vi av en period rad för rad. Avvikelser rättas i själva uppsättningen.

  4. Steg fyra

    Rutin och kontrollpunkt

    Vi dokumenterar vem som gör vad, när avstämningen sker och hur avvikelser fångas. Då håller rutinen även när volymen ökar.

När standardkopplingen inte räcker

En del flöden har ingen färdig integration, till exempel ett eget billing-system, en marknadsplats utan Fortnox-koppling eller en kassa som bara exporterar filer. Då bygger eller implementerar vi lösningen tillsammans med våra utvecklingspartners, bland dem en av de ledande integrationsaktörerna i Fortnox Marketplace. Vi ställer samma krav som på andra kopplingar. Det som kommer in ska gå att stämma av, och lösningen ska vara ekonomiskt försvarbar jämfört med att göra arbetet för hand. Är den inte det säger vi det.

  • Fortnox-certifierad byrå
  • Kundunika integrationer används inte för någon annan kund
  • Anpassade lösningar offereras innan något byggs
  • Fast månadsavgift, ingen bindningstid

Frågor om system och integrationer

Måste vi byta till Fortnox?

Nej. Vi utgår från det system ni redan sitter i när det klarar era flöden. Kameral är Fortnox-certifierad byrå och arbetar även i Visma och Hogia. Startar ni från noll rekommenderar vi oftast Fortnox. Skälet är främst att Fortnox ger fler möjligheter att automatisera och integrera flöden än de enklaste programmen. Räcker er uppsättning inte för den avstämning ni behöver säger vi det. Vi kräver inte att ni byter system.

Kan ni koppla vårt billing- eller CRM-system?

Ofta. Finns en standardintegration i Fortnox eller Fortnox Marketplace använder vi den. Finns ingen färdig koppling bygger eller implementerar vi lösningen tillsammans med våra utvecklingspartners. Först kartlägger vi flödet och bedömer om lösningen är ekonomiskt försvarbar jämfört med att göra arbetet för hand.

Ingår integrationerna i månadsavgiften?

Uppsättning av standardkopplingar mot bank, utlägg, betalningar och e-handel ingår i uppstarten av uppdraget. Anpassade integrationer offereras separat innan något byggs, så att ni vet kostnaden i förväg. Den löpande avstämningen av det som kommer in via kopplingarna ingår alltid i den löpande redovisningen.

Vem ansvarar när en koppling har bokfört fel?

Vi. Er huvudansvariga konsult avslutar varje månad. Byrån stämmer av och rättar det som bokförs, oavsett hur posten kom in i systemet. Det är alltså vi som ska hitta och rätta en felaktig maskinell kontering, och det ansvaret ligger inte på er.

Vem äger data, licenser och integrationer?

Ni. Licensen för bokföringssystemet står på er och historiken stannar hos er. Kundunika integrationer eller flöden som byggs för er används inte för någon annan kunds räkning. Vi har den behörighet som krävs för att utföra arbetet, så länge uppdraget pågår.

Vad behöver vi göra själva?

Det som ingen koppling kan göra åt er: fotografera kvittot när utlägget sker, attestera leverantörsfakturor i systemet och svara på frågor om enskilda affärshändelser. Kontering, avstämning, periodisering och rapportering ligger hos konsulten.

Henrik Lannge, Grundare & rådgivare på Kameral
Henrik LanngeGrundare & rådgivare

Berätta vilka system ni sitter i

Vi går igenom flödena och säger vad som går att koppla direkt, vad som kräver något anpassat och vad det innebär för avgiften.

  • Kostnadsfritt samtal på 30 minuter
  • Konkreta råd utan säljpitch
  • Svar inom 24 timmar på vardagar

08-122 55 670hej@kameral.se

Fortnox-certifierad · FAR-auktoriserad redovisningsbyrå · Fast månadsavgift

Ert teamMinst två personer följer ert bolag, och en av dem är er huvudansvariga konsult. All kontakt samlas i vår kundportal, så att inget missas.

Så arbetar viDigitalt i ert bokföringssystem. Möten hålls via video eller på kontoret på Karlbergsvägen 8 i Stockholm, vardagar 9–17 efter bokning. FAR-auktoriserad redovisningsbyrå.

Boka ett möte om era system